A checked stack of employment documents beside one document set aside

Welche Personalunterlagen ein ukrainischer Arbeitgeber wirklich führen muss — und welche nur Gewohnheit sind

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Rechtsstand geprüft am 8. Oktober 2026 (Arbeitsgesetzbuch und Gesetz Nr. 2136-IX) und am 22. September 2026 (Gesetz über die Vergütung der Arbeit und die Statistikformulare). Die hier beschriebenen Kriegsrechtsregeln gelten, solange das Kriegsrecht in Kraft ist.

Fragen Sie eine ukrainische Personalleitung, welche Unterlagen ein Unternehmen braucht, und Sie bekommen eine lange Liste: Anordnungen, Karteikarten, Journale, Pläne, Anweisungen, Stellenpläne, Stellenbeschreibungen, Arbeitsbücher. Manches davon ist Gesetz. Manches ist Gewohnheit aus älteren Regeln. Wer eine Tochtergesellschaft aufbaut, muss das unterscheiden können — denn die Unterlagen, die das Gesetz tatsächlich verlangt, sind die, nach denen eine Inspektion zuerst fragt; der Rest ist eine Entscheidung.

Dieser Beitrag sortiert sie. Wo eine Unterlage verlangt wird, nennt er den Artikel. Wo wir keine Pflicht gefunden haben, sagt er das.

1. Vor dem ersten Arbeitstag: zwei harte Voraussetzungen

Artikel 24 des Arbeitsgesetzbuchs ist eindeutig: Eine beschäftigte Person darf nicht zur Arbeit zugelassen werden ohne

  1. einen Arbeitsvertrag, der durch eine Anordnung (наказ) des Arbeitgebers formalisiert ist; und
  2. eine Meldung der Einstellung an die Steuerbehörde — die Behörde, die den einheitlichen Sozialbeitrag verwaltet — nach dem vom Ministerkabinett festgelegten Verfahren.

Beides muss vorliegen, bevor die Person beginnt. Nicht am ersten Tag, nicht am Ende der ersten Woche. Wer jemanden vorher arbeiten lässt, verstößt gegen Artikel 24 — und es besteht das Risiko, dass dies als nicht angemeldete Arbeit nach Artikel 265 behandelt wird, der die „tatsächliche Zulassung zur Arbeit ohne Formalisierung des Arbeitsvertrags“ sanktioniert: 86.470 UAH je Person im Jahr 2026, das Dreifache bei Wiederholung innerhalb von zwei Jahren, und eine Verwarnung statt eines Bußgelds für Arbeitgeber, die in den Gruppen 1 bis 3 die Einheitssteuer zahlen. Ob eine fehlende Meldung allein, bei vorliegendem Vertrag und vorliegender Anordnung, unter diesen Wortlaut fällt, ist streitbar; testen Sie es nicht. Die vollständige Bußgeldtabelle steht in unseren Arbeitgeberkosten 2026.

Muss der Vertrag selbst schriftlich sein? In Friedenszeiten „in der Regel“, sagt Artikel 24; verpflichtend ist die Schriftform nur in aufgezählten Fällen — darunter, wenn die beschäftigte Person darauf besteht, bei mobiler Arbeit und Heimarbeit, bei Verträgen mit nicht fixierter Arbeitszeit, beim контракт (der besonderen Form des Arbeitsvertrags nach Artikel 21, nur wo ein Gesetz sie vorsieht), bei Arbeitgebern, die natürliche Personen sind, bei Minderjährigen, Hausangestellten und bei Arbeit in Gebieten mit erhöhtem Risiko.

Das Kriegsrecht lockert das weiter. Artikel 2 des Gesetzes Nr. 2136-IX bestimmt, dass die Parteien die Form des Arbeitsvertrags einvernehmlich festlegen, solange das Kriegsrecht gilt. Derselbe Artikel erlaubt dem Arbeitgeber, für jede Kategorie von Beschäftigten eine Probezeit zu vereinbaren und befristete Verträge für die Dauer des Kriegsrechts oder zur Vertretung abwesender Beschäftigter zu schließen. Ob die allgemeine Formregel auch die besonderen Schriftformvorschriften für mobile Arbeit und nicht fixierte Arbeitszeit verdrängt, sagt der Text nicht.

Unser Rat ist einfacher als beide Regeln: Verwenden Sie immer einen schriftlichen Vertrag. Die Anordnung formalisiert die Einstellung, aber erst der schriftliche Vertrag beweist im Streitfall die vereinbarte Vergütung, die Aufgaben, die Arbeitszeit und eine etwaige Probezeit oder Befristung — und unter Kriegsrecht, wo das Gesetz die Schriftform nicht mehr verlangt, ist er der einzige Beweis.

Was die beschäftigte Person vorlegt. Nach Artikel 24: einen Pass oder ein anderes Ausweisdokument; ihr Arbeitsbuch, falls vorhanden, oder ihre Angaben zur Erwerbstätigkeit aus dem staatlichen Register der Versicherten; und, soweit Rechtsvorschriften es verlangen, einen Nachweis über Ausbildung oder Qualifikation, ein Gesundheitszeugnis und ein militärisches Erfassungsdokument.

Eine eng begrenzte Ausnahme, eingefügt durch das Gesetz Nr. 4630-IX vom 9. Oktober 2025: Unternehmen, die als kritisch für die Verteidigungsindustrie anerkannt sind, dürfen wehrpflichtige Beschäftigte, deren militärische Erfassungsdokumente fehlen oder fehlerhaft sind oder die nicht erfasst sind, für die Dauer einer Probezeit von höchstens 45 Kalendertagen einstellen — ohne dass dies als Verstoß der verantwortlichen Personen gilt (Gesetz Nr. 2136-IX, Artikel 2 Absatz 3).

2. Was Sie der beschäftigten Person vor Arbeitsbeginn mitteilen müssen

Artikel 29 nennt neun Punkte, die der Arbeitgeber vor Arbeitsbeginn auf eine mit der beschäftigten Person abgestimmte Weise mitteilen muss:

  1. den Arbeitgeber, den Arbeitsort, die Stellenbezeichnung mit der Liste der Aufgaben und das Anfangsdatum;
  2. den Arbeitsplatz und die bereitgestellten Arbeitsmittel;
  3. Rechte, Pflichten und Arbeitsbedingungen;
  4. noch nicht beseitigte gefährliche und schädliche Faktoren am Arbeitsplatz, ihre möglichen gesundheitlichen Folgen und den Anspruch auf Vergünstigungen für Arbeit unter solchen Bedingungen — gegen Unterschrift;
  5. die innerbetriebliche Arbeitsordnung oder das Arbeitsregime, Arbeits- und Ruhezeit sowie den Kollektivvertrag, falls es einen gibt;
  6. die Unterweisung in Arbeitsschutz, Hygiene und Brandschutz;
  7. berufliche Weiterbildung, sofern vorgesehen;
  8. den Jahresurlaub sowie Bedingungen und Höhe der Vergütung;
  9. die Kündigungsfristen, die beide Seiten einhalten müssen.

Bei einem Vertrag über mobile Arbeit deckt der Arbeitgeber die Punkte 1, 3, 5 und 7–9 ab und stellt bei Bedarf zusätzlich die nötigen Arbeitsmittel samt Hinweisen zu ihrer Nutzung bereit. Die Information kann als Fernunterweisung oder als Schulung zu sicheren Arbeitsmethoden am konkreten Gerät erfolgen, und der Vertrag kann einvernehmlich zusätzliche Sicherheitsbedingungen vorsehen.

Deshalb geben gut organisierte ukrainische Arbeitgeber jeder neuen Kraft eine Einarbeitungsbestätigung: ein Dokument mit den neun Punkten, von der beschäftigten Person unterschrieben. Punkt 4 muss ohnehin unterschrieben werden; die übrigen mit zu unterschreiben kostet nichts und ist der Nachweis, den Sie später brauchen.

Das geht auch elektronisch. Der letzte Absatz von Artikel 29 erlaubt, Beschäftigte mit Anordnungen, Mitteilungen und anderen Dokumenten des Arbeitgebers zu ihren Rechten und Pflichten über im Arbeitsvertrag benannte elektronische Kommunikationswege mit fortgeschrittener oder qualifizierter elektronischer Signatur bekannt zu machen. Der Vertrag kann auch andere Wege der Kenntnisgabe vorsehen — ausgenommen die Information zu Gefährdungen nach Punkt 4, für die das Verfahren des Artikels 29 selbst gilt. Also: den Kanal im Vertrag benennen und eine echte elektronische Signatur verwenden, keinen Klick und keine E-Mail-Antwort.

Stellenbeschreibungen gehören ebenfalls hierher. Punkt 1 verlangt, dass die beschäftigte Person die Liste ihrer Aufgaben erfährt. Eine Vorschrift, die ein eigenständiges Dokument „Stellenbeschreibung“ verlangt, haben wir nicht gefunden — es ist aber der naheliegende Weg, und ein Vertrag, in dem nur „Manager“ steht, ist es nicht.

3. Die Hausordnung

Die innerbetriebliche Arbeitsordnung (правила внутрішнього трудового розпорядку) ist ein gesetzlich vorgesehenes Dokument. Nach Artikel 142 wird die Arbeitsordnung eines Unternehmens durch sie bestimmt; sie wird vom Arbeitskollektiv beschlossen, auf Vorlage des Arbeitgebers und des gewählten Gewerkschaftsorgans, auf Grundlage von Musterregeln. Sie kann Verhaltensregeln einschließlich Vertraulichkeitspflichten enthalten. Arbeitszeiten, Pausen, Fünf- oder Sechstagewoche sowie Beginn und Ende des Arbeitstages stehen gewöhnlich hier — was unter Kriegsrecht zählt, weil der Arbeitgeber einiges davon dann allein festlegen kann (siehe Stromausfälle, Luftalarm und Arbeitszeit).

Der Kollektivvertrag ist etwas anderes. Artikel 11 sagt, er „wird geschlossen“ in Unternehmen, Einrichtungen und Organisationen sowie mit natürlichen Personen, die Personal beschäftigen — Artikel 12 macht aber klar, dass es eine Vereinbarung zweier Seiten ist. Auf Seiten der Beschäftigten stehen die primären Gewerkschaftsorganisationen oder, wo es keine gibt, von den Beschäftigten frei gewählte Vertreter für die Kollektivverhandlungen. Der Arbeitgeber kann ihn also nicht allein erstellen. In der Praxis haben viele kleine ausländische Tochtergesellschaften ohne Gewerkschaft keinen; wählt die Belegschaft Vertreter und beginnen Verhandlungen, ist es ein echter Prozess mit echtem Inhalt — Vergütungssysteme, Arbeitsregime, Garantien, Sicherheit, Gleichstellung (Artikel 13).

4. Zeit- und Lohnaufzeichnungen

Die Zeiterfassung ist der Sache nach Pflicht. Artikel 30 Absatz 2 des Gesetzes über die Vergütung der Arbeit verpflichtet den Arbeitgeber, eine verlässliche Erfassung der von jeder beschäftigten Person geleisteten Arbeit sowie die buchhalterische Erfassung der Lohnkosten sicherzustellen. Ein gesetzlich vorgeschriebenes Dokument namens „Stundenzettel“ gibt es nicht: Das Formular П-5, genehmigt durch die Anordnung des Staatlichen Statistikkomitees Nr. 489 vom 5. Dezember 2008, ist empfohlen, nicht verpflichtend — das hat der Staatliche Statistikdienst in der Klarstellung Nr. 9/4-10/9 vom 12. Januar 2012 bestätigt. Ein Lohnsystem, eine Anwesenheits-App oder eine kontrollierte Tabelle genügt, sofern die Aufzeichnung aktuell, verlässlich und mit der Lohnabrechnung abstimmbar ist.

Eine belastbare Monatsaufzeichnung zeigt in der Praxis:

Element Was zu erfassen ist
Wer und wann Arbeitgeber, Abteilung, Monat; Name und Personalnummer jeder beschäftigten Person
Regime Fünf- oder Sechstagewoche, Schichten, flexible Arbeitszeit, mobile Arbeit, Teilzeit, summierte Arbeitszeiterfassung
Plan Der genehmigte Arbeitszeitkalender oder Schichtplan des Monats
Jeder Tag Geleistete Stunden oder eine codierte Abwesenheit: Urlaub, Krankheit, Dienstreise, Arbeitsausfall, Aussetzung, militärbedingte Abwesenheit
Zuschläge Überstunden, Nachtarbeit und Arbeit an Ruhetagen gesondert
Summen und Freigabe Monatssummen, wer erstellt und wer freigegeben hat — und Korrekturen, die eine Spur hinterlassen, statt zu überschreiben

Führen Sie sie laufend im Monat und schließen Sie sie vor der Lohnabrechnung ab. Eine Aufzeichnung, die erst zum Jahresende oder nach dem Eintreffen einer Inspektion rekonstruiert wird, spricht gegen Sie statt für Sie.

Lohnmitteilungen. Bei jeder Zahlung muss der Arbeitgeber der beschäftigten Person den Gesamtlohn nach Zahlungsarten aufgeschlüsselt, Höhe und Grund jedes Abzugs sowie den auszuzahlenden Nettobetrag mitteilen (Gesetz über die Vergütung der Arbeit, Artikel 30 Absatz 1). Bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses sind alle berechneten und gezahlten Beträge am Tag der Zahlung schriftlich und einzeln aufzuführen (Arbeitsgesetzbuch, Artikel 116). Und auf Verlangen muss der Arbeitgeber eine Bescheinigung über Tätigkeit und Vergütung ausstellen (Artikel 49).

5. Urlaub

Der Urlaubsplan ist Pflicht. Die Reihenfolge des Jahresurlaubs wird durch Pläne bestimmt, die der Arbeitgeber im Einvernehmen mit dem gewählten Gewerkschaftsorgan genehmigt und allen Beschäftigten bekannt gibt (Artikel 79). Die genauen Daten werden dann innerhalb des Plans mit der jeweiligen Person vereinbart. Ein Unternehmen ohne Gewerkschaft braucht den Plan trotzdem. Der Artikel nennt für das Einvernehmen nur ein Gewerkschaftsorgan; die praktische Lesart ist daher, dass ein solches Unternehmen den Plan selbst genehmigt — eine Lesart, die der Artikel nicht ausdrücklich so formuliert.

6. Arbeitsbücher: weitgehend abgeschafft

Seit 2021 wird die Erwerbsbiografie elektronisch im staatlichen Register der Versicherten geführt (Artikel 48 in der Fassung des Gesetzes Nr. 1217-IX). Papierarbeitsbücher gibt es nur noch auf Verlangen: Wer zum ersten Mal eingestellt wird, kann eines verlangen, und der Arbeitgeber muss es dann innerhalb von fünf Tagen ausstellen; außerdem muss der Arbeitgeber auf Verlangen Einträge in ein Arbeitsbuch vornehmen, das die beschäftigte Person selbst aufbewahrt. Die alte Praxis, dass der Arbeitgeber die Arbeitsbücher aller Beschäftigten im Tresor verwahrt, ist vorbei.

7. Pflicht, Empfehlung oder Gewohnheit

Unterlage Status Grundlage
Einstellungsanordnung Pflicht vor Arbeitsbeginn Arbeitsgesetzbuch, Art. 24
Meldung der Einstellung an die Steuerbehörde Pflicht vor Arbeitsbeginn Arbeitsgesetzbuch, Art. 24
Schriftlicher Arbeitsvertrag Frieden: Pflicht in aufgezählten Fällen, sonst „in der Regel“. Kriegsrecht: Form nach Vereinbarung. Immer verwenden Arbeitsgesetzbuch, Art. 24; Gesetz Nr. 2136-IX, Art. 2
Information vor Arbeitsbeginn, Gefährdungen gegen Unterschrift Pflicht; elektronische Bestätigung über einen im Vertrag benannten Kanal möglich Arbeitsgesetzbuch, Art. 29
Innerbetriebliche Arbeitsordnung Pflicht, auf Grundlage von Musterregeln Arbeitsgesetzbuch, Art. 142
Kollektivvertrag Braucht eine Arbeitnehmerseite; nicht einseitig möglich Arbeitsgesetzbuch, Art. 11–13
Urlaubsplan Pflicht Arbeitsgesetzbuch, Art. 79
Erfassung der geleisteten Arbeit und Arbeitszeit Pflicht der Sache nach Gesetz über die Vergütung der Arbeit, Art. 30 Abs. 2
Formular П-5 Empfohlen, nicht verpflichtend Anordnung Nr. 489; Klarstellung Nr. 9/4-10/9
Aufgeschlüsselte Lohnmitteilung bei jeder Zahlung Pflicht Gesetz über die Vergütung der Arbeit, Art. 30 Abs. 1
Aufgeschlüsselte schriftliche Abrechnung bei Beendigung Pflicht Arbeitsgesetzbuch, Art. 116
Papierarbeitsbuch Nur auf Verlangen der beschäftigten Person Arbeitsgesetzbuch, Art. 48
Stellenbeschreibung Aufgaben müssen mitgeteilt werden; keine Pflicht gefunden für ein eigenes Dokument, das aber der übliche Weg ist Arbeitsgesetzbuch, Art. 29 Abs. 1
Stellenplan (штатний розпис) Keine Pflicht gefunden in den geprüften Artikeln des Arbeitsgesetzbuchs; weit verbreitet —

8. Was das Kriegsrecht hinzufügt

Drei weitere Dokumentfamilien kommen mit dem Kriegsrecht hinzu, jede in einem eigenen Beitrag behandelt:

  • Militärische Erfassung — ein Register der wehrpflichtigen Beschäftigten, Meldungen an das Rekrutierungszentrum binnen sieben Tagen und eine benannte verantwortliche Person: Personal unter Kriegsrecht.
  • Anordnungen zur mobilen Arbeit ohne schriftlichen Vertrag über mobile Arbeit, mit Kenntnisgabe binnen zwei Tagen: Stromausfälle, Luftalarm und Arbeitszeit.
  • Aussetzungsanordnungen, bei denen beide Voraussetzungen dokumentiert sein müssen und die bei einseitiger Anordnung auf 90 Tage begrenzt sind: Lohnabrechnung in der Ukraine.

9. Eine Checkliste für eine neue Tochtergesellschaft

  1. Entwerfen Sie die innerbetriebliche Arbeitsordnung auf Grundlage der Musterregeln und lassen Sie sie vom Arbeitskollektiv beschließen.
  2. Erstellen Sie eine Arbeitsvertragsvorlage — mit dem elektronischen Kanal zur Kenntnisgabe von Dokumenten und Regelungen zu Probezeit und etwaiger Befristung unter Kriegsrecht — sowie eine Vorlage für die Einstellungsanordnung und eine Einarbeitungsbestätigung mit den neun Punkten.
  3. Richten Sie die Meldung an die Steuerbehörde so ein, dass sie vor jedem Arbeitsbeginn eingeht.
  4. Legen Sie Form der Zeiterfassung, Verantwortliche, Korrekturverfahren und den Abschluss in die Lohnabrechnung fest.
  5. Richten Sie aufgeschlüsselte Lohnmitteilungen für jede Zahlung und eine Abrechnung bei Beendigung ein.
  6. Genehmigen Sie den Urlaubsplan für das Jahr und geben Sie ihn allen bekannt.
  7. Richten Sie die militärische Erfassung ein und entwerfen Sie die Anordnungen zu mobiler Arbeit und Aussetzung vorab.
  8. Fragen Sie jede neue Kraft, ob sie ein Papierarbeitsbuch wünscht — und halten Sie die Antwort fest.

Wie ClarusApex hilft

Für die über die APEX AV LLC beschäftigten Menschen führen wir all das: Verträge, Anordnungen, Meldungen, Arbeitsordnung, Zeiterfassung, Lohnmitteilungen und militärische Erfassung. Für Unternehmen, die eine eigene ukrainische Gesellschaft gründen, erstellen wir den Grundbestand und prüfen ihn gegen das, wonach eine Inspektion zuerst fragt. Siehe Gründen und rechtssicher bleiben.

Quellen

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