SAP-Lohnabrechnung in der Ukraine: was das System leisten muss und drei Wege, sie zu betreiben

Regeln geprüft am 23. Oktober 2026. Sätze und Grenzen, die sich jährlich ändern, nennen wir nicht – jeder Abschnitt sagt, wo Sie sie prüfen.

Konzerne, die Personal und Finanzen in SAP führen, stellen beim Aufbau in der Ukraine meist dieselbe Frage: Kann auch die ukrainische Lohnabrechnung in SAP laufen? Technisch ja. SAP liefert für seine On-Premise-HR-Software eine ukrainische Lohnabrechnungsversion und hat die Ukraine im zweiten Halbjahr 2026 in seine Cloud-Lohnabrechnung SuccessFactors Employee Central Payroll aufgenommen. Ob die Berechnung in SAP laufen sollte, ist eine andere Frage. Die Antwort hängt weniger von der Software ab als von den lokalen Abrechnungsregeln: wie sie aufgebaut sind und wie oft sie sich ändern.

Dieser Beitrag zeigt, wo die ukrainische Lohnabrechnung von einem typischen Konzern-Template abweicht, was eine Abrechnungs-Engine berechnen muss und welche drei Modelle wir in der Praxis sehen.

1. Warum ein Konzern-Template nicht unverändert passt

Die ukrainische Lohnabrechnung hat wenige Bestandteile, ist aber streng bei den Fristen:

• Zwei Zahltage im Monat, höchstens 16 Kalendertage auseinander und spätestens sieben Tage nach dem abgerechneten Zeitraum (Arbeitsgesetzbuch, Art. 115). Ein rein monatlicher Abrechnungslauf ist nicht zulässig.
• Die Steuer reist mit dem Lohn. Banken führen eine Lohnüberweisung nur zusammen mit der Zahlung der davon einbehaltenen Einkommensteuer (18 %) und Militärabgabe (5 %) aus. Der einheitliche Sozialbeitrag des Arbeitgebers (ESV, 22 %) ist spätestens am 20. des Folgemonats fällig. Der Zahlungsprozess muss Steuern daher mit jeder Lohnzahlung buchen und zahlen, auch mit dem Vorschuss.
• Gezahlt wird in Hrywnja (Gesetz „Über die Arbeitsvergütung“, Art. 23). Eine Konzernabrechnung in Euro oder Dollar braucht deshalb eine Umrechnungs- und Buchungsregel.
• Eine zusammengefasste Steuermeldung pro Monat zu Einkommensteuer, Militärabgabe und ESV, elektronisch einzureichen innerhalb von 20 Kalendertagen nach Monatsende.

Das größere Thema ist, wie oft sich die Regeln bewegen. In weniger als zwei Jahren: Die Militärabgabe stieg am 1. Dezember 2024 von 1,5 % auf 5 %; Arbeitgeber, die Einzelunternehmer (FOP) sind, wechselten im Januar 2026 zur Quartalsmeldung; und seit dem 1. August 2026 gilt ein geändertes Formular der zusammengefassten Steuermeldung, nach den Verordnungen des Finanzministeriums Nr. 243 vom 7. Mai 2026 und Nr. 284 vom 26. Mai 2026. Jede Änderung bedeutet ein Update, einen Test und oft ein neues Meldeformat – nach dem Zeitplan der Ukraine, nicht nach dem Release-Kalender des Konzerns.

Alle Sätze, Fristen und Bußgelder stehen in unserem Leitfaden So funktioniert die Lohnabrechnung in der Ukraine; die aktuellen Zahlen für ein bestimmtes Gehalt liefert unser Gehaltsrechner.

2. Durchschnittsverdienst: die Berechnung, die Templates am häufigsten falsch machen

Viele ukrainische Zahlungen sind kein fester Betrag, sondern der Durchschnittsverdienst der Person: Urlaubsentgelt, Abgeltung für nicht genommenen Urlaub, Dienstreisen, Abfindungen, unrechtmäßige Freistellung und jeder andere Fall, in dem das Gesetz den „Durchschnittsverdienst erhält“. Die Methode legt das Ministerkabinett in der Ordnung zur Berechnung des Durchschnittslohns fest (Beschluss Nr. 100 vom 8. Februar 1995), und sie kennt zwei verschiedene Bemessungsgrundlagen:

Zahlung	Zeitraum	Geteilt durch
Urlaubsentgelt; Abgeltung für nicht genommenen Urlaub	Die letzten 12 Kalendermonate vor dem Monat des Urlaubs bzw. der Zahlung	Kalendertage des Zeitraums, abzüglich Feiertage und arbeitsfreier Tage
Alle anderen Zahlungen nach Durchschnittsverdienst (Dienstreisen, Abfindungen, unrechtmäßige Freistellung u. a.)	Die letzten zwei Kalendermonate vor dem Monat des Ereignisses	Tatsächlich gearbeitete Arbeitstage (oder Stunden)

Die Details sind das, was eine Abrechnungs-Engine nachbilden muss:

• Prämien werden verteilt. Eine Quartals- oder Jahresprämie zählt nicht im Monat der Auszahlung. Sie wird auf die Monate verteilt, für die sie verdient wurde, im Verhältnis zu den dort gearbeiteten Arbeitstagen (Punkt 3).
• Was zählt, hängt von der Grundlage ab. Für das Urlaubsentgelt umfasst die 12-Monats-Grundlage früheres Urlaubsentgelt, Dienstreisevergütung und Krankengeld. Für die Zwei-Monats-Grundlage sind dieselben Beträge ausgeschlossen (Punkte 3 und 4).
• Einmalzahlungen zählen nie: Abgeltung für nicht genommenen Urlaub, materielle Hilfe, Abfindungen, Reisekostenzuschüsse, Zahlungen zu Jubiläen und Feiertagen, Lohn aus einer Nebentätigkeit (Punkt 4).
• Der Mindestlohn als Untergrenze. Liegt das Gehalt unter dem gesetzlichen Mindestlohn, wird der Durchschnitt aus dem Mindestlohn berechnet, bei Teilzeitverträgen anteilig (Punkt 4).
• Neue Beschäftigte. Bei weniger als einem Jahr Betriebszugehörigkeit beginnt die Urlaubsgrundlage am Ersten des Monats nach der Einstellung; ein Monat zählt voll, wenn die Person an seinem ersten Arbeitstag angefangen hat (Punkt 2).
• Feiertage innerhalb eines Urlaubs zählen nicht als Urlaubstage und werden nicht als Urlaub bezahlt (Punkt 7). Solange das Kriegsrecht gilt, sind Feiertage Arbeitstage (Gesetz Nr. 2136-IX, Art. 6). Das System braucht deshalb einen Schalter für den Zeitpunkt, ab dem diese Regel wieder gilt.
• Eine Kriegsregel. Monate, für die wegen Kampfhandlungen keine Lohndaten vorliegen, bleiben bei der Berechnung außen vor (Punkt 2, eingefügt im April 2022).
• Monatsdurchschnitte. Wo das Gesetz vom durchschnittlichen Monatsverdienst spricht, etwa bei einer Abfindung von mindestens einem durchschnittlichen Monatsverdienst (Arbeitsgesetzbuch, Art. 44), wird der Tagesdurchschnitt mit der durchschnittlichen Zahl der Arbeitstage pro Monat im Berechnungszeitraum multipliziert (Punkt 8).

Die Einkommensteuer ist der einfache Teil. Ob Urlaubsentgelt und Abfindungen stimmen, hängt von diesen Regeln ab – und in einem Standard-Abrechnungssystem sind sie keine Einstellungen, sondern Berechnungslogik: getrennte Kumulationsregeln je Grundlage, periodengerechte Verteilung von Prämien und ein Vergleich mit dem Mindestlohn. Wer sie konfiguriert, muss sie an ukrainischen Fällen testen und nach jeder Änderung erneut testen. Allein seit August 2021 wurde die Ordnung fünfmal geändert.

3. Krankengeld, Urlaub und der Pensionsfonds

Bei eigener Krankheit oder einem Unfall außerhalb der Arbeit zahlt der Arbeitgeber die ersten fünf Kalendertage. Ab dem sechsten Tag wird das Krankengeld vom Pensionsfonds der Ukraine finanziert, den Ablauf steuert aber weiterhin der Arbeitgeber. Sobald die elektronische Krankmeldung als zahlungsbereit gekennzeichnet ist, berechnet der Arbeitgeber das Krankengeld und beantragt die Erstattung beim Fonds, der den über die Lohnabrechnung ausgezahlten Betrag finanziert. Die Höhe hängt von der Versicherungszeit ab (50 % bis 100 % des Durchschnittsverdienstes) und ist gedeckelt. Pflege eines kranken Kindes und Mutterschutz finanziert der Fonds ab dem ersten Tag.

Für ein Abrechnungssystem bedeutet das dreierlei: eine Schnittstelle oder einen manuellen Schritt für elektronische Krankmeldungen, ein Verrechnungskonto mit dem Pensionsfonds für das von ihm finanzierte Krankengeld und die Aufteilung einer Krankheitsabwesenheit in vom Arbeitgeber bezahlte und vom Fonds finanzierte Tage. Der Jahresurlaub beträgt mindestens 24 Kalendertage und wird vor Urlaubsbeginn bezahlt, sofern der Vertrag nichts anderes vorsieht.

4. Was das Kriegsrecht hinzufügt

• Mobilisierte Beschäftigte behalten ihren Arbeitsplatz, aber seit Juli 2022 zahlen Arbeitgeber ihnen während des Dienstes keinen Durchschnittsverdienst mehr. Die Lohnabrechnung muss sie als Beschäftigte ohne Bezüge führen, nicht als Ausgeschiedene.
• Ausgesetzte Arbeitsverträge bedeuten keinen Lohn für die Dauer der Aussetzung.
• Fehlende Daten: der oben beschriebene Ausschluss von Monaten ohne Lohndaten wegen Kampfhandlungen.

Den Hintergrund erläutert unser Beitrag Beschäftigung unter Kriegsrecht.

5. Drei Wege, die ukrainische Lohnabrechnung in einem SAP-Konzern zu betreiben

	A. Berechnung in SAP	B. Lokales Abrechnungssystem, an SAP angebunden	C. Ausgelagerte Lohnabrechnung, an SAP angebunden
Wo die Berechnung läuft	Ukrainische Abrechnungsversion von SAP (On-Premise oder Employee Central Payroll)	Ukrainische Abrechnungssoftware, betrieben von Ihrer eigenen Buchhaltung	Ukrainische Abrechnungssoftware des Dienstleisters
Wer sie gesetzeskonform hält	SAP liefert Updates in HR-Support-Packages; Ihr SAP-Team spielt sie ein, konfiguriert und testet sie	Softwareanbieter und Ihre Buchhaltung	Der Dienstleister
Was SAP erhält	Alles nativ	Buchungen, Stammdaten, Berichte über eine Schnittstelle	Buchungen, Stammdaten, Berichte über eine Schnittstelle
Typischer Einsatz	Viele Beschäftigte in der Ukraine, Konzernstandard vorgeschrieben	Mittelgroße Gesellschaft mit eigener Buchhaltung	Kleine oder wachsende Gesellschaft ohne lokales Abrechnungsteam

A. Berechnung in SAP. Die On-Premise-HR-Software von SAP hat eine ukrainische Länderversion, „Payroll Ukraine (PY-UA)“, die laut SAP die Lohnabrechnung „in line with business and legal requirements in Ukraine“ ausführt (SAP Help, HCM Local Version for Ukraine). In der Cloud hat SAP mit dem Release 2H 2026 eine Länderversion für die Ukraine in Employee Central Payroll aufgenommen; sie setzt das HR-Support-Package voraus, das SAP im November 2026 ausliefert, und ist vorher nicht nutzbar (SAP Help, Employee Central Payroll – Ukraine). Employee Central, das Cloud-Kern-HR von SAP, enthält bereits ukrainische Felder wie die militärische Registrierung (SAP Help).

Zwei Punkte entscheiden, ob Option A realistisch ist. Erstens der Zeitpunkt: SAP ERP 6.0, das die klassische HR-Abrechnung trägt, ist bis Ende 2027 in der Mainstream-Wartung, mit optionaler erweiterter Wartung bis Ende 2030; für SAP S/4HANA gilt eine Wartungszusage bis Ende 2040 (SAP News, Februar 2020). Ein Konzern, der noch auf ERP 6.0 arbeitet, sollte kein neues Land in ein System einbauen, das er in wenigen Jahren verlassen muss. Zweitens die Menschen: Auch bei einer SAP-Abrechnung muss die Länderversion für Ihre Lohnarten und Prämienmodelle konfiguriert werden, und jede Änderung in der Ukraine muss eingespielt, getestet und gemeldet werden. Nach unserer Einschätzung lohnt sich Option A dort, wo die Zahl der Beschäftigten in der Ukraine groß genug ist, um ein SAP-Abrechnungsteam zu rechtfertigen, das ukrainische Gesetzesänderungen verfolgt, und wo der Konzern seine anderen Länder in derselben SAP-Abrechnung führt.

B. Ein lokales Abrechnungssystem, an SAP angebunden. Die Lohnabrechnung läuft in Software, die für ukrainische Regeln geschrieben ist und die ihr Anbieter bei Gesetzesänderungen aktualisiert. SAP erhält, was der Konzern braucht: Lohnbuchungen nach Kostenstellen, Stammdaten und Personalbestand der Beschäftigten sowie die Berichte für die Konsolidierung.

C. Ausgelagerte Lohnabrechnung, an SAP angebunden. Wie B, aber der Dienstleister übernimmt die Lohnabrechnung: die Berechnung, die Zahlungen und die Meldungen. Er trägt auch die Arbeit, die Abrechnung gesetzeskonform zu halten.

6. Was die Schnittstelle zu SAP übertragen sollte

Ob B oder C: Legen Sie vor dem ersten Abrechnungslauf fest, wie die beiden Systeme zusammenspielen:

1. Buchungen: Bruttolohn, Einkommensteuer, Militärabgabe, ESV und Nettolohn, nach Gesellschaft und Kostenstelle, Ihrem Kontenplan zugeordnet. Zwei Zahlungsläufe im Monat bedeuten zwei Zahlungsbuchungen.
2. Verbindlichkeiten: Steuer- und Beitragsverbindlichkeiten, die Verrechnung mit dem Pensionsfonds für das von ihm finanzierte Krankengeld und die Urlaubsrückstellung, falls der Konzern eine bucht.
3. Stammdaten: Eintritte, Austritte, Gehaltsänderungen und Abwesenheiten, mit einem festgelegten führenden System für jedes Feld.
4. Abstimmung: Abrechnungssummen gegen das Hauptbuch und gegen die zusammengefasste Steuermeldung, jeden Monat.
5. Format und Zeitpunkt: Datei oder API, an welchem Tag im Monat und wer einen abgelehnten Upload korrigiert.

Eine Checkliste vor der Entscheidung

1. Zählen Sie die Beschäftigten in der Ukraine, heute und in zwei Jahren.
2. Prüfen Sie, was Ihr SAP-Release für die Ukraine unterstützt und bis wann: Die Mainstream-Wartung von ERP 6.0 endet 2027, und Employee Central Payroll deckt die Ukraine erst ab dem Support-Package vom November 2026 ab.
3. Testen Sie die Logik des Durchschnittsverdienstes an echten Fällen, bevor Sie etwas implementieren: einen Urlaub nach einer Quartalsprämie, eine Abfindung, den ersten Urlaub einer neu eingestellten Person.
4. Planen Sie, wer das System aktualisiert, wenn die Ukraine einen Satz oder ein Meldeformular ändert, und wie schnell.
5. Vereinbaren Sie die Schnittstelle für Buchungen, Stammdaten und Abstimmung vor dem ersten Lauf.

Wie ClarusApex helfen kann

Wir führen Lohnabrechnung und Personalverwaltung in Software, die für das ukrainische Recht gebaut ist, mit geprüften Buchungen und automatisch erstellten Personaldokumenten, und binden sie an SAP, Oracle, 1C, Zeiterfassungssysteme und Bank-Feeds an. Die Einrichtung der Schnittstelle ist inklusive und dauert etwa einen Tag. Für Konzerne, die ukrainische Lohndaten in ihrem Konzern-SAP und ein konsolidiertes Reporting über mehrere Gesellschaften brauchen: Lohnabrechnung in der Ukraine auslagern.

Dieser Beitrag ist eine allgemeine Information, keine Steuer- oder Rechtsberatung für Ihren Fall.