A stamped permit document and a border gate opening for a worker entering Ukraine

Arbeitserlaubnis und Aufenthalt für ausländische Mitarbeitende in der Ukraine: was 2026 tatsächlich gilt

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Rechtsstand geprüft am 22. September 2026. Die Beträge folgen dem Mindestlohn von 8.647 UAH und dem Existenzminimum für erwerbsfähige Personen von 3.328 UAH, beide für 2026 festgelegt durch die Artikel 7 und 8 des Staatshaushaltsgesetzes.

Wenn Sie eine Führungskraft, eine Ingenieurin oder einen Gesellschafter zur Arbeit in die Ukraine entsenden, entscheiden zwei getrennte Dokumente darüber, ob die Person dort sein und ob sie arbeiten darf: eine Arbeitserlaubnis, die dem Arbeitgeber vom regionalen Arbeitsamt am Sitz des Unternehmens erteilt wird, und eine befristete Aufenthaltserlaubnis, die der Person vom Staatlichen Migrationsdienst erteilt wird. Keines ersetzt das andere, und sie werden in einer festen Reihenfolge beantragt.

Das Erlaubnisverfahren wurde im September 2022 neu gefasst und 2023 sowie 2024 erneut geändert. Ratgeber, die vor dieser Neufassung entstanden sind — und etliche, die danach entstanden sind — beschreiben eine Rechtslage, die es nicht mehr gibt. Drei Punkte, an denen sie veraltet sind, stehen in Abschnitt 3.

1. Wer eine Erlaubnis braucht — und wer nicht

Die Regel steht in Artikel 42 des Gesetzes Nr. 5067-VI: ein Arbeitgeber darf eine ausländische Person nur auf Grundlage einer Erlaubnis beschäftigen, und jeder Arbeitgeber benötigt seine eigene Erlaubnis, wenn die Person für mehrere arbeitet. Eine zweite Stelle beim selben Arbeitgeber braucht keine gesonderte Erlaubnis, sofern der Vertrag dafür nicht über die Hauptgenehmigung hinausreicht.

Absatz 6 desselben Artikels zählt auf, wer ohne jede Erlaubnis beschäftigt werden darf. Die für ausländisch geführte Unternehmen wichtigen Fälle:

  • Ausländerinnen und Ausländer mit Daueraufenthalt in der Ukraine;
  • Personen mit Flüchtlingsstatus, Einwanderungserlaubnis, subsidiärem Schutz oder vorübergehendem Schutz;
  • Beschäftigte einer Niederlassung oder Repräsentanz einer nach dem Recht eines ausländischen Staates gegründeten juristischen Person — eingefügt durch Gesetz Nr. 3257-IX vom 14. Juli 2023;
  • in der Ukraine akkreditierte ausländische Medienmitarbeitende; Profisportlerinnen und -sportler sowie Kunstschaffende; von registrierten Religionsgemeinschaften eingeladene Geistliche; Personal registrierter Projekte internationaler technischer Hilfe; von ukrainischen Hochschulen eingeladene Lehr- und Forschungskräfte.

Der dritte Punkt verdient Aufmerksamkeit. Ist Ihre ukrainische Präsenz eine Repräsentanz und keine Tochtergesellschaft, benötigen deren ausländische Beschäftigte überhaupt keine Arbeitserlaubnis. Das ist ein realer Unterschied in Kosten und Vorlaufzeit zwischen beiden Strukturen und tritt neben die weiteren Unterschiede, die wir in Ihre ersten Mitarbeitenden in der Ukraine darstellen.

Eine Kategorie wird anderswo geregelt: hochqualifizierte Fachkräfte, deren Qualifikation die Volkswirtschaft benötigt, kommen über das Einwanderungsgesetz und nicht über das Erlaubnisverfahren (Artikel 42 Absatz 7).

2. Die Kategorien und die Geltungsdauer

Kategorie Höchstdauer
Gewöhnliche ausländische Arbeitnehmende und Gig-Arbeitende 2 Jahre
Entsandte ausländische Arbeitskräfte (aufgrund eines Vertrags zwischen einem ukrainischen und einem ausländischen Unternehmen) 3 Jahre, begrenzt durch den Vertrag
Konzerninterne Versetzungen 3 Jahre, begrenzt durch Versetzungsentscheidung und Vertrag
Studierende ukrainischer Hochschulen während des Studiums 1 Jahr, innerhalb der Studienzeit
Asylsuchende und Antragstellende auf Feststellung der Staatenlosigkeit 1 Jahr, gebunden an die Bescheinigung

Erlaubnisse werden verlängert und nicht neu erteilt; der Arbeitgeber kann eine kürzere als die Höchstdauer beantragen, aber keine kürzere als die im eigenen Antrag genannte (Artikel 42-3).

Beachten Sie: Gig-Verträge fallen unter dieses System. Ein Diia-City-Resident, der eine ausländische Gig-Fachkraft beauftragt, benötigt eine Erlaubnis wie ein Arbeitgeber.

3. Drei Punkte, die die meisten Ratgeber falsch darstellen

Es gibt kein Mindestgehalt für die Arbeitserlaubnis mehr. Ratgeber von vor Herbst 2022 — und viele danach — behaupten, eine ausländische Arbeitskraft müsse mindestens zehn Mindestlöhne erhalten, für bestimmte Kategorien fünf. Gesetz Nr. 2623-IX vom 21. September 2022 hat die Artikel 42-1 bis 42-10 neu gefasst, und die Gehaltsschwellen sind damit entfallen. Wir haben den konsolidierten Text durchsucht: die Formulierung kommt im Gesetz nicht mehr vor. Zahlen Sie, was die Stelle wert ist.

Die Regeldauer beträgt zwei Jahre, nicht eines. Nach der alten Regelung wurden die meisten Erlaubnisse für ein Jahr erteilt. Artikel 42-3 gewährt gewöhnlichen ausländischen Arbeitnehmenden nun bis zu zwei Jahre, entsandten Kräften und konzerninternen Versetzungen bis zu drei.

Die Gebühr bemisst sich nach dem Existenzminimum und steigt mit der Dauer. Ältere Quellen nennen einen festen Betrag in Mindestlöhnen. Artikel 42-4 bemisst sie in Existenzminima für erwerbsfähige Personen, festgelegt zum 1. Januar des Antragsjahres:

Dauer der Erlaubnis Vielfaches Gebühr 2026
Bis 6 Monate 3 × Existenzminimum 9.984 UAH
6 Monate bis 1 Jahr 5 × 16.640 UAH
1 bis 2 Jahre 8 × 26.624 UAH
2 bis 3 Jahre 10 × 33.280 UAH

Die Gebietsverwaltung Kirowohrad veröffentlicht für eine einjährige Erlaubnis 2026 denselben Betrag — 16.640 UAH — was der obigen Rechnung entspricht.

4. Das Verfahren und die Fristen, die Arbeitgeber übersehen

Den Antrag stellt der Arbeitgeber. Die Unterlagen sind in Artikel 42-2 aufgeführt und umfassen die Erklärung, dass die Stelle nicht ukrainischen Staatsangehörigen vorbehalten ist und keine Sicherheitsüberprüfung erfordert, die Passseiten mit beglaubigter ukrainischer Übersetzung, ein Lichtbild und den Entwurf des Arbeits- oder Gig-Vertrags.

Entscheidungsfristen (Artikel 42-6), gerechnet ab Registrierung des Antrags:

  • bis zu sieben Arbeitstage für eine neue Erlaubnis;
  • bis zu drei Arbeitstage für Verlängerung oder Änderung.

Für Staatsangehörige der Russischen Föderation und der Republik Belarus — sowie weiterer Staaten, die als Bedrohung der Souveränität der Ukraine anerkannt sind — bedarf die Erlaubnis der Zustimmung der regionalen Stelle des Sicherheitsdienstes; die Frist läuft, bis diese erteilt oder verweigert wird (Artikel 42 Absatz 1; Artikel 42-6).

Die Aussetzungsschleife. Ist der Antrag unvollständig, wird er nicht abgelehnt: das Arbeitsamt entscheidet bis zum nächsten Arbeitstag über die Aussetzung der Bearbeitung, veröffentlicht diese Entscheidung und benachrichtigt Sie elektronisch (Artikel 42-8). Sie haben dann sieben Arbeitstage, um die Beanstandungen bei einer neuen Erlaubnis auszuräumen, drei bei Verlängerung oder Änderung; mit der Einreichung läuft die Frist neu.

Darin liegt eine Falle, eingeführt durch Gesetz Nr. 4017-IX vom 10. Oktober 2024. Akzeptieren Sie nicht jede Beanstandung, müssen Sie ein begründetes Schreiben einreichen, warum Sie die übrigen zurückweisen — und hält das Arbeitsamt dieses Schreiben für unbegründet, ist allein das ein Grund, die Erlaubnis zu versagen (Artikel 42-9 Absatz 1 Nummer 1). Widerspruch ist zulässig, aber nicht kostenlos: ein vom Amt zurückgewiesenes Argument kostet Sie den Antrag.

Dann zwei leicht zu übersehende Fristen (Artikel 42-7 Absatz 4):

  1. Der Arbeitsvertrag muss innerhalb von 90 Kalendertagen ab dem Tag der Erteilung der Erlaubnis geschlossen werden.
  2. Eine beglaubigte Kopie ist innerhalb von zehn Tagen nach Abschluss einzureichen.

Wird die erste Frist versäumt, verliert die Erlaubnis ihre Grundlage. Während ihrer Laufzeit muss der Arbeitgeber außerdem eine Änderung beantragen, wenn das Unternehmen umbenannt oder umstrukturiert wird, die Person einen neuen Pass erhält oder ihren Namen ändert oder sich die Stellenbezeichnung ändert beziehungsweise sie beim selben Arbeitgeber auf eine andere Stelle wechselt (Artikel 42-5) — und die Rücknahme beantragen, wenn der Vertrag endet (Artikel 42-10).

5. Aufenthalt: die Falle des D-Visums

Eine Arbeitserlaubnis lässt niemanden in die Ukraine einreisen und berechtigt nicht zum Aufenthalt. Die Reihenfolge lautet:

  1. Ein Langzeitvisum (D). Artikel 5-2 des Gesetzes Nr. 3773-VI verlangt ein Langzeitvisum, um eine befristete Aufenthaltserlaubnis zu erhalten, mit engen Ausnahmen für Asylsuchende und bestimmte Kinder.
  2. Einreise, dann die befristete Aufenthaltserlaubnis beim Staatlichen Migrationsdienst. Grundlage nach Artikel 5 Absatz 4 sind der Antrag der Person, eine gültige Krankenversicherungspolice, die Arbeitserlaubnis — und die Zusage des Arbeitgebers oder Diia-City-Residenten, Migrationsdienst und Arbeitsministerium zu informieren, wenn der Vertrag vorzeitig endet. Ist die Person von der Arbeitserlaubnis befreit, wird stattdessen der Arbeits- oder Gig-Vertrag eingereicht.

Hier führt die Visumfreiheit in die Irre. Deutsche, polnische oder britische Staatsangehörige dürfen ohne Visum für einen kurzen Aufenthalt einreisen. Das hilft hier nicht: die Aufenthaltserlaubnis setzt weiterhin das D-Visum voraus, das vor der Reise bei einem ukrainischen Konsulat zu beantragen ist. Visumfrei einreisen und danach eine Aufenthaltserlaubnis beantragen funktioniert für eine Beschäftigung nicht. Der einzige Wechsel im Inland, den Artikel 4 Absatz 4 zulässt, kommt aus dem Studium — wer als Studierende oder Studierender bereits eine befristete Aufenthaltserlaubnis hat, kann eine Arbeitserlaubnis erhalten und darauf bleiben (Artikel 4 Absätze 4 und 13).

Planen Sie den Konsulatsschritt zuerst. Er ist der Teil des Zeitplans, den Sie am wenigsten steuern können.

6. Zwei Fragen, die jeder ausländische Arbeitgeber stellt

Unterliegen ausländische Beschäftigte der Mobilmachung? Nein. Artikel 1 Absatz 6 des Gesetzes Nr. 2232-XII bestimmt, dass die Wehrpflicht sich nicht auf Ausländerinnen, Ausländer und Staatenlose in der Ukraine erstreckt. Sie werden nicht militärisch erfasst und können nicht mobilisiert werden; das Reservierungsverfahren, das wir unter militärische Reservierung von Schlüsselkräften beschreiben, stellt sich für sie daher nicht. Rechtmäßig in der Ukraine aufhältige Ausländerinnen und Ausländer können freiwillig auf Vertragsbasis Dienst leisten — das ist ihre Entscheidung, nicht Ihre.

Was kostet ihre Beschäftigung? Genau dasselbe wie bei ukrainischen Beschäftigten: 18 % Einkommensteuer und 5 % Militärabgabe werden einbehalten, 22 % Sozialbeitrag kommen hinzu. Für ausländisches Personal gibt es keinen gesonderten Satz. Die Zahlen und Rechenbeispiele stehen in unseren Arbeitgeberkosten 2026.

7. Die Bußgelder

Nach Artikel 53 Absatz 5 des Beschäftigungsgesetzes, je Person:

Verstoß Vielfaches Betrag 2026
Beschäftigung einer ausländischen Person ohne Erlaubnis 20 × Mindestlohn 172.940 UAH
Beschäftigung zu anderen als den in der Erlaubnis genannten Bedingungen oder durch einen anderen Arbeitgeber 10 × Mindestlohn 86.470 UAH

Das Vielfache bemisst sich nach dem Mindestlohn zum Zeitpunkt der Feststellung des Verstoßes, nicht zum Zeitpunkt der Begehung. Beide gelten je Person, sodass bereits ein kleines Team auf falscher Grundlage eine erhebliche Summe ergibt. Die zweite Zeile ist die stille: eine Erlaubnis für eine Stellenbezeichnung deckt keine andere ab, und eine Erlaubnis Ihrer Tochtergesellschaft deckt keine Arbeit für Ihre Repräsentanz ab.

8. Eine Checkliste

  1. Entscheiden Sie zuerst über die Struktur — eine Repräsentanz beschäftigt ausländisches Personal ohne Erlaubnis, eine Tochtergesellschaft braucht eine je Person.
  2. Prüfen Sie, ob die Person ohnehin befreit ist: Daueraufenthalt, vorübergehender Schutz, Flüchtlingsstatus.
  3. Bei russischen oder belarussischen Staatsangehörigen planen Sie die Zustimmung des Sicherheitsdienstes und einen offenen Zeitrahmen ein.
  4. Beantragen Sie die Erlaubnis; rechnen Sie mit sieben Arbeitstagen zuzüglich der Zeit für beglaubigte Übersetzungen — und kalkulieren Sie einen Aussetzungszyklus ein, falls ein Dokument beanstandet wird.
  5. Beantragen Sie das D-Visum bei einem ukrainischen Konsulat, bevor die Person reist.
  6. Schließen Sie den Vertrag innerhalb von 90 Tagen nach Erteilung; reichen Sie die Kopie innerhalb von zehn Tagen nach Abschluss ein.
  7. Nach der Ankunft beantragen Sie die befristete Aufenthaltserlaubnis; die Krankenversicherung muss stehen.
  8. Notieren Sie die Änderungspflichten: Namensänderungen, neue Pässe, geänderte Stellenbezeichnungen — und die Rücknahme bei Vertragsende.

Wie ClarusApex hilft

Wir führen die gesamte Abfolge durch: ob überhaupt eine Erlaubnis nötig ist, den Antrag samt beglaubigter Übersetzungen, den Konsulatsschritt, die Aufenthaltserlaubnis sowie die anschließenden Änderungs- und Rücknahmepflichten. Rechtfertigt die Rolle keine Erlaubnis und keine Entsendung, beschäftigen wir die Person stattdessen über die APEX AV LLC in der Ukraine. Siehe Gründen und rechtssicher bleiben.

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