Projektreferenz · Firmengründung & Outsourcing
Eine Gesellschaft, gegründet im Krieg – von der ersten Registrierung bis zur monatlichen Lohnabrechnung.
Eine europäische Handelsgruppe beschloss 2023, mitten im Krieg aus der Ukraine heraus zu handeln – mit einem Manager vor Ort und dem Vorstand im Ausland. Wir haben den Manager arbeitsfähig gemacht, bevor es die Gesellschaft gab, die Gesellschaft für einen Vorstand gegründet, der nie anreiste, sie mit jedem Dokument ausgestattet, das das ukrainische Recht verlangt, und führen seit dem ersten Gehalt jeden Monat ihre Personalverwaltung und Lohnabrechnung.
Vor Tag eins arbeitete der Manager legal und wurde bezahlt, Monate bevor es die Gesellschaft gab
Struktur
12 Compliance-Dokumente und -Prozesse zum Start eingerichtet
Compliance
Jeden Monat Gehälter, Meldungen und Personalunterlagen seit dem ersten Gehalt
Lohnabrechnung
2023 → heute ein Kunde, vier Phasen, läuft weiter
Kontinuität
Der Ablauf im Überblick
Vier Phasen, ein Team
Jeder Balken ist ein Arbeitsbereich, den wir für den Kunden geführt haben. Zuerst kam die Brücke, dann die Gesellschaft, und die Routine läuft bis heute.
Die Aufgabe
Was der Kunde tatsächlich brauchte
Die Gruppe wollte eine kleine Handelsgesellschaft in der Ukraine: einen Manager, einen Trader, Logistik und ein Büro, um Waren einzukaufen und zu exportieren. Sie wollte schlank beginnen, als ruhende Gesellschaft, und erst dann Geld ausgeben, wenn das Handelsvolumen es rechtfertigte.
Der Manager war lange vor der Gesellschaft bereit. Der Vorstand entschied alles aus dem Ausland, und jeder Euro musste vorab vom Konzern-Treasury genehmigt werden. Man bat uns um einen einzigen Partner, der die Gesellschaft gründen, sie compliant halten und ihre Personalverwaltung führen konnte – mit Preisen, die sich Zeile für Zeile genehmigen ließen.
Kriegszeit
Der Krieg ändert die Reihenfolge
In Friedenszeiten gründet man eine Gesellschaft und stellt dann ein. 2023 musste der Manager zuerst arbeiten: Wir haben ihn als Einzelunternehmer registriert, seine Dienstleistungsverträge mit der Gruppe geschrieben und seine Arbeit monatlich abgerechnet, sodass er in den Monaten, die die Gründung dauerte, legal tätig war und bezahlt wurde. Unter Kriegsrecht funktionieren Kündigungsfristen, Bankprüfungen und Devisenkontrolle anders, und unsere Angebote sagten das, bevor der Kunde unterschrieb.
Die schwierigen Teile
Wo es schwierig wird
Arbeiten, bevor es die Gesellschaft gibt
Ein Manager monatelang vor Ort, ohne Arbeitgeber im Land. Der Status als Einzelunternehmer mit sauberen Verträgen und monatlichen Leistungsnachweisen überbrückte die Lücke und endete, als die Gesellschaft ihn anstellen konnte.
Ein Vorstand, der nie anreist
Satzung, Beschlüsse und Vollmachten in zwei Sprachen, im Ausland unterschrieben und apostilliert, per Kurier geschickt – und noch einmal unterschrieben, als ein Zertifikat ablief, bevor die Registrierungsstelle es zu sehen bekam.
Nachweisen, wem der Eigentümer gehört
Die Regeln zur Offenlegung der Eigentümerstruktur verlangten die vollständige Eigentümerkette der Muttergesellschaft bis zu ihren wirtschaftlichen Endeigentümern. Wir haben das Schema und die Erläuterungen erstellt, die die Registrierungsstelle akzeptierte.
Banken, die alles fragen
Zwei Banken, zwei Runden mit Know-your-Customer-Fragen, Schreiben zu Plänen, Kunden und Lieferanten und Devisenkontrolle für den ersten Euro Kapital.
Budgets, Zeile für Zeile genehmigt
Das Konzern-Treasury genehmigte jede Leistung einzeln: Personalverwaltung, Lohnabrechnung, Buchhaltung, Compliance, Kapital, Mehrwertsteuer. Jedes Angebot zeigte genau, was es abdeckte, in der Zahlungswährung.
Die eigene Übergabe planen
Als die Gruppe ihre Buchhaltung auf einen eigenen Buchhaltungsserver verlegte, haben wir den Softwareanbieter selbst ausgewählt und beauftragt und Personalverwaltung und Lohnabrechnung weitergeführt, sodass zum Jahresende nichts brach.
Was wir getan haben
Überbrücken, gründen, ausstatten, betreiben
- 2023 — Überbrückung. Registrierung als Einzelunternehmer, Bankkonten und Dienstleistungsverträge für den künftigen Manager; das erste Angebot für die Gesellschaft innerhalb weniger Wochen.
- 2023–24 — Gründung. Name, Tätigkeiten, Satzung, Beschlüsse der Muttergesellschaft, Vollmachten, Offenlegung der Eigentümerstruktur, Registrierung, zwei Banken und das Stammkapital.
- 2024 — Ausstattung. Arbeitsordnung, Vergütungs- und Prämienrichtlinie, Geschäftsgeheimnisse, Datenschutz, Arbeitsschutzmanagement, Dienstreiseregeln, Verträge, ein Leitfaden zur Mehrwertsteuererstattung und die erste Lohnabrechnung der Gesellschaft.
- 2025–26 — Betrieb. Gehalt zweimal im Monat, Stundenzettel, Urlaub, Dienstreisen und Meldungen, jeden Monat; die Buchhaltung ging an das eigene Team des Kunden über, als sein Server bereit war.
Eine Gesellschaft zu gründen, ist ein paar Wochen Papierarbeit. Sie im Krieg zum Laufen zu bringen, für Eigentümer, die aus dem Ausland entscheiden, ist der Teil, der Urteilsvermögen verlangt.
Wie wir arbeiten
Wir nennen Ihnen nicht den Namen eines anderen Kunden
Kunde, Eigentümer und Personen werden hier nicht genannt – und in einem Gespräch ebenso wenig. Über dieses Projekt sprechen wir gern im Detail. Was wir nicht tun: mit Ihnen so über den letzten Kunden reden, wie wir mit dem nächsten über Sie reden würden.
Nächster Schritt
Sie gründen vom Ausland aus eine Gesellschaft in der Ukraine?
Sagen Sie uns, was Sie im Land vorhaben und wer es führen wird. Wir sagen Ihnen ehrlich, was die Gründung braucht, was sie Monat für Monat kostet und was der Krieg daran ändert.