A Ukrainian sole trader invoicing a foreign company across a border, with the payment returning

Zahlungen an ukrainische Einzelunternehmer (FOP) aus dem Ausland: Gruppen, Devisenregeln und Risiken

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Rechtsstand geprüft am 22. September 2026. Die Beträge folgen dem Mindestlohn von 8.647 UAH monatlich, festgelegt ab 1. Januar 2026 durch Artikel 8 des Staatshaushaltsgesetzes 2026 und für den Rest des Jahres unverändert — jede Zahl unten bewegt sich mit ihm.

Ein FOP (фізична особа-підприємець) ist ein ukrainischer Einzelunternehmer: eine natürliche Person, die im eigenen Namen unternehmerisch tätig ist, getrennt von Arbeitnehmern besteuert wird, Rechnungen stellt und ihre Steuern selbst zahlt. Die meisten ukrainischen Fachkräfte, die für ausländische Unternehmen arbeiten — Entwickler, Designer, Marketing-Fachleute, Buchhalter, Ingenieure — sind als FOP im vereinfachten Steuersystem registriert. Für ein ausländisches Unternehmen sieht das nach der denkbar einfachsten Lösung aus: ein Vertrag, eine Rechnung, eine Überweisung, keine ukrainische Gesellschaft, keine Lohnabrechnung.

Es ist einfach, und es ist rechtmäßig. Ob es das bleibt, entscheiden jedoch drei getrennte Regelwerke: in welcher Steuergruppe der Auftragnehmer ist, was die Nationalbank vom Geldfluss verlangt, und ob die Zusammenarbeit ein Auftrag oder verdeckte Beschäftigung ist. Fehler beim ersten Punkt kosten den Auftragnehmer seinen Steuerstatus. Fehler beim dritten können dem ausländischen Unternehmen eine steuerpflichtige Präsenz in der Ukraine verschaffen.

1. Die Gruppenfalle: nicht jeder FOP darf Ihnen eine Rechnung stellen

Das vereinfachte System kennt vier Gruppen. Nur eine davon kann Geld von einem ausländischen Unternehmen annehmen, ohne die eigenen Regeln zu brechen.

Gruppe Für wen Wen sie beliefern darf Einkommensgrenze 2026
1 Einzelhandel von Marktständen, haushaltsnahe Dienstleistungen, keine Beschäftigten Nur Privatpersonen 1.444.049 UAH
2 Dienstleistungen, Produktion, Gastronomie; bis zu 10 Beschäftigte Nur Einheitssteuerzahler und Privatpersonen 7.211.598 UAH
3 Jede nicht verbotene Tätigkeit; keine Begrenzung der Beschäftigtenzahl Alle, auch Gebietsfremde 10.091.049 UAH
4 Landwirtschaftliche Erzeuger — Flächenbezogen, hier nicht relevant

Entscheidend ist Steuergesetzbuch, 291.4(2): ein Zahler der Gruppe 2 darf Dienstleistungen nur an Einheitssteuerzahler oder an Privatpersonen erbringen. Ein ausländisches Unternehmen ist weder das eine noch das andere. Die Folge hat zwei Hälften, beide stehen im Gesetz: dieses Einkommen wird mit 15 % statt mit dem Gruppensatz besteuert (293.4(5)), und der FOP muss das vereinfachte System zum ersten Tag des Monats verlassen, der auf das betreffende Quartal folgt (298.2.3(9)).

Also: Ihr Auftragnehmer muss in Gruppe 3 sein. Der Satz dort beträgt 5 % des Einkommens oder 3 % zuzüglich Umsatzsteuerregistrierung (293.3). Nahezu alle Auftragnehmer mit ausländischen Kunden wählen die 5-Prozent-Variante.

Drei weitere Prüfungen vor der ersten Rechnung:

  • Die registrierte Tätigkeit. Ein FOP der Gruppe 3, der Einkünfte aus einer Tätigkeit erzielt, die nicht im Register der Einheitssteuerzahler eingetragen ist, verliert das vereinfachte System zum ersten Tag des Monats nach diesem Quartal (298.2.3(7)). Wenn Sie einen für Softwareentwicklung registrierten Auftragnehmer zusätzlich Ihr Recruiting übernehmen oder Ihre Waren lagern lassen, sind womöglich Sie der Grund, weshalb er seinen 5-Prozent-Satz verliert. Fragen Sie nach den KVED-Codes und halten Sie den Vertrag innerhalb dieser Codes.
  • Nur Geld. Die Abrechnung muss in Geld erfolgen, bar oder unbar (291.6). Verrechnung mit von Ihnen getragenen Kosten, Aufrechnung gegen eine andere Rechnung oder Zahlung in Sachwerten verstößt dagegen: das Einkommen wird mit 15 % besteuert (293.4(3)) und der FOP muss in das allgemeine System wechseln. Zahlen Sie die Rechnung vollständig und stellen Sie Ihre Kosten separat in Rechnung.
  • „Country Manager“ ist ein Risikobegriff. Einige Tätigkeiten sind vom vereinfachten System vollständig ausgeschlossen (291.5.1) — Devisenhandel, verbrauchsteuerpflichtige Waren, Glücksspiel, Gewinnung und Verkauf von Edelmetallen und Edelsteinen, Finanzvermittlung und die Tätigkeit der Unternehmensleitung (291.5.1(7)). Ein Auftragnehmer, der Ihr ukrainisches Geschäft führen und nicht definierte Leistungen erbringen soll, kann unter den letzten Punkt fallen. Ist die Rolle eine Führungsrolle, holen Sie Rat ein, bevor Sie sie als FOP-Vertrag behandeln.

2. Was Ihr Auftragnehmer 2026 tatsächlich zahlt

Drei getrennte Abgaben, alle trägt der Auftragnehmer, keine behalten Sie ein.

Abgabe Satz Bei 1.200.000 UAH im Jahr
Einheitssteuer, Gruppe 3 ohne USt 5 % des Einkommens 60.000 UAH
Militärabgabe 1 % des Einkommens 12.000 UAH
Einheitlicher Sozialbeitrag (ESV) 22 % des Mindestlohns pro Monat, unabhängig vom Einkommen 22.828,08 UAH
Summe 94.828,08 UAH — 7,9 % der Einnahmen

Die Militärabgabe beträgt für Gruppe 3 1 % des Einkommens nach Artikel 292 (Steuergesetzbuch, Unterabschnitt 10 § 16-1 der Übergangsbestimmungen, Punkte 1.1(3) und 1.3(3)). Sie gilt vom 1. Januar 2025 bis zum 31. Dezember des dritten Kalenderjahres nach Aufhebung des Kriegsrechts. Die Gruppen 1, 2 und 4 zahlen stattdessen pauschal 10 % des Mindestlohns im Monat — 864,70 UAH im Jahr 2026.

Der Sozialbeitrag ist die Falle dieses Jahres. Seit dem 1. März 2022 erlaubte Punkt 9-19 des Abschnitts VIII des Gesetzes Nr. 2464-VI Einzelunternehmern, den ESV für sich selbst nicht mehr zu zahlen. Diese Erleichterung ist für 2025 und erneut für 2026 ausgesetzt — für 2026 durch das Staatshaushaltsgesetz selbst (Gesetz Nr. 4695-IX vom 3. Dezember 2025, das Punkt 9-19 zusammen mit der Definition der Höchstbemessungsgrundlage aussetzt). Ein FOP schuldet 2026 also jeden Monat den Mindest-ESV: 22 % von 8.647 UAH = 1.902,34 UAH, unabhängig davon, ob er Rechnungen gestellt hat. Ratgeber aus den Jahren 2023 und 2024 bezeichnen dies weiterhin als freiwillig. Das ist es nicht.

Zwei Befreiungen bestehen fort: ein FOP, der eine Alters- oder Dienstzeitrente bezieht oder eine Behinderung hat, zahlt nicht für sich selbst (Art. 4(4)); und ein FOP mit einer Hauptbeschäftigung zahlt nichts für die Monate, in denen ein Arbeitgeber — auch ein Diia-City-Resident — mindestens den Mindest-ESV für ihn entrichtet hat (Art. 4(6)). Ein ausländisches Unternehmen, das eine Rechnung bezahlt, ist kein solcher Arbeitgeber; diese Befreiung kommt also nicht von Ihnen.

Fristen, die der Auftragnehmer einhalten muss. Die Einheitssteuererklärung ist innerhalb von 40 Kalendertagen nach Quartalsende fällig (49.18.2), die Steuer innerhalb weiterer 10 Kalendertage (295.3) — insgesamt 50 Tage. Der ESV ist bis zum 20. des auf das Quartal folgenden Monats zu zahlen (Gesetz Nr. 2464-VI, Art. 9(8)). Die Jahreszahlen zum ESV werden in der Erklärung für das vierte Quartal ausgewiesen (296.3).

Wenn die Grenze überschritten wird. Einkommen über 10.091.049 UAH im Kalenderjahr wird auf den übersteigenden Betrag mit 15 % besteuert, und der FOP muss zum ersten Tag des folgenden Quartals in das allgemeine System wechseln (293.4(1), 298.2.3(3)). Einkommen in Fremdwährung wird zum amtlichen Kurs der Nationalbank am Tag des Geldeingangs umgerechnet (292.5, 292.6) — ein Auftragnehmer nahe der Grenze kann das also nicht über das Rechnungsdatum steuern.

Was dieselbe Person stattdessen als Arbeitnehmer kostet, zeigen unsere Arbeitgeberkosten 2026 und der Gehaltsrechner.

3. Das Geld: was die Nationalbank verlangt

Die Zahlung an einen ukrainischen Auftragnehmer ist ein Devisengeschäft, und die Bank des Auftragnehmers übt darüber die staatliche Devisenaufsicht aus.

Zunächst: warum Dienstleistungen überhaupt erfasst sind. Die Vorschriften sprechen von „Waren“, und mehrere Ratgeber schließen daraus, Dienstleistungen seien ausgenommen. Das sind sie nicht. Im ukrainischen Außenwirtschaftsrecht ist eine Ware definiert als „jede Produktion, Dienstleistungen, Arbeiten, Rechte des geistigen Eigentums und andere nicht vermögensrechtliche Rechte, die zum Verkauf bestimmt sind“ (Gesetz Nr. 959-XII, Artikel 1). Die NBU-Instruktion Nr. 7 vom 2. Januar 2019, Punkt 6(1), stellt die Erbringung von Arbeiten und Dienstleistungen durch einen Gebietsansässigen dann unter dieselbe Devisenaufsicht wie einen Warenexport. Dienstleistungen sind erfasst.

  • Vertrag und Abschlussdokument. Die Bank benötigt einen schriftlichen Vertrag und nach Leistungserbringung einen Akt oder eine Rechnung über die Leistungen — die Aufsicht läuft ab dem Tag der Leistungserbringung, die Bank muss also sehen, was wann erbracht wurde. Eine Zahlung ohne Vertrag dahinter wird hinterfragt.
  • 365 Tage. Die von der Nationalbank gesetzte Abrechnungsfrist beträgt 365 Kalendertage (NBU-Beschluss Nr. 5, Abschnitt II, Punkt 21). Liefert Ihr Auftragnehmer im Januar und zahlen Sie vierzehn Monate später, ist die Frist versäumt.
  • Wer für verspätete Zahlung zahlt. Die Strafe trifft den ukrainischen Gebietsansässigen, nicht Sie: 0,3 % des offenen Betrags für jeden Tag des Verzugs, begrenzt auf den Betrag selbst (Gesetz Nr. 2473-VIII, Art. 13(5)). Höhere Gewalt hemmt sowohl die Frist als auch die Strafe (Art. 13(6)).
  • Kleine Zahlungen sind ausgenommen. Die Frist gilt nicht, wenn das Geschäft unterhalb der Schwelle des Artikels 20 des Gesetzes Nr. 361-IX liegt — 400.000 UAH — es sei denn, Zahlungen werden aufgeteilt, um darunter zu bleiben (Beschluss Nr. 5, Punkt 22(1)). Die meisten einzelnen Auftragnehmerrechnungen liegen darunter. Das Zerlegen eines Auftrags in Scheiben, um die Regel zu umgehen, nicht.

Nichts davon verpflichtet Sie zu Handlungen in der Ukraine. Es bedeutet aber, dass der Auftragnehmer Unterlagen von Ihnen benötigt, die ein rein inländischer Lieferant nicht bräuchte, und dass verspätete Zahlung für ihn teuer ist.

4. Wann daraus ein Arbeitsverhältnis wird

Hier geht es für das ausländische Unternehmen um echtes Geld — und hier ist die veröffentlichte Literatur am unzuverlässigsten.

Es gibt keine gesetzliche Liste der Merkmale eines Arbeitsverhältnisses. Ein Entwurf des Arbeitsgesetzbuchs, der eine solche Liste eingeführt hätte — Gesetzentwurf Nr. 14386, registriert am 15. Januar 2026 — wurde am 5. Februar 2026 zurückgezogen und am 16. Juli 2026 von der Tagesordnung genommen, so die Gesetzeskarte der Werchowna Rada. Es gilt weiterhin das Arbeitsgesetzbuch von 1971. Dessen Artikel 21 definiert den Arbeitsvertrag als Vereinbarung, nach der die beschäftigte Person die vereinbarte Arbeit leistet und der Arbeitgeber Lohn zahlt und Arbeitsbedingungen sicherstellt. Gerichte und der Staatliche Arbeitsdienst wenden diese Definition auf den Sachverhalt an; sie arbeiten nicht mit einer Checkliste.

In der Praxis sprechen die bekannten Umstände für ein Arbeitsverhältnis: feste Arbeitszeiten nach Ihren Weisungen, ein von Ihnen gestellter Arbeitsplatz und Ihre Ausrüstung, dauerhafte Aufgaben statt eines definierten Ergebnisses, ein fester Betrag zu festen Terminen unabhängig vom Ergebnis, keine Möglichkeit, eine Vertretung zu schicken, und keine anderen Kunden.

Wer das Risiko trägt, hängt davon ab, ob Sie eine ukrainische Einheit haben.

  • Haben Sie eine ukrainische Gesellschaft oder Repräsentanz und zahlt diese den Auftragnehmer, trifft das Bußgeld nach Artikel 265 des Arbeitsgesetzbuchs diese Einheit: 86.470 UAH je Person dafür, jemanden ohne Arbeitsvertrag zur Arbeit zuzulassen, und 259.410 UAH bei Wiederholung innerhalb von zwei Jahren. Die vollständige Tabelle steht in unseren Arbeitgeberkosten 2026.
  • Zahlen Sie aus dem Ausland ohne ukrainische Präsenz, hat der Staatliche Arbeitsdienst keinen ukrainischen Arbeitgeber, den er mit einem Bußgeld belegen könnte. Ihr Risiko ist ein anderes und größeres: eine Betriebsstätte.

5. Das Betriebsstättenrisiko

Ein ausländisches Unternehmen, das in der Ukraine über eine Betriebsstätte tätig ist, muss sich bei den ukrainischen Steuerbehörden registrieren und ukrainische Gewinnsteuer auf deren Ergebnis zahlen. Die Tätigkeit über eine Betriebsstätte ohne Registrierung kostet ein Bußgeld von 100.000 UAH (Steuergesetzbuch, 117.4) — vor Steuern und Zinsen.

Zwei Tatbestände der Definition in 14.1.193 erfassen Gestaltungen mit Auftragnehmern:

  • Dienstleistungen durch von Ihnen eingesetzte Personen. Die Erbringung von Dienstleistungen in der Ukraine — Beratung eingeschlossen, Personalgestellung ausdrücklich ausgenommen — durch Mitarbeitende, die der Gebietsfremde zu diesem Zweck eingestellt hat, innerhalb eines Projekts oder verbundener Projekte, während mehr als 183 Tagen in einem beliebigen Zwölfmonatszeitraum. Das Gesetz spricht von „von ihm eingestellten Mitarbeitenden“; ob ein selbständiger FOP-Auftragnehmer darunter fällt, ist im Text nicht geklärt, und wir haben dazu keine veröffentlichte Position der Steuerbehörde gefunden. Behandeln Sie es als zu prüfendes Risiko, nicht als verlässliche Regel.
  • Der abhängige Vertreter. Eine Person, die aufgrund eines Vertrags oder tatsächlich gewöhnlich die wesentlichen Bedingungen von Geschäften verhandelt, die der Gebietsfremde anschließend ohne wesentliche Änderung abschließt, oder die Verträge im Namen des Gebietsfremden abschließt — sofern diese Person ausschließlich für einen Gebietsfremden oder dessen verbundene Personen tätig ist.

Das Steuergesetzbuch zählt anschließend auf, was eine solche tatsächliche Vollmacht belegen kann. Darunter: verbindliche Weisungen des Gebietsfremden, auch auf elektronischem Weg; dass die Person eine Unternehmens-E-Mail-Adresse des Gebietsfremden besitzt und nutzt, um mit ihm oder mit Dritten zu kommunizieren, mit denen er Verträge schließt; dass die Person Warenbestände oder Vermögenswerte des Gebietsfremden in der Ukraine kontrolliert; und dass sie im eigenen Namen Räume für Zwecke des Gebietsfremden anmietet.

Für echte Vermittler gibt es eine Ausnahme — ein Vertreter, der im Rahmen seiner eigenen gewöhnlichen Geschäftstätigkeit und zu üblichen Bedingungen handelt, ist keine Betriebsstätte. Derselbe Absatz schließt sie jedoch wieder: handelt der Vermittler ausschließlich oder nahezu ausschließlich für einen Gebietsfremden oder eine Gruppe verbundener Gebietsfremder, kann er nicht als im Rahmen seiner gewöhnlichen Geschäftstätigkeit handelnd gelten und ist eine Betriebsstätte.

Beides zusammen gelesen ergibt ein klares Bild. Ein ukrainischer Auftragnehmer, der nur für Sie arbeitet, Ihre E-Mail-Adresse nutzt, Ihren Weisungen folgt und mit Ihren Kunden spricht, kommt der gesetzlichen Beschreibung einer Betriebsstätte nahe — wie auch immer der Vertrag heißt. Ein Auftragnehmer mit mehreren Kunden, der ein definiertes Ergebnis auf eigener Ausrüstung liefert, nicht.

6. Was stattdessen zu tun ist, wenn die Arbeit in Wahrheit eine Stelle ist

Variante Was es ist Wesentliche Kosten 2026 Passt, wenn
FOP-Vertrag Gruppe 3 Selbständiger Anbieter stellt Ihnen eine Rechnung Auftragnehmer zahlt 5 % + 1 % + ESV; Sie zahlen die Rechnung Definierte Ergebnisse, weitere Kunden, eigene Ausrüstung
Eigene ukrainische Gesellschaft Sie beschäftigen direkt 18 % Einkommensteuer und 5 % Militärabgabe einbehalten, 22 % ESV zusätzlich Langfristiges Team, Sie wollen die Gesellschaft ohnehin
Employer of Record Eine ukrainische Gesellschaft beschäftigt die Person für Sie Beschäftigungskosten zuzüglich Honorar Sie brauchen jetzt Arbeitnehmer ohne eigene Gesellschaft
Diia-City-Gig-Vertrag Ein Diia-City-Resident beauftragt einen Gig-Spezialisten 5 % Einkommensteuer (Steuergesetzbuch 167.2 über 170.14-1.2), 5 % Militärabgabe, ESV in Höhe des Mindestbeitrags je Person — 1.902,34 UAH monatlich unabhängig von der Vergütung (Gesetz Nr. 2464-VI, Art. 8(14-1)) IT- und Digitalarbeit über einen Diia-City-Residenten

Die Diia-City-Variante wird am häufigsten missverstanden: der Satz von 5 % gilt für die Spezialisten eines Diia-City-Residenten, nicht für jeden, der einen gig-ähnlichen Vertrag unterschreibt. Ein ausländisches Unternehmen kann sie ohne einen ukrainischen Diia-City-Residenten in der Struktur nicht nutzen. Zwei Bedingungen stehen im Kleingedruckten: sowohl der Satz von 5 % als auch der begrenzte Sozialbeitrag gelten erst ab dem Monat nach Erlangung des Diia-City-Status, und beide entfallen für einen Residenten, der zugleich den Status Defence City hat (Gesetz Nr. 4577-IX vom 21. August 2025).

Unser Briefing zu Personal in der Ukraine unter Kriegsrecht beschreibt, was ein Arbeitgeber übernimmt.

7. Eine Checkliste vor der ersten Rechnung

  1. Lassen Sie sich den Auszug aus dem staatlichen Register geben und prüfen Sie, dass der FOP in Gruppe 3 ist.
  2. Prüfen Sie, ob die KVED-Codes das abdecken, was Sie tatsächlich einkaufen.
  3. Halten Sie es schriftlich fest: Leistungsumfang, Ergebnisse, Preis, Zahlungsbedingungen und wem das geistige Eigentum gehört.
  4. Vereinbaren Sie den Akt oder die Rechnung, den die Bank des Auftragnehmers am Ende jedes Auftrags benötigt.
  5. Zahlen Sie in Geld und vollständig, innerhalb von 365 Tagen nach Leistungserbringung; halten Sie einzelne Zahlungen und den Auftrag tatsächlich getrennt, statt einen Vertrag zu zerlegen, um unter 400.000 UAH zu bleiben.
  6. Geben Sie einem Auftragnehmer weder Ihre Unternehmens-E-Mail-Adresse noch Verhandlungsvollmacht noch Kontrolle über Ihr Vermögen in der Ukraine.
  7. Arbeitet die Person nur für Sie, nach Ihrem Zeitplan und auf Ihrer Ausrüstung, behandeln Sie es als Stelle und wählen Sie eine der Varianten aus Abschnitt 6.

Wie ClarusApex hilft

Wir prüfen Auftragnehmer-Konstellationen, bevor sie zum Problem werden: Gruppen- und KVED-Prüfung, Verträge und Akte, die der Bank des Auftragnehmers genügen, und eine ehrliche Einschätzung, ob eine Rolle ein Auftrag oder eine Stelle ist. Ist es eine Stelle, beschäftigen wir die Person über die APEX AV LLC, sodass Sie einen Arbeitnehmer in der Ukraine haben, ohne eine ukrainische Gesellschaft zu gründen. Siehe Gründen und rechtssicher bleiben.

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