Projektreferenz · Fertigungsindustrie
Das erste Vertriebsteam eines deutschen Familienunternehmens in der Ukraine und in Russland.
Ein deutscher Hersteller in Familienbesitz wollte eigene Vertriebsleute in der Ukraine und in Russland, ohne in einem der beiden Länder eine Gesellschaft zu gründen. Über zweieinhalb Jahre haben wir vier davon für zwei seiner Sparten rekrutiert, die erste von ihnen 26 Monate lang über unsere eigene Lohnabrechnung beschäftigt und die Einstellungen in Russland als selbstständige Auftragnehmer aufgesetzt, die direkt für den Kunden arbeiteten.
4 Vertriebseinstellungen in zwei Ländern
26 Monate als Employer of Record mit Lohnabrechnung
2 Sparten betreut: Konsumgüter und Industrieanlagen
0 lokale Gesellschaften, die der Kunde gründen musste
Wie die Arbeit lief
Sechs Arbeitsstränge, ein Kunde
Die Aufgabe
Was der Kunde tatsächlich brauchte
Der erste Auftrag betraf eine einzige Person: eine Vertriebsleitung für das Land, die die nationalen Elektronikketten bereits kannte und der Marke Türen öffnen konnte. Wir haben fünf Kandidaten vorgestellt. Der Kunde flog zweimal zu Interviews ein und entschied sich innerhalb von zehn Wochen nach dem ersten Gespräch für eine Kandidatin.
Die schwierigere Frage war, wer sie beschäftigen würde. Der Kunde hatte keine Gesellschaft in der Ukraine und wollte vorerst auch keine. Also wurden wir der rechtliche Arbeitgeber: Arbeitsvertrag, Lohnabrechnung und Steuern, Unterlagen für Dienstreisen und Urlaub, ein Arbeitsplatz in unserem Business Center, Laptop und Telefon. Der Kunde setzte die Ziele und steuerte die Arbeit; jeden Monat genehmigte er die Kosten, bevor wir sie in Euro in Rechnung stellten.
Expansion
Dann Russland, für zwei Sparten zugleich
Ein Jahr später bat der Kunde um zwei Personen in Russland: einen regionalen Vertriebsleiter für seine Konsumgütermarke und einen technischen Vertriebsmitarbeiter für seine Industriesparte. Da es keine russische Gesellschaft gab, wurden beide als selbstständige Auftragnehmer mit eigener Registrierung aufgesetzt, die ihre Verträge direkt mit dem Kunden schlossen. Wir haben die Angebote und Verträge geschrieben, den Kandidaten die steuerliche Seite erklärt und blieben für beide Seiten Ansprechpartner, bis die Verträge unterschrieben waren. 2014 folgte eine dritte Einstellung, ein Key Account Manager.
Die schwierigen Teile
Wo es schwierig wird
Ein Arbeitgeber ohne Gesellschaft
Wir trugen die Pflichten des Arbeitgebers, der Kunde trug das Geschäft. Das funktioniert nur, wenn die Grenze zwischen beidem schriftlich festgehalten ist: wer Ziele setzt, wer Ausgaben genehmigt, wer einen Urlaubsantrag unterschreibt.
Bonus und Autokosten in der Lohnabrechnung
Das lokale Recht kannte keine Kilometerpauschale, also liefen Kraftstoff und Zielbonus über die Lohnabrechnung, und die Steuerkosten wurden dem Kunden vorab gezeigt. Keine Überraschungen auf der Rechnung.
Ein Euro-Vertrag und eine Lohnabrechnung in Landeswährung
Der Kunde zahlte in Euro, Gehälter und Steuern liefen in Landeswährung. Als sich der Wechselkurs 2014 stark bewegte, haben wir die Zahlen jedes Monats Zeile für Zeile erklärt.
Ein Profil, das es nicht gab
Die Industriesparte wollte einen Ingenieur, der Deutsch sprach und die Werke ihrer Kunden kannte. Nach zwei Monaten haben wir schriftlich mitgeteilt, dass es diese Person auf dem Markt nicht gab, und zwei realistische Optionen angeboten. Der Kunde hat entschieden, und wir haben eingestellt.
Auftragnehmer, die es schriftlich wollten
Selbstständige Auftragnehmer tragen ihre Kosten selbst. Gute Kandidaten wollten Reisekostenvorschüsse, Autonutzung und Versicherung im Vertrag geregelt haben, bevor sie unterschrieben. Wir haben diese Punkte vor dem Angebot verhandelt, nicht danach.
Einstellen, als der Markt kippte
Die Suche 2014 lief mitten durch eine Währungskrise. Wir haben rund 120 Kontakte aufgebaut und 42 Bewerbungen gewonnen, die Suche auf benachbarte Branchen ausgeweitet und trotzdem zu den Reiseterminen des Kunden eine Shortlist vorgelegt.
Phasen
Suchen, beschäftigen, erweitern, anpassen
- 2012 · Suche und Aufbau. Fünf Kandidaten, zwei Interviewtage, eine Einstellung und ein Employer-of-Record-Vertrag, unterzeichnet innerhalb von drei Monaten nach dem ersten Gespräch.
- 2012–2014 · Employer of Record. Lohnabrechnung, Dienstreiseaufträge, Urlaub, Versicherung und eine monatliche Routine aus Genehmigung und Abrechnung, die der Kunde prüfen konnte.
- 2013 · Zwei Suchen in Russland. Interviews mit dem Eigentümer vor Ort, Angebote, Registrierung der Auftragnehmer und Verträge für zwei Sparten.
- 2014 · Key-Account-Suche und ein neues Modell. Eine dritte Einstellung in Russland und ein Vorschlag, die ukrainische Stelle auf ein Auftragnehmermodell umzustellen, zu rund einem Viertel geringeren Kosten.
- 2014–2015 · Über das Recruiting hinaus. Als der Kunde eine lokale Produktion prüfte, haben wir einen Beratungspartner mit den richtigen Kontakten vermittelt.
Nicht jeder Markteintritt braucht vom ersten Tag an eine eigene Gesellschaft. Dieser brauchte die richtigen Leute, einen rechtlichen Arbeitgeber und Verträge, die beide Seiten gleich verstehen konnten.
In den Worten des Kunden
„Er wusste das sehr zu schätzen.“
Der Exportmanager des Kunden, als er die Reaktion des Eigentümers auf unseren Vorschlag für ein Auftragnehmermodell weitergab, 2014.
Wie wir arbeiten
Wir nennen Ihnen nicht den Namen eines anderen Kunden
Kunde, Eigentümer und Personen werden hier nicht genannt – und in einem Gespräch ebenso wenig. Über dieses Projekt sprechen wir gern im Detail. Was wir nicht tun: mit Ihnen so über den letzten Kunden reden, wie wir mit dem nächsten über Sie reden würden.
Nächster Schritt
Sie bauen ein Vertriebsteam in einem Markt auf, in dem Sie keine Gesellschaft haben?
Nennen Sie uns die Stellen und die Länder. Wir sagen Ihnen, welches Vertragsmodell passt, was es jeden Monat kostet und wie schnell wir die Leute finden.