A checked stack of employment documents beside one document set aside

Які кадрові документи роботодавець в Україні справді зобов’язаний вести — а які лише звичка

Від

Норми перевірено 8 жовтня 2026 року (КЗпП і Закон № 2136-IX) та 22 вересня 2026 року (Закон «Про оплату праці» і статистичні форми). Описані тут правила воєнного стану діють, доки триває воєнний стан.

Запитайте українського кадровика, які документи потрібні компанії, — і отримаєте довгий перелік: накази, картки, журнали, графіки, інструкції, штатні розписи, посадові інструкції, трудові книжки. Щось із цього — закон. Щось — звичка, що лишилася від старих правил. Іноземному власнику, який створює дочірню компанію, треба розрізняти одне й інше: документи, яких справді вимагає закон, — це ті, про які інспектор питає першими, а решта — питання вибору.

Ця стаття їх сортує. Де документ обов’язковий — називає статтю. Де ми не знайшли вимоги — так і каже.

1. До першого робочого дня: дві жорсткі передумови

Стаття 24 Кодексу законів про працю говорить прямо: працівник не може бути допущений до роботи без

  1. укладення трудового договору, оформленого наказом чи розпорядженням роботодавця; та
  2. повідомлення податкового органу — органу, що адмініструє єдиний внесок, — про прийняття працівника на роботу в порядку, встановленому Кабінетом Міністрів.

І те, й те має бути до того, як людина почне працювати. Не в перший день і не наприкінці першого тижня. Допуск до роботи раніше порушує статтю 24 — і є ризик, що його кваліфікують як неоформлену працю за статтею 265, яка карає «фактичний допуск працівника до роботи без оформлення трудового договору»: 86 470 грн за кожну особу у 2026 році, утричі більше в разі повторення протягом двох років, а для платників єдиного податку першої — третьої груп — попередження замість штрафу. Чи підпадає під це формулювання лише відсутність повідомлення, коли договір і наказ уже є, — питання дискусійне; перевіряти це на практиці не варто. Повна таблиця штрафів — у статті про витрати роботодавця у 2026 році.

Чи має бути договір письмовим? У мирний час — «як правило», каже стаття 24, а письмова форма обов’язкова лише в перелічених випадках: серед них — коли працівник наполягає, дистанційна та надомна робота, договори з нефіксованим робочим часом, контракт (особлива форма трудового договору за статтею 21, лише там, де її передбачає закон), договір з фізичною особою, з неповнолітнім, з домашнім працівником і робота в районах з підвищеним ризиком.

Воєнний стан послаблює це ще більше. Стаття 2 Закону № 2136-IX встановлює, що в період дії воєнного стану сторони за згодою визначають форму трудового договору. Та сама стаття дозволяє встановлювати випробування для будь-якої категорії працівників і укладати строкові трудові договори на період дії воєнного стану або на період заміщення тимчасово відсутнього працівника. Чи витісняє загальне правило про форму спеціальні вимоги щодо письмової форми для дистанційної роботи та нефіксованого робочого часу, текст не каже.

Наша порада простіша за обидва правила: завжди укладайте договір письмово. Оформлює прийняття наказ, але саме письмовий договір доводить у спорі погоджену оплату, обов’язки, робочий час, випробування чи строк — а під час воєнного стану, коли закон уже не вимагає письмової форми, лише він це й доводить.

Що подає працівник. За статтею 24: паспорт або інший документ, що посвідчує особу; трудову книжку (у разі наявності) або відомості про трудову діяльність з реєстру застрахованих осіб; а у випадках, передбачених законодавством, — документ про освіту чи кваліфікацію, про стан здоров’я та відповідний військово-обліковий документ.

Один вузький виняток, доданий Законом № 4630-IX від 9 жовтня 2025 року: критично важливі підприємства оборонно-промислового комплексу можуть укладати трудові договори з військовозобов’язаними, у яких відсутні або неналежно оформлені військово-облікові документи чи які не перебувають на військовому обліку, на період випробування тривалістю не більше 45 календарних днів — і це не є порушенням з боку посадових осіб (Закон № 2136-IX, частина третя статті 2).

2. Про що треба повідомити працівника до початку роботи

Стаття 29 перелічує дев’ять пунктів, про які роботодавець зобов’язаний поінформувати працівника до початку роботи в узгоджений з ним спосіб:

  1. місце роботи (роботодавець і його місцезнаходження), трудова функція — посада та перелік посадових обов’язків, дата початку роботи;
  2. робоче місце, забезпечення необхідними засобами;
  3. права та обов’язки, умови праці;
  4. наявність на робочому місці небезпечних і шкідливих виробничих факторів, які ще не усунуто, можливі наслідки їх впливу на здоров’я та право на пільги й компенсації — під підпис;
  5. правила внутрішнього трудового розпорядку або умови встановлення режиму роботи, тривалість робочого часу і відпочинку, положення колективного договору (у разі його укладення);
  6. проходження інструктажу з охорони праці, виробничої санітарії, гігієни праці і протипожежної охорони;
  7. організація професійного навчання (якщо його передбачено);
  8. тривалість щорічної відпустки, умови та розмір оплати праці;
  9. процедура і строки попередження про припинення трудового договору.

У разі укладення трудового договору про дистанційну роботу роботодавець забезпечує пункти 1, 3, 5, 7–9 і за потреби надає необхідні обладнання та засоби з рекомендаціями щодо роботи з ними. Інформування може відбуватися у формі дистанційного інструктажу або навчання безпечним методам роботи на конкретному технічному засобі, а договір за згодою сторін може передбачати додаткові умови щодо безпеки праці.

Тому добре організований роботодавець дає кожному новому працівникові лист ознайомлення: один документ з дев’ятьма пунктами, підписаний працівником. Пункт 4 підписують у будь-якому разі; підписати решту нічого не коштує, а саме це знадобиться як доказ.

Це можна робити електронно. Останній абзац статті 29 допускає ознайомлення працівників з наказами (розпорядженнями), повідомленнями та іншими документами роботодавця щодо їхніх прав і обов’язків з використанням визначених у трудовому договорі засобів електронних комунікаційних мереж з накладенням удосконаленого або кваліфікованого електронного підпису. Договір за згодою сторін може передбачати й альтернативні способи ознайомлення — крім інформації за пунктом 4 про шкідливі фактори, що доводиться в порядку, встановленому самою статтею 29. Отже: зазначте канал у договорі й використовуйте справжній електронний підпис, а не клік чи відповідь на e-mail.

Посадові інструкції — теж сюди. Пункт 1 вимагає повідомити працівникові перелік його обов’язків. Норми, яка вимагала б окремого документа «посадова інструкція», ми не знайшли, але це природний спосіб — на відміну від договору, де написано лише «менеджер».

3. Внутрішні правила

Правила внутрішнього трудового розпорядку — документ, передбачений законом. За статтею 142 трудовий розпорядок визначається ними; їх затверджують трудові колективи за поданням роботодавця і виборного органу первинної профспілкової організації на основі типових правил. Вони можуть містити правила поведінки, зокрема зобов’язання щодо нерозголошення інформації з обмеженим доступом. Тривалість робочого дня, перерви, п’ятиденний чи шестиденний тиждень, початок і закінчення роботи зазвичай визначаються саме тут — що важливо під час воєнного стану, коли частину цього роботодавець може встановлювати сам (див. відключення світла, тривоги та робочий час).

Колективний договір — інша річ. Стаття 11 каже, що він «укладається» на підприємстві, в установі, організації, а також з фізичною особою, яка використовує найману працю, — але стаття 12 чітко визначає його як угоду двох сторін. Сторону працівників становлять первинні профспілкові організації, а в разі їх відсутності — вільно обрані працівниками для ведення колективних переговорів представники. Тож роботодавець не може скласти його сам. На практиці багато невеликих іноземних дочірніх компаній без профспілки його не мають; якщо ж працівники обирають представників і починаються переговори, це справжній процес зі справжнім змістом — системи оплати праці, режим роботи, гарантії, охорона праці, рівність (стаття 13).

4. Облік часу та оплати праці

Облік часу обов’язковий по суті. Частина друга статті 30 Закону «Про оплату праці» зобов’язує роботодавця забезпечити достовірний облік виконуваної працівником роботи і бухгалтерський облік витрат на оплату праці. Обов’язкового документа під назвою «табель» закон не встановлює: форма П-5, затверджена наказом Держкомстату № 489 від 5 грудня 2008 року, є рекомендованою, а не обов’язковою — це підтвердив Держстат у роз’ясненні № 9/4-10/9 від 12 січня 2012 року. Підійде зарплатна система, застосунок обліку відвідування або контрольована таблиця — за умови, що облік актуальний, достовірний і зіставний із розрахунком зарплати.

Обґрунтований місячний облік на практиці містить:

Елемент Що фіксувати
Хто і коли Роботодавець, підрозділ, місяць; ПІБ і табельний номер кожного працівника
Режим П’ятиденний чи шестиденний тиждень, змінний графік, гнучкий режим, дистанційна робота, неповний час, підсумований облік
План Затверджений календар робочого часу або графік змінності на місяць
Кожен день Відпрацьовані години або закодована відсутність: відпустка, лікарняний, відрядження, простій, призупинення, відсутність у зв’язку з військовою службою
Доплати Надурочні, нічні та робота у вихідні — окремо
Підсумки й затвердження Місячні підсумки, хто склав, хто затвердив — і виправлення, що лишають слід, а не перезаписують

Ведіть його впродовж місяця й закривайте до розрахунку зарплати. Облік, відновлений наприкінці року або після приходу інспектора, свідчить проти вас, а не на вашу користь.

Повідомлення про оплату. При кожній виплаті заробітної плати роботодавець повинен повідомити працівника про загальну суму з розшифровкою за видами виплат, розміри і підстави відрахувань і суму до виплати (Закон «Про оплату праці», частина перша статті 30). При звільненні про всі нараховані й виплачені суми з окремим зазначенням кожного виду виплати роботодавець повинен письмово повідомити працівника в день їх виплати (КЗпП, стаття 116). А на вимогу працівника — видати довідку про роботу та заробітну плату (стаття 49).

5. Відпустки

Графік відпусток обов’язковий. Черговість надання щорічних відпусток визначається графіками, які затверджує роботодавець за погодженням з виборним органом первинної профспілкової організації і доводить до відома всіх працівників (стаття 79). Конкретний період відпустки в межах графіка потім погоджується з кожним працівником. Компанії без профспілки графік однаково потрібен. Стаття називає для погодження лише профспілковий орган, тож практичне тлумачення таке: така компанія затверджує графік самостійно — це тлумачення, а не пряма норма статті.

6. Трудові книжки: здебільшого в минулому

З 2021 року облік трудової діяльності ведеться в електронній формі в реєстрі застрахованих осіб (стаття 48 у редакції Закону № 1217-IX). Паперові трудові книжки лишилися лише на вимогу: працівник, якого вперше приймають на роботу, може вимагати її оформлення, і роботодавець зобов’язаний оформити її не пізніше п’яти днів; також на вимогу працівника роботодавець вносить записи до трудової книжки, яка зберігається у працівника. Стара практика, коли роботодавець тримав трудові книжки всіх працівників у сейфі, завершилася.

7. Обов’язково, бажано чи звичка

Документ Статус Підстава
Наказ про прийняття Обов’язково до початку роботи КЗпП, ст. 24
Повідомлення податкового органу про прийняття Обов’язково до початку роботи КЗпП, ст. 24
Письмовий трудовий договір Мирний час: обов’язково в перелічених випадках, інакше «як правило». Воєнний стан: форма за згодою сторін. Укладайте завжди КЗпП, ст. 24; Закон № 2136-IX, ст. 2
Інформування до початку роботи, шкідливі фактори під підпис Обов’язково; ознайомлення можливе електронно через канал, визначений у договорі КЗпП, ст. 29
Правила внутрішнього трудового розпорядку Обов’язково, на основі типових правил КЗпП, ст. 142
Колективний договір Потрібна сторона працівників; одноосібно неможливо КЗпП, ст. 11–13
Графік відпусток Обов’язково КЗпП, ст. 79
Облік виконаної роботи і робочого часу Обов’язково по суті Закон «Про оплату праці», ст. 30 ч. 2
Табель за формою П-5 Рекомендовано, не обов’язково Наказ № 489; роз’яснення № 9/4-10/9
Повідомлення з розшифровкою при кожній виплаті Обов’язково Закон «Про оплату праці», ст. 30 ч. 1
Письмове повідомлення про суми при звільненні Обов’язково КЗпП, ст. 116
Паперова трудова книжка Лише на вимогу працівника КЗпП, ст. 48
Посадова інструкція Обов’язки треба повідомити; вимоги щодо окремого документа не знайдено, але це звичний спосіб КЗпП, ст. 29 ч. 1
Штатний розпис Вимоги не знайдено в перевірених статтях КЗпП; поширена практика —

8. Що додає воєнний стан

Воєнний стан додає ще три групи документів, кожну з яких ми розглядаємо окремо:

9. Перелік для нової дочірньої компанії

  1. Підготуйте правила внутрішнього трудового розпорядку на основі типових правил і проведіть їх через трудовий колектив.
  2. Підготуйте шаблон трудового договору — із зазначенням електронного каналу для ознайомлення з документами, умовами випробування й можливого строку на період воєнного стану, — а також шаблон наказу про прийняття та лист ознайомлення з дев’ятьма пунктами.
  3. Налаштуйте повідомлення податкового органу так, щоб його подавали до кожної дати початку роботи.
  4. Визначте форму обліку часу, відповідальних, порядок виправлень і як облік закривається в розрахунок зарплати.
  5. Налаштуйте повідомлення з розшифровкою при кожній виплаті й розрахунковий лист при звільненні.
  6. Затвердьте графік відпусток на рік і доведіть його до всіх.
  7. Налаштуйте військовий облік і заздалегідь підготуйте накази про дистанційну роботу та призупинення.
  8. Запитайте кожного нового працівника, чи потрібна йому паперова трудова книжка, — і зафіксуйте відповідь.

Чим може допомогти ClarusApex

Для людей, працевлаштованих через APEX AV LLC, ми ведемо все це: договори, накази, повідомлення, правила розпорядку, облік часу, повідомлення про оплату та військовий облік. Для компаній, що створюють власну українську юридичну особу, готуємо стартовий пакет і перевіряємо його за тим, про що інспектор питає першим. Див. Початок роботи та відповідність вимогам.

Джерела

Більше з Аналітики

Управління персоналом

Відключення світла, повітряні тривоги та робочий час: що насправді вимагає закон

Норми перевірено 22 вересня 2026 року. Описані тут правила воєнного стану діють, доки триває воєнний стан. Кожен роботодавець в Україні працює з перерваним днем…

22.09.2026 · 10 min

Управління персоналом

Бронювання ключових працівників, якщо власник — іноземець: власна компанія, Дія Сіті, представництво чи employer of record

Власна компанія, Дія Сіті, представництво чи EOR: хто може забронювати працівників в Україні, на яких умовах і з якими зарплатними порогами у 2026 році.

22.09.2026 · 11 min

Управління персоналом

Найм медичних сестер, фармацевтів і фізичних терапевтів в Україні: кваліфікація, ліцензії та воєнний стан

Ліцензії, освіта, назви посад, ЄДКІ, БПР і обов'язки в умовах воєнного стану для роботодавців, які наймають медичних працівників в Україні.

14.09.2026 · 10 min

Схожі записи