Projektreferenz · Beschäftigen ohne eigene Gesellschaft · Lohnabrechnung und Compliance
Eine Person in einem neuen Land, keine Gesellschaft dort – und ein Ausstieg so sauber wie der Start.
Ein europäisches Life-Science-Unternehmen wollte seinen ersten Repräsentanten in der Ukraine, bevor es entschied, ob es dort eine Gesellschaft gründet. Von 2012 bis 2014 waren wir der rechtliche Arbeitgeber dieses Repräsentanten. Wir haben in unserem eigenen Namen ein separates Büro gemietet, jeden Monat Gehalt, Urlaub, Dienstreisen und Berichte geführt und der Zentrale einen Leistungsnachweis und eine Rechnung in Euro geschickt. Als sich die Pläne des Kunden Anfang 2014 änderten, haben wir den Vertrag beendet, die letzten Monate mit der Vorauszahlung verrechnet und das Büro am vereinbarten Tag zurückgegeben.
1 Repräsentant von uns angestellt und bezahlt, mit Berichtslinie zu den eigenen Managern des Kunden
Anstellung
Jeden Monat Gehalt, Stundennachweis, Reisekosten, dann ein Leistungsnachweis und eine Rechnung
Lohnabrechnung
3 Freigabestellen Vorgesetzter, Personalabteilung und Finanzen, jede zeichnet ihren eigenen Teil ab
Governance
Nichts offen Vertrag beendet, letzte Rechnung mit der Vorauszahlung verrechnet, Büro zurückgegeben
Ausstieg
Der Ablauf im Überblick
Achtzehn Monate, von Anfang bis Ende
Jeder Balken ist eine Aufgabe, die wir für den Kunden übernommen haben. Der Start dauerte etwa zehn Wochen; alles abzuschließen dauerte ebenfalls etwa zehn Wochen.
Die Aufgabe
Was der Kunde tatsächlich brauchte
Der Kunde testete den ukrainischen Markt. Er hatte seinen ersten lokalen Manager bereits ausgewählt und wollte, dass diese Person innerhalb weniger Wochen arbeitet, aber er wollte weder eine Gesellschaft noch eine Repräsentanz registrieren, bevor er wusste, ob sich der Markt lohnt.
Personalabteilung, Vorgesetzter des Managers und Finanzabteilung saßen in drei verschiedenen Ländern. Sie brauchten einen einzigen Partner, der den Repräsentanten korrekt nach ukrainischem Recht anstellt, einen Arbeitsplatz stellt und Unterlagen schickt, die eine Zentrale im Ausland freigeben und buchen kann, ohne jemandem hinterherzulaufen. Eine Corporate-Services-Firma, mit der wir zusammenarbeiten, hat den Kontakt zu uns hergestellt.
Auch eine Person ist ein Aufbau
Ein Büro mit einer Person hat alle Pflichten eines Büros mit fünfzig
Ein Arbeitsvertrag nach ukrainischem Recht, Anmeldung, Lohnsteuern, Urlaub, Krankheitstage, Dienstreiseanordnungen und Tagegelder und ein Arbeitgeber, der gegenüber den Behörden geradesteht: Nichts davon wird kleiner, weil es nur eine Person gibt. Dazu kam, was ein erster Repräsentant für seine Arbeit braucht: ein Büro, ein Telefon, ein Auto für Dienstreisen und Spesen, die sich nach den lokalen Steuerregeln nicht so frei erstatten lassen, wie eine Zentrale es erwartet.
Die schwierigen Teile
Wo es schwierig wird
Ein Arbeitgeber für den Manager eines anderen
Der Repräsentant berichtete an seinen Vorgesetzten beim Kunden; den Arbeitsvertrag hielten wir. Wir haben hineingeschrieben, für welches Unternehmen die Arbeit geleistet wurde, und jede Entscheidung über Gehalt oder Bonus blieb beim Kunden, schriftlich genehmigt, bevor wir zahlten.
Ein Mietvertrag in unserem Namen, für den Kunden
Der Repräsentant hat das Büro ausgesucht. Wir haben geprüft, wem es wirklich gehörte, Kaution und Kündigungsfrist verhandelt und den Mietvertrag unterschrieben; der Kunde hat jede Kostenposition vorher genehmigt. Hätte er je eine eigene Gesellschaft gegründet, hätte er den Mietvertrag übernehmen können.
Spesen, die die Steuerregeln nicht mögen
Reisen, Mahlzeiten und Taxis kommen oft ohne die Belege, die die ukrainische Buchhaltung braucht. Wir haben mit dem Finanzteam des Kunden ein monatliches Vorschuss- und Abrechnungsverfahren vereinbart, schriftlich, damit nichts bezahlt wurde, was sich nicht buchen ließ.
Papierarbeit, die zu einer Zentrale im Ausland passt
Jeden Monat Scans zur Freigabe im eigenen System des Kunden, gestempelte Originale einmal im Quartal, ein Leistungsnachweis und eine Rechnung in Euro. Die Finanzabteilung hat die Routine vorgeschlagen; wir haben sie in acht Schritten aufgeschrieben und uns daran gehalten.
Jeder Euro von der Bank geprüft
Zahlungen für Leistungen aus dem Ausland unterliegen der Devisenkontrolle. Wir haben jede eingehende Zahlung ihrem Leistungsnachweis zugeordnet und die Schreiben verfasst, die die Bank verlangte, bis hin zu den kleinen Bankgebühren.
Ein Ausstieg, geplant wie ein Start
Als der Repräsentant zu einem neuen Arbeitgeber wechselte, haben wir die Schritte der Beendigung in einem Telefonat mit der Finanzabteilung abgestimmt, die Schlussabrechnung korrekt bezahlt, die letzte Rechnung mit der Vorauszahlung verrechnet und den Mietvertrag zum vereinbarten Datum beendet.
Was wir getan haben
Aufsetzen, betreiben, nachschärfen, abschließen
- 2012 — Aufbau. Angebot, Dienstleistungsvertrag, Arbeitsvertrag und vom ersten Tag an ein Schreibtisch in unserem Büro; danach ein separates Büro, Telefon und Mietwagen.
- 2012–13 — Betrieb. Jeden Monat Gehalt, Stundennachweise, Urlaub, Dienstreiseanordnungen und Spesen; ein Leistungsnachweis und eine Rechnung; jedes halbe Jahr eine Kostenübersicht für die Zentrale.
- 2013 — Nachschärfen. Ein schriftliches Verfahren für Spesenvorschüsse mit der Finanzabteilung, eine Vertragsänderung für neue Bankdaten und Schreiben zur Devisenkontrolle an die Bank.
- 2014 — Abschluss. Kündigung, Schlussabrechnung, letzte Rechnung mit der Vorauszahlung verrechnet, Mietvertrag beendet, Abschlussdokumente unterzeichnet und zurückgeschickt.
Die meisten Unternehmen planen, wie sie in einem neuen Land anfangen. Dieser Kunde bekam auch ein Ende, das nichts offenließ – weder für ihn selbst noch für den Repräsentanten oder die Behörden.
Wie wir arbeiten
Wir nennen Ihnen nicht den Namen eines anderen Kunden
Kunde und Personen werden hier nicht genannt – und in einem Gespräch ebenso wenig. Über dieses Projekt sprechen wir gern im Detail. Was wir nicht tun: mit Ihnen so über den letzten Kunden reden, wie wir mit dem nächsten über Sie reden würden.
Nächster Schritt
Sie testen einen Markt, bevor Sie eine Gesellschaft gründen?
Sagen Sie uns, wen Sie wo einstellen wollen. Wir sagen Ihnen, was es jeden Monat kostet, diese Person über uns zu beschäftigen, wie die ersten Wochen aussehen und wie es sauber endet, wenn sich Ihre Pläne ändern.