Projektreferenz · Verwaltung von Auftragnehmern und monatliche Abrechnung
Monatsabschluss, jeden Monat, egal was sich sonst änderte.
Ein europäisches Data-Engineering-Beratungsunternehmen wollte mit seinen Ingenieuren in der Ukraine über Direktverträge arbeiten: keine eigene ukrainische Gesellschaft und kein Personaldienstleister dazwischen. Jeder Ingenieur arbeitet als eingetragener Einzelunternehmer. Wir haben die Verträge entworfen und seitdem jeden Monat Berechnung, Rechnung und Leistungsnachweis erstellt, mit den Steuermeldungen dahinter. Banken, Sätze, Dienstleister und das Team haben sich über die Jahre geändert. Die Routine blieb.
1 Paket pro Monat für jeden Ingenieur: Berechnung, Rechnung und Leistungsnachweis
Monatlich
0 ukrainische Gesellschaften, die der Kunde gründen, besetzen oder führen musste
Struktur
4 Steuerquartale pro Jahr, für jeden Ingenieur gemeldet und bezahlt
Compliance
Bis zu 3 Ingenieure gleichzeitig, jeder mit einem Direktvertrag mit dem Kunden
Team
Der Ablauf im Überblick
Ein Monat, immer wieder
Fünf Schritte pro Monat für jeden Ingenieur, ein Steuerquartal dahinter und jede Änderung auf Papier, bevor sie auf einer Rechnung erscheint.
Die Aufgabe
Was der Kunde tatsächlich brauchte
Der erste Anruf kam von einem der Ingenieure des Kunden, nicht vom Kunden selbst. Er arbeitete über einen Outsourcing-Anbieter für den Kunden und wollte eine einfachere Lösung: einen Direktvertrag, klare monatliche Unterlagen und kein Büro, in dem er sitzen musste.
Der Kunde stimmte zu und unterzeichnete unser Angebot. Wir haben seinen Vertragsentwurf geprüft, die Teile umgeschrieben, die eine ukrainische Bank hinterfragen würde, ihn übersetzt und mit dem Ingenieur das Startdatum festgelegt. Vom ersten Monat an haben wir seine Rechnung und die zugehörige Berechnung zur Freigabe durch den Kunden erstellt und die Buchhaltung seines Einzelunternehmens geführt.
Weitere Ingenieure folgten. Jedes Mal schickte der Kunde einen Namen, ein Startdatum und den vereinbarten Monatsbetrag; den Rest haben wir erledigt: Registrierung, Vertrag, Bankkonto, erste Rechnung.
Warum es wichtig ist
Direktverträge funktionieren nur, wenn die Unterlagen stimmen
Einen Ingenieur in der Ukraine direkt zu bezahlen, ist legal und verbreitet, aber jede Zahlung aus dem Ausland durchläuft die Devisenkontrolle der Bank. Die Bank prüft bei jeder Überweisung den Vertrag, das Konto des Zahlers sowie Rechnung und Leistungsnachweis dahinter, und der Ingenieur muss jedes Quartal Steuern melden und zahlen. Fehlt ein Dokument oder ist es veraltet, wird das Geld zurückgehalten oder zurückgeschickt. Der Kunde wollte nichts davon auf seinem Schreibtisch haben und auch keine lokale Gesellschaft, die er dafür am Leben halten müsste.
Die schwierigen Teile
Wo es schwierig wird
Ein Vertrag, den die Bank akzeptiert
Der Entwurf des Kunden sah ein festes Honorar für vage beschriebene Leistungen vor, was eine Bank hinterfragen kann. Wir haben einen festen Leistungsumfang als Nachtrag ergänzt, sodass der Preis fest blieb und sich der Umfang ändern konnte, ohne den Vertrag anzufassen.
Der Zahler muss zu den Papieren passen
Als der Kunde über einen günstigeren Devisendienst zahlen wollte, haben wir zuerst geprüft, welchen Namen die ukrainische Bank als Absender sehen würde, und dann die Verträge geändert, bevor die erste Zahlung floss.
Bankdaten, die sich auf beiden Seiten ändern
Der Kunde wechselte sein Zahlungskonto in denselben Wochen, in denen die Ukraine die Konten auf IBAN umstellte. Jeder Vertrag erhielt innerhalb weniger Tage einen Nachtrag, und die Zahlungen des nächsten Monats wurden freigegeben.
Sätze ändern sich zuerst auf Papier
Jede Änderung des Monatsbetrags eines Ingenieurs wurde vom Kunden schriftlich bestätigt, dann als Nachtrag unterzeichnet und erst danach auf einer Rechnung ausgewiesen.
Krieg – und derselbe Monatsabschluss
Als der groß angelegte Krieg begann, gingen Berechnungen und Rechnungen an den üblichen Arbeitstagen hinaus, und die Quartalsmeldungen wurden fristgerecht eingereicht.
Ein Teil des Teams wechselt
Als zwei Ingenieure zu einer anderen Gesellschaft der Gruppe des Kunden wechselten, haben wir die Beendigungsnachträge vorbereitet und ihr Steuerquartal abgeschlossen. Der verbleibende Ingenieur blieb bei derselben Routine.
Was wir getan haben
Einrichten, erweitern, betreiben, anpassen
- Erster Monat — Einrichtung. Angebot unterzeichnet, Vertrag des Kunden geprüft und übersetzt, Buchhaltung des Ingenieurs übernommen, erste Rechnung ausgestellt.
- Jeder neue Ingenieur — Erweiterung. Registrierung als Einzelunternehmer, wo nötig, ein Vertrag in derselben Form, ein Bankkonto, das der Vertrag nennt.
- Jeden Monat — Betrieb. Angaben gesammelt, Berechnung freigegeben, Rechnung und Leistungsnachweis ausgestellt, Zahlung von der Bank freigegeben.
- Jedes Quartal — Meldung. Steuererklärungen, Einheitssteuer und Sozialbeitrag für jeden Ingenieur.
- Bei jeder Änderung — Anpassung. Zuerst ein Nachtrag: neue Sätze, neue Bankdaten, eine neue Adresse, eine Verlängerung oder ein Austritt.
Der Kunde musste die ukrainischen Regeln nie lernen. Er gab eine Berechnung frei und bezahlte eine Rechnung.
Wie wir arbeiten
Wir nennen Ihnen nicht den Namen eines anderen Kunden
Kunde und Ingenieure werden hier nicht genannt – und in einem Gespräch ebenso wenig. Über dieses Projekt sprechen wir gern im Detail. Was wir nicht tun: mit Ihnen so über den letzten Kunden reden, wie wir mit dem nächsten über Sie reden würden.
Nächster Schritt
Sie wollen in der Ukraine mit Leuten über Direktverträge arbeiten, ohne dass der Papierkram auf Ihrem Schreibtisch landet?
Sagen Sie uns, wie viele Personen, ab wann und mit welchen Monatsbeträgen. Wir zeigen Ihnen Vertrag, Monatspaket und Quartalsmeldungen Zeile für Zeile, bevor irgendetwas beginnt.