Projektreferenz · Lebensmittelproduktion
Sieben Jahre als Personalabteilung eines Werks.
Ein Lebensmittelwerk in ausländischem Besitz produziert in der Ukraine rund um die Uhr für internationale Kunden. Als die Eigentümer uns holten, hatte das Werk rund achtzig Beschäftigte, einen Kollektivvertrag, der an dreizehn Stellen gegen das Arbeitsgesetzbuch verstieß, und niemanden, der für das Personal zuständig war. Wir haben die Personalarbeit neu aufgebaut, sie samt Lohnabrechnung über zwei Eigentümerwechsel hinweg geführt und sind Jahre später zurückgekehrt, um das Schichtsystem neu zu gestalten.
Sieben Jahre, ein Kunde
Kontinuität
Rund 80 Beschäftigte, zweimal im Monat bezahlt
Lohnabrechnung
13 arbeitsrechtliche Lücken geschlossen
Compliance
Zwei Eigentümerwechsel
Eigentum
Das letzte Projekt
Von zwei Schichtgruppen auf drei
In der Hochsaison arbeitete das Werk mit zwei Schichtgruppen sechs Tage und sechs Nächte pro Woche. So blieben die Produktion hoch und die Löhne nah am Markt, aber nur durch Überstunden, die das Arbeitsgesetzbuch nicht zulässt.
Die Aufgabe
Was der Kunde tatsächlich brauchte
Zuerst zwei Führungspositionen: eine Finanzleitung und eine Produktionsleitung. Dann die schwierigere Anfrage. Die Eigentümer saßen im Ausland, die Personalunterlagen des Werks entsprachen nicht mehr dem ukrainischen Recht, und eine Arbeitsinspektion hatte das bemerkt. Gebraucht wurde jemand vor Ort, der das in Ordnung bringt und in Ordnung hält.
Das hieß die naheliegende Arbeit: Verträge, Anordnungen, Urlaubspläne und Lohnabrechnung. Es hieß aber auch Arbeitserlaubnisse für den ausländischen Werksleiter, einen mit der Belegschaft verhandelten Kollektivvertrag, klare Regeln, wer was unterschreiben darf, und Unterstützung, wann immer Prüfer, Inspektoren der Sozialversicherung oder die Sozialauditoren der Kunden kamen.
Die schwierigen Teile
Wo es schwierig wird
Regeln ändern, während nach ihnen bezahlt wird
Ein neuer Kollektivvertrag, eine neue Vergütungsordnung und ein neues Eingruppierungssystem mussten mit der Arbeitnehmervertretung verhandelt und bei den Behörden registriert werden, während die alten Regeln noch den Lohn des laufenden Monats bestimmten.
Eigentümer wechseln, die Lohnabrechnung nicht
Die Muttergesellschaft wurde während unserer Arbeit für das Werk zweimal verkauft. Jeder Verkauf brachte neue Zeichnungsberechtigte, neue Prüfer und neue Berichtswege. Die Löhne mussten trotzdem jeden Monat an denselben zwei Tagen fließen.
Ein Werk, das nicht pausieren kann
Durchgehende Produktion bedeutet Nachtarbeit, Abendzuschläge, Wochenendbesetzung und Reinigungsteams mit eigenem Schichtplan. Das ukrainische Recht begrenzt Überstunden auf 120 Stunden pro Person und Jahr, und in der Hochsaison war dieses Kontingent nach zwei Monaten aufgebraucht.
Kriegszeit
Ab 2014 wurden einige Beschäftigte zum Wehrdienst einberufen. Das Gesetz schützt während des Dienstes ihren Arbeitsplatz und ihren Durchschnittslohn, und das Werk musste ohne sie weiterlaufen.
Management in drei Sprachen
Eigentümer in den USA und europäische Manager, die auf Englisch arbeiteten, eine Belegschaft, die Ukrainisch und Russisch sprach. Jede Regelung, die wir schrieben, gab es in mindestens zwei Sprachen.
Prüfungen von allen Seiten
Interne Kontrollprüfer im Auftrag der Eigentümer, Inspektoren der Sozialversicherung und die Sozialaudits, die große Kunden von ihren Lieferanten verlangen. Alle brauchten vollständige, stimmige Unterlagen, und wir haben das Werk auf jede dieser Prüfungen vorbereitet.
Was wir getan haben
Suchen, neu aufbauen, betreiben, neu gestalten
- 2011–12 · Suche. Besetzung der Finanzleitung und der Produktionsleitung sowie die Suche nach einem Geschäftsführer für ein Schwesterwerk in einem anderen Land.
- 2012–14 · Neuaufbau. Unsere Personalleiterin arbeitete vor Ort: Kollektivvertrag, Vergütungs- und Prämienordnung, Stellenbeschreibungen, Urlaubspläne, Abgeltung unbezahlter Überstunden und Arbeitserlaubnisse für den ausländischen Werksleiter.
- 2013–17 · Betrieb. Personalverwaltung und Lohnabrechnung gingen nach zwei Monaten Parallelrechnung und einer formellen Go/No-Go-Entscheidung an uns über: Lohn zweimal im Monat, Urlaubs- und Krankengeld, Meldungen an Finanzamt und Sozialfonds, ein Lohnzettel für alle Beschäftigten.
- 2018–19 · Neugestaltung. Eine Gehaltsmarktstudie, zwei Jahresbudgets im direkten Vergleich, ein Dreischichtplan und ein neues Vergütungssystem, festgeschrieben in einem neuen Kollektivvertrag.
Der Kunde kam 2018 zu uns zurück, vier Jahre nachdem unsere Personalleiterin das Werk verlassen hatte. Bei einer Dienstleistung wie dieser ist das die Referenz, die zählt.
In den Worten des Kunden
„Sie haben unser Personalwesen schon einmal in Ordnung gebracht.“
Die Personalleiterin des Werks, als sie uns 2018 für das Dreischichtprojekt zurückholte.
Wie wir arbeiten
Wir nennen Ihnen nicht den Namen eines anderen Kunden
Kunde, Eigentümer und Personen werden hier nicht genannt – und in einem Gespräch ebenso wenig. Über dieses Projekt sprechen wir gern im Detail. Was wir nicht tun: mit Ihnen so über den letzten Kunden reden, wie wir mit dem nächsten über Sie reden würden.
Nächster Schritt
Sie führen ein Werk in der Ukraine aus dem Ausland?
Ob eine einzelne Lohnabrechnung oder eine ganze Personalabteilung: Dreißig Minuten reichen meist, um Ihnen zu sagen, wo die Risiken liegen.
