Референс проєкту · Реєстрація компанії й аутсорсинг
Компанія, заснована під час війни, — від першої реєстрації до щомісячної зарплати.
Європейська торговельна група вирішила у 2023 році торгувати зсередини України — під час війни, з менеджером на місці й правлінням за кордоном. Ми дали менеджеру змогу працювати ще до того, як з’явилася компанія, заснували компанію для правління, яке жодного разу не приїжджало, забезпечили її всіма документами, яких вимагає українське законодавство, і від першої зарплати щомісяця ведемо її кадрове адміністрування та розрахунок зарплати.
До першого дня менеджер працював легально й отримував оплату ще за місяці до появи компанії
Структура
12 документів і процесів з комплаєнсу — від самого старту
Комплаєнс
Щомісяця зарплата, звіти й кадрові документи — від першої зарплати
Зарплата
2023 → сьогодні один клієнт, чотири етапи, співпраця триває
Безперервність
Як це виглядало
Чотири етапи, одна команда
Кожна смуга — один напрям роботи, який ми вели для клієнта. Спершу була перехідна схема, потім — компанія, а щоденна робота триває й досі.
Завдання
Що насправді було потрібно клієнту
Група хотіла мати в Україні невелику торговельну компанію: менеджер, трейдер, логістика й офіс, закупівля та експорт товарів. Вона хотіла стартувати ощадливо, як компанія без активної діяльності, і витрачати гроші лише тоді, коли це виправдають обсяги торгівлі.
Менеджер був готовий задовго до того, як могла з’явитися компанія. Правління ухвалювало всі рішення з-за кордону, а кожен євро мала заздалегідь погодити казначейська служба групи. Клієнт попросив нас стати єдиним партнером, який заснує компанію, забезпечить її відповідність вимогам і вестиме кадрове адміністрування, — з цінами, які можна погоджувати рядок за рядком.
Воєнний час
Війна змінює порядок дій
У мирний час спочатку засновують компанію, а потім наймають людей. У 2023 році менеджер мав почати працювати першим: ми зареєстрували його як фізичну особу — підприємця (ФОП), написали його договори про надання послуг із групою й щомісяця оформлювали рахунки за його роботу, тож усі місяці, поки створювалася компанія, він працював легально й отримував оплату. В умовах воєнного стану строки попередження, банківські перевірки й валютний контроль працюють інакше, і в наших пропозиціях про це йшлося ще до того, як клієнт їх підписав.
Складні частини
Де починаються складнощі
Працювати, поки компанії ще немає
Менеджер місяцями на місці — і жодного роботодавця в країні. Статус ФОП із чистими договорами й щомісячними актами закрив цю прогалину і завершився, коли компанія змогла взяти його на роботу.
Правління, яке не приїжджає
Статут, рішення й довіреності двома мовами, підписані й апостильовані за кордоном, доставлені кур’єром — і підписані ще раз, коли сертифікат утратив чинність раніше, ніж документи потрапили до реєстратора.
Довести, кому належить власник
Правила розкриття структури власності вимагали повного ланцюга власності материнської компанії — аж до її кінцевих власників. Ми підготували схему й пояснення, які прийняв реєстратор.
Банки, які питають про все
Два банки, два раунди запитань у межах перевірки «знай свого клієнта», листи про плани, клієнтів і постачальників і валютний контроль уже для першого євро капіталу.
Бюджети, погоджені рядок за рядком
Казначейська служба групи погоджувала кожну послугу окремо: кадрове адміністрування, зарплату, бухоблік, комплаєнс, капітал, ПДВ. Кожна пропозиція точно показувала, що вона охоплює, — у валюті оплати.
Спланувати власну передачу справ
Коли група перенесла облік на власний обліковий сервер, ми самі обрали постачальника програмного забезпечення й уклали з ним договір, а кадри та зарплату залишили за собою, тож наприкінці року нічого не зламалося.
Що ми зробили
Перехідна схема, заснування, оснащення, супровід
- 2023 — Перехідна схема. Реєстрація ФОП, банківські рахунки й договори про надання послуг для майбутнього менеджера; перша пропозиція щодо компанії — за кілька тижнів.
- 2023–24 — Заснування. Назва, види діяльності, статут, рішення материнської компанії, довіреності, розкриття структури власності, реєстрація, два банки й статутний капітал.
- 2024 — Оснащення. Правила внутрішнього трудового розпорядку, положення про оплату праці й премії, комерційна таємниця, захист персональних даних, управління охороною праці, правила відряджень, договори, інструкція з відшкодування ПДВ і перша зарплата компанії.
- 2025–26 — Супровід. Зарплата двічі на місяць, табелі, відпустки, відрядження й звіти — щомісяця; бухоблік передано власній команді клієнта, коли його сервер був готовий.
Заснувати компанію — це кілька тижнів паперової роботи. А от налагодити її роботу під час війни для власників, які ухвалюють рішення з-за кордону, — це вже питання зважених рішень.
Як ми працюємо
Ми не називаємо вам імені іншого клієнта
Клієнт, його власники та люди тут не названі — і на зустрічі не будуть. Ми радо розкажемо про цей проєкт у деталях. Чого ми не робимо: говорити з вами про попереднього клієнта так, як говорили б про вас із наступним.
Наступний крок
Відкриваєте компанію в Україні з-за кордону?
Розкажіть, що ви хочете робити в країні і хто цим керуватиме. Ми чесно скажемо, чого вимагає запуск, скільки це коштуватиме щомісяця і що змінює війна.