Outstaffing in der Ukraine: seit 2022 ohne Genehmigung — und die Regeln, die weiter gelten

Regeln geprüft am 14. September 2026 anhand des aktuellen Wortlauts des Gesetzes „Über die Beschäftigung der Bevölkerung“.

Viele Ratgeber und manche Anbieter behaupten noch immer, Outstaffing in der Ukraine erfordere eine Genehmigung oder eine Lizenz. So stand es bis 2022 im Gesetz — und selbst damals konnte die Genehmigung nie tatsächlich erteilt werden. Heute verlangt das ukrainische Recht dafür überhaupt keine Genehmigung. Was es verlangt, regelt Artikel 39 des Gesetzes der Ukraine „Über die Beschäftigung der Bevölkerung“ (Nr. 5067-VI). Diese Regeln sind strenger, als die meisten ausländischen Unternehmen erwarten.

Was das Gesetz regelt

Artikel 39 erfasst Unternehmen, die Personen mit eigenen Arbeitsverträgen beschäftigen und sie zur Arbeit in der Ukraine zu einem anderen Arbeitgeber entsenden. Auf dem Markt heißt das Outstaffing, Staff Leasing, Personalleasing oder Arbeitnehmerüberlassung.

Das ist nicht dasselbe wie Outsourcing. Der Unterschied liegt darin, wer die Arbeit steuert:

Modell	Wer beschäftigt die Personen	Wer steuert die tägliche Arbeit	Artikel 39
Outsourcing (Dienstleistungsvertrag)	Der Dienstleister	Der Dienstleister	In der Regel nicht, wenn die Leistung wirklich eigenständig erbracht wird
Outstaffing (Personalleasing)	Der Anbieter	In der Praxis der Kunde	Ja — das ist der Fall des Artikels 39
Direkteinstellung	Der Kunde	Der Kunde	Nein
Entsendung innerhalb der Gruppe	Hängt von der Struktur ab	Oft das aufnehmende Unternehmen	Im Einzelfall zu prüfen; der Sache nach kann sie unter Artikel 39 fallen

Die Bezeichnung im Vertrag entscheidet diese Frage nicht. Wenn Ihre Führungskräfte den Personen tägliche Weisungen erteilen, ihre Arbeitszeiten und ihren Arbeitsort festlegen und Sie deren Arbeitsleistung statt eines vereinbarten Ergebnisses erhalten, ist die Gestaltung Outstaffing — gleich, wie der Vertrag sie nennt.

Wie die Genehmigung kam und wieder verschwand

• Bis Oktober 2022 bestimmte Artikel 39, dass diese Tätigkeit auf Grundlage einer Genehmigung der zentralen Beschäftigungsbehörde nach einem vom Ministerkabinett festgelegten Verfahren ausgeübt wird, und verbot sie ohne diese Genehmigung. Artikel 53 sah für die Tätigkeit ohne Genehmigung eine Geldbuße von 20 × Mindestlohn vor.
• Die Genehmigung war nie erhältlich. Das Ministerkabinett beschloss ein Verfahren für ihre Erteilung — Beschluss Nr. 359 des Ministerkabinetts vom 20. Mai 2013 —, machte es aber von einem gesonderten Gesetz abhängig, das nie verabschiedet wurde. Der Beschluss ist nie in Kraft getreten.
• Seit dem 15. Oktober 2022 gilt das Gesetz Nr. 2623-IX. Es fasste Artikel 39 ohne die Sätze zur Genehmigung neu und strich das Verbot, die Tätigkeit ohne Genehmigung auszuüben.
• Seit Oktober 2023 beschränkt das Gesetz Nr. 2982-IX die Geldbuße von 20 × Mindestlohn in Artikel 53 auf Agenturen, die Personen in Stellen im Ausland vermitteln, ohne in das Register für diese Tätigkeit aufgenommen zu sein. Eine Geldbuße für Outstaffing ohne Genehmigung enthält das Gesetz nicht mehr.

Im ukrainischen Recht gibt es heute also keine Outstaffing-Genehmigung, keine Genehmigungsgebühr und keine Geldbuße wegen fehlender Genehmigung. Andere Erlaubnisse sind davon getrennt zu betrachten: Ausländische Mitarbeitende benötigen weiterhin eine Arbeitserlaubnis, und für Agenturen, die Ukrainerinnen und Ukrainer ins Ausland vermitteln, gelten eigene Regeln.

Prüfen Sie: Gesetz Nr. 5067-VI, aktueller Wortlaut, Fassung vor der Änderung von 2022, Gesetz Nr. 2623-IX, Gesetz Nr. 2982-IX, Beschluss Nr. 359.

Was Artikel 39 heute verlangt

Eine Bedingung für die Entsendung. Ein Anbieter entsendet Personen nur dann zu einem Kunden, wenn dies im Kollektivvertrag „eines solchen Arbeitgebers“ vorgesehen ist und die primäre Gewerkschaftsorganisation zustimmt. Der Wortlaut lässt sich auf den Anbieter oder auf den Kunden beziehen. Das Gesetz regelt auch nicht, wie die Bedingung bei einem Arbeitgeber wirkt, der weder einen Kollektivvertrag noch eine Gewerkschaft hat — und das trifft auf viele Arbeitgeber in der Ukraine zu. Klären Sie mit ukrainischen Arbeitsrechtsanwälten schriftlich, wie die Bedingung auf Ihre Struktur anzuwenden ist.

Fünf Pflichten des Anbieters. Der Anbieter muss:

1. mit dem Kunden einen Vertrag über den Einsatz der Arbeitskraft der entsandten Person schließen;
2. der Person mindestens den gesetzlichen Mindestlohn und mindestens das zahlen, was der Kunde für dieselbe Arbeit zahlt;
3. der Person Arbeits- und Ruhezeiten zu den Bedingungen gewähren, die für die Beschäftigten des Kunden nach dem Kollektivvertrag und der Arbeitsordnung gelten;
4. den einheitlichen Sozialbeitrag für die Person berechnen und abführen;
5. die Person nicht daran hindern, direkt mit dem Kunden einen Arbeitsvertrag zu schließen.

Unzulässige Einsätze. Ein Anbieter darf keine Personen zu einem Kunden entsenden, der

• im vergangenen Jahr seinen Personalbestand abgebaut hat;
• die Personalnorm für Beschäftigte in den Kernberufen seines Hauptproduktionsprozesses nicht eingehalten hat;
• die Personen unter gesundheitsschädlichen, gefährlichen oder schweren Bedingungen oder in Kernberufen seines Hauptproduktionsprozesses einsetzen würde.

Allgemeine Pflichten nach Artikel 36. Unternehmen, die Personen für die Arbeit bei anderen Arbeitgebern einstellen, müssen außerdem Arbeitsuchenden vollständige und zutreffende Informationen über offene Stellen, Anforderungen, Arbeitsbedingungen und Vergütung geben; ihre personenbezogenen Daten schützen; mit dem Staatlichen Beschäftigungsdienst zusammenarbeiten; und dem Beschäftigungsdienst im festgelegten Verfahren die Zahl der von ihnen beschäftigten Personen melden.

Prüfen Sie: Gesetz Nr. 5067-VI, Artikel 36 und 39.

Wie eine rechtskonforme Gestaltung aussieht

1. Der Anbieter ist der tatsächliche Arbeitgeber. Er ist ein registriertes ukrainisches Unternehmen, das die Arbeitsverträge unterzeichnet, die Einstellungsanordnungen erlässt, jede Person vor Arbeitsbeginn bei der Steuerbehörde meldet, die Lohnabrechnung durchführt, Einkommensteuer und Militärabgabe einbehält, den Sozialbeitrag abführt sowie Urlaub, Krankheitszeiten, Arbeitszeiterfassung, Arbeitsschutz und Kündigungen verwaltet. Ein Anbieter, der nur Rechnungen stellt, während der Kunde die Personen einstellt, bezahlt, führt und entlässt, ist genau die Gestaltung, die Prüfer umdeuten.

2. Die Bedingungen des Artikels 39 werden für jeden Einsatz geprüft — die Frage von Kollektivvertrag und Gewerkschaft, eine Vergütung mindestens in Höhe dessen, was der Kunde für dieselbe Arbeit zahlt, die Arbeitszeitregeln des Kunden und die unzulässigen Einsätze —, und das Ergebnis wird dokumentiert.

3. Der Dienstleistungsvertrag legt fest, wer was tut. Er sollte mindestens regeln:

• dass der Anbieter rechtlicher Arbeitgeber bleibt;
• Funktionen, Zahl der Personen, Qualifikationen und Arbeitsorte;
• Beginn und Ende sowie den Ersatz von Personen;
• den Preis: Gehaltskosten, Steuern und Beiträge, Zusatzleistungen, Servicegebühr, Überstunden, Reisen und Schutzausrüstung;
• die Vergütung des Kunden für vergleichbare Funktionen, damit die Pflicht zur gleichen Bezahlung erfüllt werden kann;
• die Arbeitszeitregeln und die Arbeitsordnung des Kunden, die für die Personen gelten;
• die Pflicht des Kunden, einen sicheren Arbeitsplatz, eine Sicherheitsunterweisung und Aufsicht zu gewährleisten und Vorfälle zu melden;
• wer die Arbeitszeit erfasst, Überstunden genehmigt und Urlaub abstimmt;
• die Rollen im Datenschutz und die Vertraulichkeit;
• dass die Personen frei bleiben, direkt mit dem Kunden einen Vertrag zu schließen;
• schriftliche Bestätigungen des Kunden zu seinem Kollektivvertrag und seiner Gewerkschaft, zu Personalabbau im vergangenen Jahr, zur Personalausstattung in den Kernberufen und zur Art der Arbeit;
• Prüfrechte sowie Freistellungen für Verstöße, die eine der beiden Seiten verursacht hat.

Die verbleibenden Risiken

• Umdeutung in ein Arbeitsverhältnis. Ist der Anbieter nicht der tatsächliche Arbeitgeber, kann die Gestaltung als nicht angemeldete Beschäftigung behandelt werden — Geldbuße von 10 × Mindestlohn pro Person, 30 × bei Wiederholung innerhalb von zwei Jahren (Arbeitsgesetzbuch, Artikel 265), zuzüglich nachzuzahlender Steuern und Beiträge. Dieses Risiko kann den Kunden treffen, nicht nur den Anbieter.
• Vergütung. Wer für dieselbe Arbeit weniger erhält als die eigenen Beschäftigten des Kunden, kann die Differenz einfordern.
• Unzulässige Einsätze. Wer Personen zu einem Kunden entsendet, der im vergangenen Jahr Personal abgebaut hat, oder sie in die Kernproduktion oder zu gefährlichen Arbeiten entsendet, verstößt unmittelbar gegen Artikel 39.
• Steuern und Beiträge. Fehler bei Einbehalt, Meldungen oder Sozialbeitrag werden demjenigen angelastet, der sich als Arbeitgeber herausstellt.
• Arbeitsschutz. Die Verantwortung lässt sich nicht einfach per Vertrag auf den Kunden verlagern.
• Ausländische Mitarbeitende. Die Beschäftigung einer ausländischen Person ohne Arbeitserlaubnis kostet 20 × Mindestlohn pro Person (Artikel 53); Outstaffing hebt diese Pflicht nicht auf.

Fragen an einen Outstaffing-Anbieter

1. Wer unterzeichnet die Arbeitsverträge, führt die Lohnabrechnung durch und reicht die Einstellungsmeldungen und Steuermeldungen ein?
2. Wie erfüllen Sie die Bedingung des Artikels 39 zu Kollektivvertrag und Gewerkschaft — und wie ist Ihre rechtliche Einschätzung, wenn es beides nicht gibt?
3. Wie stellen Sie sicher, dass die Personen mindestens das erhalten, was wir unseren eigenen Beschäftigten für dieselbe Arbeit zahlen?
4. Wie prüfen Sie die unzulässigen Einsätze: Personalabbau im vergangenen Jahr, Funktionen in der Kernproduktion, gefährliche Arbeiten?
5. Wie handhaben Sie die militärische Registrierung und, wo relevant, die Reservierung der von Ihnen beschäftigten Personen?
6. Was regelt der Dienstleistungsvertrag zu Arbeitsschutz, Arbeitszeit, Datenschutz und Direkteinstellung?
7. Wer ist unser Vertragspartner — ein ukrainisches oder ein EU-Unternehmen — und wie wird die Umsatzsteuer in Rechnung gestellt?

Ein Anbieter, der Ihnen noch immer „die Outstaffing-Lizenz“ anbietet, arbeitet mit einem Gesetz, das sich 2022 geändert hat.

Wann Ihre Gestaltung womöglich kein Outstaffing ist

Wenn Sie ein definiertes Ergebnis benötigen — eine Lohnabrechnung, einen Rekrutierungsauftrag, einen übersetzten Dokumentensatz, eine fertige Software — und der Anbieter die Arbeit selbst organisiert und beaufsichtigt, kaufen Sie eine Dienstleistung, und Artikel 39 greift in der Regel nicht. Maßgeblich ist die tatsächliche Steuerung, nicht der Wortlaut des Vertrags. Beschreiben Sie die Leistungen und die Aufteilung der Führungsverantwortung deshalb von Anfang an zutreffend.

Wie ClarusApex Sie unterstützen kann

Unsere Position zu Artikel 39. Seit dem 15. Oktober 2022 verlangt das ukrainische Recht keine Genehmigung mehr dafür, Personen zu beschäftigen, damit sie für einen anderen Arbeitgeber arbeiten, und seit Oktober 2023 sieht es keine Geldbuße für das Fehlen einer solchen Genehmigung vor. APEX AV LLC beschäftigt Personen mit eigenen ukrainischen Arbeitsverträgen und hält das ukrainische Arbeits-, Steuer- und Sozialversicherungsrecht ein. Wo Artikel 39 Fragen offenlässt — etwa, wie seine Bedingung zum Kollektivvertrag bei Arbeitgebern ohne Kollektivvertrag anzuwenden ist —, handeln wir auf Grundlage eines schriftlichen Gutachtens ukrainischer Arbeitsrechtsanwälte.

APEX AV LLC übernimmt für die von ihr beschäftigten Personen Lohnabrechnung, Steuern und Meldungen und führt ihre militärische Registrierung. So haben die Menschen, mit denen Sie zusammenarbeiten, einen echten ukrainischen Arbeitgeber. Für jeden Einsatz prüfen wir die Bedingungen des Artikels 39, einschließlich der Bedingung zu Kollektivvertrag und Gewerkschaft. Wir zahlen den Personen mindestens das, was Sie Ihren eigenen Beschäftigten für dieselbe Arbeit zahlen, und der Dienstleistungsvertrag enthält diesen Vergleich sowie die Aufteilung der Pflichten. Stefan Lilienkamp und Marina Korytnyuk beantworten Fragen innerhalb eines Werktags.

Dieser Beitrag ist eine allgemeine Information und keine Rechtsberatung für Ihren Einzelfall.