Референс проєкту · Аутстафінг · Споживчі товари
П’ятеро людей, п’ять з половиною років — і жодного в штаті самого клієнта.
Українському офісу міжнародної компанії у сфері преміальних напоїв було потрібно, щоб його офіс-менеджерку, а згодом і людей для підтримки логістики та маркетингу працевлаштовував хтось інший. З 2013 по 2018 рік ми були юридичним роботодавцем п’ятьох людей, які працювали в цьому офісі. Ми двічі на місяць нараховували їм зарплату, вели їхні документи відповідно до трудового законодавства України й щомісяця надсилали один рахунок, який аутсорсингові бухгалтери клієнта могли провести без запитань. Кожну людину обирав клієнт. А ми робили так, щоб ця схема працювала.
5 людей, працевлаштованих для клієнта
Обсяг
5½ року, з 2013 по 2018 рік
Безперервність
5 днів від згоди клієнта до першого робочого дня
Швидкість
Трудові та цивільно-правові договори
Комплаєнс
П’ятеро людей за ці роки
Схема зростала разом з офісом
Через два роки клієнт попросив координаторку з логістики, і вже за кілька днів вона працювала. Згодом двічі знадобилася тимчасова підтримка з імпорту та логістики, а також асистент з маркетингу. Кожне доповнення було коротким письмовим запитом у межах тієї самої угоди: хто, на яку посаду, з якої дати, з якою оплатою. Кожен запит ми перетворювали на договір, запис у зарплатній відомості й ще один рядок у щомісячному рахунку.
Завдання
Що насправді було потрібно клієнту
Кантрі-менеджер сам знайшов потрібну людину на посаду в офісі. Чого він не хотів — це місцевої зарплатної відомості, особових справ і паперової роботи з трудового права для команди, яка ніколи не перевищить кількох людей. Він попросив нас працевлаштувати її, платити їй і виконувати все, що мусить робити роботодавець в Україні, — від відпусток і лікарняних до зарплатних карток і соціальних внесків.
HR-служба клієнта працювала в регіональному офісі в іншій країні, а бухгалтерію вела аутсорсингова фірма. Тож кожна наша цифра мала бути зрозумілою одразу трьом адресатам: менеджеру в офісі, регіональній HR-команді та бухгалтерам, які проводили наші рахунки.
Складні частини
Де починаються складнощі
Обирає клієнт, ризик несе роботодавець
Кожну людину обирав клієнт, але юридичні обов’язки лежали на нас: договори, відпустки, лікарняні, правила звільнення. Наша угода чітко визначала, де клієнт може керувати роботою, а де діяти може лише роботодавець.
Тимчасова робота, постійні правила
Короткі завдання починалися з цивільно-правових договорів про надання послуг. Коли клієнт захотів, щоб тимчасова фахівчиня мала оплачувану відпустку й повні соціальні гарантії, ми перевели її на строковий трудовий договір без перерви в роботі.
Рахунки, які проводить хтось інший
Бухгалтерію клієнта вела аутсорсингова фірма з точними вимогами до податкових накладних і підписаних оригіналів. Один неправильний рядок означав відхилений документ, тож ми дотримувалися її формату й щомісяця надсилали оригінали кур’єром.
Звіти про витрати за іншим роком
Клієнт звітував за фінансовим роком, який не збігався з календарним. Регіональна HR-служба просила повну місячну вартість кожної людини, з ПДВ і без, — часто до кінця того самого дня.
Більше, ніж зарплата
Ноутбуки, мобільні телефони й медичне страхування надавали ми й перевиставляли клієнту, щоразу заздалегідь погодивши це письмово. Ноутбук видавали й повертали разом із договором, для якого він був потрібен.
Почати завтра
Запити часто надходили з датою виходу за кілька днів. Одна нова координаторка прийшла до офісу клієнта ще до того, як ми встигли їй додзвонитися. Ми зарахували це як її перший робочий день і наздогнали документи.
Що ми зробили
Налаштувати, вести, зростати, передати
- Початок 2013 · Налаштування. Пропозиція наступного дня після першого дзвінка, договір аутстафінгу протягом трьох тижнів і перша працівниця на роботі через п’ять днів після згоди клієнта.
- 2013–2014 · Супровід. Зарплата двічі на місяць, щомісячні акт, рахунок і податкова накладна, тимчасова доплата за додаткові обов’язки, зміна посади й регулярний перегляд зарплати — щоразу з правильною додатковою угодою до договору.
- 2015–2016 · Зростання. Координаторка з логістики на вісім місяців, тимчасова підтримка з логістики на чотири, а також звіти про витрати для регіональної звітності клієнта.
- 2017–2018 · Пік і передача. Троє людей одночасно, один цивільно-правовий договір переведено на строковий трудовий, асистент з маркетингу за договором із можливістю продовження й упорядковане завершення, коли у 2018 році закінчилося останнє призначення.
Аутстафінг рідко потрапляє в заголовки. Коли його зроблено добре, в офісі його взагалі ніхто не помічає. Саме в цьому й була суть усі п’ять з половиною років.
Словами клієнта
«Просимо підтвердити наявність кваліфікованого фахівця … а також те, що люди, залучені до надання послуг, отримують соціальні гарантії, передбачені трудовим законодавством України».
Директор клієнта в письмовому проханні продовжити підтримку з імпорту та логістики, 2017 рік (переклад).
Як ми працюємо
Ми не називаємо вам імені іншого клієнта
Клієнт, його власники та люди тут не названі — і на зустрічі не будуть. Ми радо розкажемо про цей проєкт у деталях. Чого ми не робимо: говорити з вами про попереднього клієнта так, як говорили б про вас із наступним.
Наступний крок
Потрібні люди в Україні, але не у власному штаті?
Скажіть нам, хто, на яку посаду і з якої дати. Ми назвемо повну місячну вартість — з усім включно — ще до того, як хтось щось підпише.