Референс проєкту · Супровід ФОП і щомісячні рахунки
Кінець місяця — щомісяця, хоч би що ще змінилося.
Європейська консалтингова компанія з інженерії даних хотіла, щоб її інженери в Україні працювали з нею за прямими договорами: без власної української компанії і без кадрового провайдера посередині. Кожен інженер працює як зареєстрована фізична особа — підприємець (ФОП). Ми підготували договори і відтоді щомісяця готуємо розрахунок, рахунок і акт, а також податкову звітність, що стоїть за ними. За ці роки змінювалися банки, ставки, постачальники й склад команди. Порядок — ні.
1 комплект на місяць для кожного інженера: розрахунок, рахунок і акт
Щомісяця
0 українських компаній, які клієнтові довелося відкрити, укомплектувати чи вести
Структура
4 податкові квартали на рік: звітність подано й податки сплачено за кожного інженера
Комплаєнс
До 3 інженерів одночасно, кожен — за прямим договором із клієнтом
Команда
Як це виглядало
Один місяць, що повторюється
П’ять кроків на місяць для кожного інженера, за ними — податковий квартал, а кожна зміна спершу з’являється на папері й лише потім — у рахунку.
Завдання
Що насправді було потрібно клієнту
Перший дзвінок надійшов не від клієнта, а від одного з його інженерів. Він працював на клієнта через аутсорсингового провайдера й хотів простішої схеми: прямий договір, зрозумілі щомісячні документи й жодного офісу, де він мусив би сидіти.
Клієнт погодився й підписав нашу пропозицію. Ми переглянули його проєкт договору, переписали частини, до яких мав би питання український банк, переклали договір і разом з інженером визначили дату початку. З першого місяця ми готували його рахунок і розрахунок до нього на погодження клієнтові та вели облік його ФОП.
Далі приєдналися інші інженери. Щоразу клієнт надсилав ім’я, дату початку й погоджену місячну суму; решту робили ми: реєстрацію, договір, банківський рахунок і перший рахунок на оплату.
Чому це важливо
Прямі договори працюють, лише коли документи бездоганні
Платити інженерові в Україні напряму — законно й поширено, але кожен платіж з-за кордону проходить валютний контроль банку. Банк перевіряє договір, рахунок, з якого надходять гроші, а також рахунок на оплату й акт за кожним переказом, а інженер мусить щокварталу подавати звітність і сплачувати податки. Якщо бракує одного документа або він застарів, гроші затримують чи повертають. Клієнт не хотів, щоб усе це опинилося на його столі, і не хотів підтримувати заради цього місцеву компанію.
Складні частини
Де починаються складнощі
Договір, який прийме банк
Проєкт клієнта передбачав фіксовану плату за розмито описані послуги, а до такого банк може мати питання. Ми додали чіткий перелік послуг окремим додатком: ціна лишилася фіксованою, а обсяг можна було змінювати, не чіпаючи самого договору.
Платник має збігатися з документами
Коли клієнт захотів платити через дешевший валютний сервіс, ми спершу перевірили, чиє ім’я український банк побачить як відправника, а потім змінили договори ще до першого такого платежу.
Реквізити змінюються з обох боків
Клієнт змінив рахунок, з якого платив, саме в ті тижні, коли Україна переводила рахунки на IBAN. За кілька днів до кожного договору підписали додаток, і платежі наступного місяця зарахували без затримок.
Ставки спершу змінюються на папері
Кожну зміну місячної суми інженера клієнт підтверджував письмово, потім її оформлювали підписаним додатком і лише після цього показували в рахунку.
Війна, а кінець місяця — той самий
Коли почалася повномасштабна війна, розрахунки й рахунки виходили у звичні робочі дні, а квартальну звітність подали вчасно.
Частина команди йде далі
Коли двоє інженерів перейшли до іншої компанії групи клієнта, ми підготували додатки про припинення договорів і закрили їхній податковий квартал. Інженер, який залишився, працював за тим самим порядком.
Що ми зробили
Запуск, підключення, супровід, зміни
- Перший місяць — Запуск. Підписана пропозиція, перевірений і перекладений договір клієнта, облік інженера прийнято до ведення, виставлено перший рахунок.
- Кожен новий інженер — Підключення. Реєстрація ФОП, де потрібно, договір у тій самій формі, банківський рахунок, зазначений у договорі.
- Щомісяця — Супровід. Зібрані вхідні дані, погоджений розрахунок, виставлені рахунок і акт, платіж, зарахований банком.
- Щокварталу — Звітність. Податкові декларації, єдиний податок і ЄСВ за кожного інженера.
- Коли щось змінюється — Зміни. Спершу додаток: нові ставки, нові реквізити, нова адреса, продовження або вихід.
Клієнтові так і не довелося вивчати українські правила. Він погоджував розрахунок і оплачував рахунок.
Як ми працюємо
Ми не називаємо вам імені іншого клієнта
Клієнт і його інженери тут не названі — і на зустрічі не будуть. Ми радо розкажемо про цей проєкт у деталях. Чого ми не робимо: говорити з вами про попереднього клієнта так, як говорили б про вас із наступним.
Наступний крок
Хочете, щоб люди в Україні працювали з вами за прямими договорами, а документи не лягали на ваш стіл?
Скажіть нам, скільки людей, з якої дати й які місячні суми. Ми покажемо вам договір, щомісячний комплект документів і квартальну звітність — рядок за рядком, ще до того, як щось почнеться.