Projektreferenz · Fachkräfte-Recruiting & Payroll-Outsourcing
Dreizehn Jahre von der ersten Finanzbesetzung bis zur Payroll-Ausschreibung.
Die ukrainische Vertriebs- und die Finanzierungsgesellschaft eines europäischen Nutzfahrzeugherstellers haben von 2010 bis 2012 Finanz- und Fachkräfte über uns gesucht, unter einem Vertrag für beide Gesellschaften. Als die Vertriebsgesellschaft 2023 einen neuen Payroll-Dienstleister suchte, fragte sie wieder bei uns an. Innerhalb einer Woche haben wir ihren Fragebogen beantwortet, die Leistung kalkuliert und unser Lohnabrechnungssystem vorgestellt.
13 Jahre vom ersten Suchauftrag 2010 bis zur Payroll-Ausschreibung 2023
Beziehung
2 Gesellschaften eine Vertriebsgesellschaft und ihre Finanzierungsgesellschaft, unter einem Recruiting-Vertrag
Struktur
11 Suchaufträge Finanzen, Kredit, HR, Vertrieb und After-Sales, 2010–2012
Recruiting
7 Tage von der Payroll-Anfrage bis zu unserer Präsentation vor dem Team des Kunden
Lohnabrechnung
Der Ablauf im Überblick
Elf Suchaufträge, dann zwei Einladungen
Jeder Balken ist ein Suchauftrag; ein Punkt markiert eine Stelle, die mit unserem Kandidaten besetzt wurde. Die beiden Markierungen rechts zeigen, wann der Kunde mehr als Recruiting von uns wollte.
Die Aufgabe
Finanzleute, die in zwei Systemen arbeiten können
Der Kunde importiert und verkauft Nutzfahrzeuge in der Ukraine und wartet sie in eigenen Werkstätten; eine Schwestergesellschaft finanziert sie. Beide brauchten Buchhalter und Controller, die die ukrainische gesetzliche Buchführung führen und zugleich an einen europäischen Konzern berichten konnten – auf Englisch, aus einem Büro außerhalb der Stadt.
Der Finanzdirektor war vom ersten Vertragsentwurf an deutlich: keine Exklusivität, kein Retainer, ein Honorar nur bei Einstellung und ein Abnahmeprotokoll vor jeder Rechnung. Wir haben zugestimmt und einen einzigen Vertrag vereinbart, den beide Gesellschaften unterschrieben, sodass jeder neue Suchauftrag noch am Tag seines Eingangs beginnen konnte.
Die Stellen
Vom Hauptbuchhalter bis zum Credit Controller
Über zwei Jahre zogen sich die Suchaufträge durch die gesamte Finanz- und kaufmännische Seite: zwei Hauptbuchhalter, ein Stellvertreter, ein Buchhalter, ein Credit Controller für die Finanzierungsgesellschaft, ein HR-Manager, ein Logistikspezialist, ein Garantiesachbearbeiter, ein IT-Spezialist, ein Vertriebsmitarbeiter Finanzierung und ein Händlerbetreuer. Für die schwierigsten Profile haben wir Kandidaten direkt angesprochen, eigene Stellenbeschreibungen aus den Notizen des Kunden geschrieben und an den Interviews teilgenommen. Drei Stellen wurden mit unseren Kandidaten besetzt: Garantiesachbearbeiter, HR-Manager und Credit Controller.
Die schwierigen Teile
Wo es schwierig wird
Keine Exklusivität, andere Agenturen auf derselben Stelle
Der Kunde beauftragte mehrere Agenturen gleichzeitig. Wir baten um eine wöchentliche Sperrliste, damit niemand doppelt vorgestellt wurde und unsere Zeit in Kandidaten floss, die sonst niemand hatte.
Ein Credit Controller ist ein seltenes Profil
Inkasso, Forderungsklagen und Finanzanalyse in einer Person, für eine Finanzierungsgesellschaft. Wir haben Leute aus Banken, Inkassounternehmen und Leasingfirmen getroffen und zwei direkt angesprochen, die gar nicht auf der Suche waren.
Zwei Gesellschaften, ein Vertrag
Eine Vertriebsgesellschaft und ihre Finanzierungsgesellschaft wollten dieselben Konditionen. Ein Vertrag, unterschrieben von beiden Geschäftsführern, und ein Nachtrag, als sich Honorar und Umfang änderten.
Interviews über Grenzen hinweg
Kandidaten für leitende Stellen wurden zusätzlich von Managern des Konzerns im Ausland interviewt, per Telefon und Video. Wir haben die Termine geplant, beide Seiten vorbereitet und nachgefasst.
Eine Payroll-Ausschreibung in einer Woche
Der Kunde wollte innerhalb eines Monats einen neuen Payroll-Dienstleister, angebunden an das ERP-System seines Konzerns. Wir haben den Fragebogen beantwortet, pro Mitarbeiter und pro Gesellschaft kalkuliert und auf Englisch und Ukrainisch präsentiert.
Datensicherheit zuerst
Der Kunde wollte Daten direkt in unser System eingeben. Wir haben stattdessen Lesezugriff auf Mitarbeiterdaten, Personalanordnungen und Berichte angeboten, denn Lohnabrechnungsdaten nehmen keine Eingaben von außen an.
Was wir getan haben
Rekrutieren, vertraglich regeln, wiederkommen, anbieten
- 2010 — Rekrutierung. Eine Suche nach einem Hauptbuchhalter, der erste Vertragsentwurf und die Änderungen des Kunden: keine Exklusivität, Honorar bei Einstellung, Abnahmeprotokoll vor Rechnung.
- 2011 — Vertrag. Ein Recruiting-Vertrag für beide Gesellschaften; elf Suchaufträge in zwei Jahren; drei Stellen mit unseren Kandidaten besetzt.
- 2013 — Rückkehr. Nach einem Wechsel in unserem Recruiting-Team haben wir uns wieder gemeldet; die Finanzierungsgesellschaft lud uns ein, Lohnabrechnung, HR-Audit, Arbeitserlaubnisse und Arbeitsschutz anzubieten.
- 2023 — Ausschreibung. Eine Anfrage zum Payroll-Outsourcing über unsere Website: Fragebogen, Angebot, Präsentation und ein Vorschlag zum Datenzugriff innerhalb von acht Tagen.
Zuerst das Finanzteam zu rekrutieren, ist ein guter Weg, um zu verstehen, wie ein Unternehmen seine Leute bezahlt. Als die Frage nach der Lohnabrechnung kam, kannten wir den Kunden bereits.
In den Worten des Kunden
„Vielen Dank für die professionelle Auswahl.“
Der Finanzdirektor des Kunden bei der Bestätigung des Arbeitsbeginns einer Einstellung, 2011 (übersetzt).
Wie wir arbeiten
Wir nennen Ihnen nicht den Namen eines anderen Kunden
Kunde, Konzern und Personen werden hier nicht genannt – und in einem Gespräch ebenso wenig. Über dieses Projekt sprechen wir gern im Detail. Was wir nicht tun: mit Ihnen so über den letzten Kunden reden, wie wir mit dem nächsten über Sie reden würden.
Nächster Schritt
Sie wechseln Ihren Payroll-Dienstleister in der Ukraine?
Schicken Sie uns Ihren Fragebogen oder fragen Sie nach unserem. Wir sagen Ihnen, was der Wechsel erfordert, wie wir uns an Ihre Konzernsysteme anbinden und was es pro Mitarbeiter kostet – bevor Sie sich entscheiden.