Projektreferenz · Outstaffing · Konsumgüter
Fünf Personen, fünfeinhalb Jahre – und keine davon auf der Gehaltsliste des Kunden.
Das ukrainische Büro eines internationalen Premium-Getränkeunternehmens wollte seine Office-Managerin und später auch seine Unterstützung in Logistik und Marketing bei jemand anderem angestellt wissen. Von 2013 bis 2018 waren wir der rechtliche Arbeitgeber von fünf Personen, die in diesem Büro arbeiteten. Wir haben ihre Lohnabrechnung zweimal im Monat erstellt, ihre Unterlagen im Einklang mit dem ukrainischen Arbeitsrecht gehalten und jeden Monat eine einzige Rechnung geschickt, die die externe Buchhaltung des Kunden ohne Rückfragen buchen konnte. Der Kunde hat jede Person selbst ausgewählt. Wir haben dafür gesorgt, dass das Modell funktioniert.
5 Personen für den Kunden beschäftigt
Umfang
5½ Jahre, 2013 bis 2018
Kontinuität
5 Tage von der Freigabe bis zum ersten Arbeitstag
Tempo
Arbeits- und Dienstverträge
Compliance
Fünf Personen im Lauf der Zeit
Das Modell wuchs mit dem Büro
Nach zwei Jahren bat der Kunde um eine Logistikkoordinatorin, und sie war innerhalb weniger Tage bei der Arbeit. Später kamen zweimal befristete Unterstützung für Import und Logistik sowie eine Marketingassistenz hinzu. Jede Erweiterung war eine kurze schriftliche Anfrage unter demselben Vertrag: wer, welche Funktion, ab wann, zu welchem Gehalt. Aus jeder Anfrage haben wir einen Vertrag, einen Eintrag in der Lohnabrechnung und eine weitere Zeile auf der Monatsrechnung gemacht.
Die Aufgabe
Was der Kunde tatsächlich brauchte
Der Country Manager hatte die richtige Person für die Stelle im Büro selbst gefunden. Was er nicht wollte, waren eine lokale Lohnabrechnung, Personalakten und arbeitsrechtlicher Papierkram für ein Team, das nie größer als eine Handvoll Leute sein würde. Er bat uns, sie anzustellen, zu bezahlen und alles zu übernehmen, was ein Arbeitgeber in der Ukraine tun muss – von Urlaub und Krankheitstagen bis zu Gehaltskarten und Sozialbeiträgen.
Die Personalabteilung des Kunden saß in einer Regionalniederlassung in einem anderen Land, und seine Bücher führte eine externe Buchhaltungsfirma. Jede Zahl, die wir lieferten, musste deshalb für drei Zielgruppen zugleich Sinn ergeben: den Manager im Büro, das regionale HR-Team und die Buchhalter, die unsere Rechnungen verbuchten.
Die schwierigen Teile
Wo es schwierig wird
Der Kunde wählt aus, der Arbeitgeber trägt das Risiko
Jede Person wurde vom Kunden ausgewählt, die rechtlichen Pflichten aber lagen bei uns: Verträge, Urlaub, Krankengeld, Kündigungsregeln. Unser Vertrag legte fest, wo der Kunde die Arbeit anweisen darf und wo nur der Arbeitgeber handeln darf.
Befristete Arbeit, dauerhafte Regeln
Kurze Einsätze begannen auf zivilrechtlichen Dienstverträgen. Als der Kunde wollte, dass eine befristet eingesetzte Fachkraft bezahlten Urlaub und volle soziale Garantien erhält, haben wir sie ohne Unterbrechung ihrer Arbeit auf einen befristeten Arbeitsvertrag umgestellt.
Rechnungen, die jemand anderes buchen muss
Die Bücher des Kunden führte eine externe Firma mit genauen Regeln für Steuerrechnungen und unterschriebene Originale. Eine falsche Zeile bedeutete ein abgelehntes Dokument; also haben wir uns an ihr Format gehalten und die Originale jeden Monat per Kurier geschickt.
Kostenberichte für ein anderes Jahr
Der Kunde berichtete nach einem Geschäftsjahr, das nicht dem Kalenderjahr entsprach. Das regionale HR-Team wollte die vollen monatlichen Kosten pro Person, mit und ohne Mehrwertsteuer, oft noch bis zum Ende desselben Tages.
Mehr als ein Gehalt
Laptops, Mobiltelefone und Krankenversicherung haben wir gestellt und weiterberechnet, jeweils vorher schriftlich vereinbart. Ein Laptop wurde zusammen mit dem Vertrag, für den er gebraucht wurde, ausgegeben und wieder zurückgegeben.
Start morgen
Anfragen kamen oft mit einem Starttermin nur wenige Tage später. Eine neue Koordinatorin stand im Büro des Kunden, bevor wir sie überhaupt telefonisch erreicht hatten. Wir haben das als ihren ersten Arbeitstag gezählt und die Unterlagen nachgeholt.
Was wir getan haben
Aufsetzen, betreiben, wachsen, übergeben
- Anfang 2013 · Aufbau. Ein Angebot am Tag nach dem ersten Gespräch, ein Outstaffing-Vertrag innerhalb von drei Wochen und die erste Mitarbeiterin fünf Tage nach der Freigabe des Kunden bei der Arbeit.
- 2013–2014 · Betrieb. Lohnabrechnung zweimal im Monat, jeden Monat Leistungsnachweis, Rechnung und Steuerrechnung, eine befristete Zulage für zusätzliche Aufgaben, ein Funktionswechsel und regelmäßige Gehaltsüberprüfungen, jeweils mit der passenden Vertragsänderung.
- 2015–2016 · Wachstum. Eine Logistikkoordinatorin für acht Monate, befristete Logistikunterstützung für vier und Kostenberichte für das regionale Reporting des Kunden.
- 2017–2018 · Höhepunkt und Übergabe. Drei Personen gleichzeitig, ein Dienstvertrag in eine befristete Anstellung umgewandelt, eine Marketingassistenz auf einem verlängerbaren Vertrag und ein geordneter Abschluss, als der letzte Einsatz 2018 endete.
Outstaffing macht selten Schlagzeilen. Gut gemacht, bemerkt es im Büro niemand. Genau darum ging es fünfeinhalb Jahre lang.
In den Worten des Kunden
„Bitte bestätigen Sie die Verfügbarkeit einer qualifizierten Fachkraft … und dass die in die Leistung eingebundenen Personen die sozialen Garantien erhalten, die das ukrainische Arbeitsrecht vorschreibt.“
Der Direktor des Kunden in seiner schriftlichen Bitte, die Unterstützung für Import und Logistik zu verlängern, 2017 (übersetzt).
Wie wir arbeiten
Wir nennen Ihnen nicht den Namen eines anderen Kunden
Kunde, Eigentümer und Personen werden hier nicht genannt – und in einem Gespräch ebenso wenig. Über dieses Projekt sprechen wir gern im Detail. Was wir nicht tun: mit Ihnen so über den letzten Kunden reden, wie wir mit dem nächsten über Sie reden würden.
Nächster Schritt
Sie brauchen Leute in der Ukraine, aber keine eigene Lohnabrechnung?
Nennen Sie uns: wer, welche Funktion und ab wann. Wir nennen Ihnen die vollen monatlichen Kosten, alles inklusive, bevor jemand unterschreibt.