Projektreferenz · Outstaffing & Employer of Record
Vertriebsleute in der Ukraine – bevor es eine Gesellschaft gab.
Ein internationaler Hersteller von Schmuck und Accessoires wollte eigene Vertriebsleute in der Ukraine, ohne dort eine Gesellschaft zu gründen. Vier Jahre lang waren wir ihr Arbeitgeber: Lohnabrechnung, Verträge, Autos, Reisen und Spesen für seine Account Manager und für einen Business Developer einer zweiten Geschäftseinheit, der Import seiner Mustermaterialien und ein Weg, ihre Bezahlung zu sichern, als die Hrywnja einbrach.
4 Jahre in unserer Lohnabrechnung, von der ersten Einstellung bis zum geplanten Abschluss
Dauer
4 + 2 Beschäftigte, dazu zwei von uns rekrutierte Vertriebsaushilfen
Menschen
2 Geschäftseinheiten unter einem Vertrag
Umfang
0 Gesellschaften, die der Kunde in der Ukraine gründen musste
Struktur
Die Menschen
Zwei Geschäftseinheiten, ein Vertrag
Jeder Balken ist eine Person, die wir für den Kunden beschäftigt haben, oder der Importkanal, den wir für ihn betrieben haben. Zwei Geschäftseinheiten, ein Vertrag und ein einziger Rechnungsfluss über die gesamte Zeit.
Die Aufgabe
Was der Kunde tatsächlich brauchte
Der Kunde verkaufte über Distributoren und wollte eigene Account Manager im Markt, nah an den Abnehmern. Eine Repräsentanz oder Tochtergesellschaft hätte monatelange Registrierung und eine steuerliche Präsenz bedeutet, die er nicht wollte. Er bat uns, seine Leute unter seiner Führung anzustellen und ihm die vollen Kosten jeden Monat weiterzuberechnen.
Wir stellten ein, wen der Kunde auswählte, schrieben die Verträge, führten Lohnabrechnung und Sozialbeiträge, leasten die Autos, bezahlten Telefone, Kraftstoff und Dienstreisen und ließen jede Ausgabe von den Vorgesetzten beim Kunden genehmigen, bevor sie anfiel.
Compliance
Im ersten Jahr änderte sich das Gesetz
Ein neues Arbeitsgesetz machte Outstaffing 2012 zu einer lizenzpflichtigen Tätigkeit und schloss Niederlassungen als Arbeitgeber aus. Wir haben die Beschäftigten in eine Gruppengesellschaft überführt, die die Lizenz halten konnte, und die Verträge mit dem Kunden vor Fristablauf neu aufgesetzt – ohne einen Tag Unterbrechung bei der Bezahlung.
Die schwierigen Teile
Wo es schwierig wird
Ein Arbeitgeber ohne Gesellschaft
Der Kunde wollte Leute vor Ort und keine steuerliche Präsenz. Jeder Vertrag, jedes Auto und jedes Telefon lag bei uns, während der Kunde die Kontrolle über Genehmigungen, Stundenzettel und seine eigenen Vorgesetzten im Ausland behielt.
Zwei Einheiten, zwei Vorgesetzte
Eine zweite Geschäftseinheit nutzte denselben Vertrag für ihren eigenen Business Developer, mit einem Vorgesetzten in einem anderen Land und eigenem Budget. Ein einziger Rechnungsfluss musste beiden dienen.
Gehälter in einer fallenden Währung
2014 verlor die Hrywnja innerhalb von Monaten einen großen Teil ihres Werts. Wir haben eine rechtmäßige befristete Anpassung entwickelt, gekoppelt an einen Dollar-Referenzkurs, und sie jeden Monat mit dem Kunden überprüft.
Auch Muster sind Importe
Kataloge, Farbkarten und Muster brauchten einen eingetragenen Importeur und Zollwerte, die zu den Unterlagen passten. Als eine Lieferantenrechnung um den Faktor hundert falsch war, haben wir das mit dem Zoll und der Bank geklärt.
Zweimal im Monat abrechnen
Eine Vorauszahlungsrechnung nach Budget, eine Schlussrechnung nach Ist-Kosten, ein Leistungsnachweis und unterschriebene Stundenzettel für jede Person, jeden Monat, in zwei Sprachen.
Saubere Austritte
Vier sehr unterschiedliche Austritte, von einer Probezeit, die nicht funktionierte, bis zu einer Geschäftseinheit, die den Markt verließ. Jeder Austritt brauchte den passenden rechtlichen Weg, das Ende der Leasingverträge und die Rückgabe des Kundeneigentums.
Was wir getan haben
Aufsetzen, anpassen, schützen, abschließen
- 2011–12 — Aufbau. Angebot und Vertrag innerhalb von sechs Wochen nach der ersten Anfrage, die erste Lohnabrechnung im Januar, bis zum Herbst ein Importkanal für Mustermaterialien.
- 2012–13 — Anpassung. Neue Verträge nach dem neuen Outstaffing-Gesetz, eine zweite Geschäftseinheit hinzugekommen, Vertriebsaushilfen für die Saison rekrutiert und ein dritter Account Manager eingestellt und wieder entlassen.
- 2014–15 — Schutz. Gehaltsanpassung und Kursabsicherung durch die Währungskrise, Verfahren für Kostengenehmigung und Dienstreisen und ein günstigerer Importweg über unsere eigene Gesellschaft.
- 2015–16 — Abschluss. Eine Einheit verließ den Markt, die andere beendete den Service wie geplant; Autos und Ausrüstung zurückgegeben, der letzte Import verzollt und die Unterlagen abgezeichnet.
Outstaffing ist leicht zu beschreiben und schwer über Jahre gut zu machen. Die Arbeit steckt in den Details, die niemand sieht: den Genehmigungen, den Austritten und dem Monat, in dem sich die Währung halbiert.
In den Worten des Kunden
„Ihre Vorschläge wurden intern geprüft und genehmigt.“
Der regionale Finanzmanager des Kunden zu unserem Vorschlag, die Gehälter der Mitarbeitenden durch die Abwertung 2014 zu schützen.
Wie wir arbeiten
Wir nennen Ihnen nicht den Namen eines anderen Kunden
Kunde, Eigentümer und Personen werden hier nicht genannt – und in einem Gespräch ebenso wenig. Über dieses Projekt sprechen wir gern im Detail. Was wir nicht tun: mit Ihnen so über den letzten Kunden reden, wie wir mit dem nächsten über Sie reden würden.
Nächster Schritt
Sie brauchen Leute in der Ukraine, bevor Sie dort eine Gesellschaft haben?
Nennen Sie uns, wen Sie einstellen wollen und wie Sie diese Leute führen. Wir sagen Ihnen ehrlich, was ein Employer-of-Record-Modell kostet, was es abdeckt und wo seine Grenzen liegen.