Референс проєкту · Працевлаштування без власної компанії · Зарплата й комплаєнс
Одна людина в новій країні, жодної компанії там — і вихід такий самий охайний, як старт.
Європейська компанія у сфері наук про життя хотіла мати першого представника в Україні ще до того, як вирішить, чи відкривати тут компанію. З 2012 по 2014 рік ми були юридичним роботодавцем цього представника. Ми орендували на себе окремий офіс, щомісяця вели зарплату, відпустки, відрядження й звітність і надсилали головному офісу один акт і один рахунок у євро. Коли на початку 2014 року плани клієнта змінилися, ми закрили договір, покрили останні місяці авансом і повернули офіс у погоджений день.
1 представник працевлаштований і оплачуваний нами, підпорядкований власним керівникам клієнта
Працевлаштування
Щомісяця зарплата, табель, витрати на відрядження, а потім один акт і один рахунок
Зарплата
3 погоджувачі лінійний керівник, HR-команда й фінансисти — кожен погоджує свою частину
Контроль
Жодних відкритих питань договір закрито, останній рахунок покрито авансом, офіс повернуто
Вихід
Як це виглядало
Вісімнадцять місяців від початку до кінця
Кожна смуга — одне із завдань, які ми вели для клієнта. Старт зайняв близько десяти тижнів; на те, щоб усе закрити, теж пішло близько десяти тижнів.
Завдання
Що насправді було потрібно клієнту
Клієнт перевіряв український ринок. Він уже обрав свого першого місцевого менеджера й хотів, щоб ця людина почала працювати за кілька тижнів, але не хотів реєструвати компанію чи представництво, доки не зрозуміє, чи вартий того ринок.
Його HR-команда, лінійний керівник менеджера та фінансовий відділ працювали в трьох різних країнах. Їм був потрібен один партнер, який правильно, за українським законодавством, працевлаштує представника, забезпечить йому робоче місце й надсилатиме документи, які головний офіс за кордоном зможе погодити й провести без жодних нагадувань. Нас порекомендувала фірма корпоративних послуг, з якою ми співпрацюємо.
Одна людина — це теж запуск
В офісу з однієї людини ті самі обов’язки, що й в офісу з п’ятдесяти
Трудовий договір за українським законодавством, реєстрація, зарплатні податки, відпустки, лікарняні, накази про відрядження й добові, а також роботодавець, який відповідає перед державними органами: нічого з цього не меншає через те, що людина лише одна. До цього додавалося все, що потрібно першому представникові для роботи: офіс, телефон, авто для поїздок і витрати, які місцеві податкові правила не дозволяють відшкодовувати так вільно, як очікує головний офіс.
Складні частини
Де починаються складнощі
Роботодавець для чужого менеджера
Представник підпорядковувався лінійному керівникові клієнта, а трудовий договір був із нами. Ми прописали в ньому, на яку компанію виконується робота, а кожне рішення щодо зарплати чи бонусу залишалося за клієнтом і погоджувалося письмово до того, як ми платили.
Оренда офісу на нас — для них
Офіс обрав представник. Ми перевірили, кому він насправді належить, домовилися про депозит і строк попередження, підписали договір оренди, а клієнт заздалегідь погоджував кожну статтю витрат. Якби клієнт колись відкрив власну компанію, він міг би перейняти оренду.
Витрати, які не до вподоби податковим правилам
Поїздки, харчування й таксі часто не мають документів, яких потребує український бухгалтерський облік. Ми письмово погодили з фінансовою командою клієнта порядок щомісячного авансу й звітування, тож не оплачувалося нічого, що не можна було б провести в обліку.
Документи, зручні для головного офісу за кордоном
Щомісяця — скани для погодження у власній системі клієнта, раз на квартал — оригінали з печаткою, один акт і один рахунок у євро. Порядок запропонували фінансисти; ми описали його у восьми кроках і дотримувалися його.
Кожен євро перевіряє банк
Платежі за послуги з-за кордону підлягають валютному контролю. Ми зіставляли кожен вхідний платіж із його актом і писали листи, яких вимагав банк, — аж до дрібних банківських комісій.
Вихід, спланований як старт
Коли представник перейшов до нового роботодавця, ми за один дзвінок погодили з фінансистами кроки припинення, правильно виплатили остаточний розрахунок, покрили останній рахунок авансом і припинили оренду в погоджену дату.
Що ми зробили
Запуск, супровід, упорядкування, закриття
- 2012 — Запуск. Пропозиція, договір про надання послуг, трудовий договір і робоче місце в нашому офісі з першого дня; потім окремий офіс, телефон і оренда авто.
- 2012–13 — Супровід. Щомісячна зарплата, табелі, відпустки, накази про відрядження й витрати; один акт і один рахунок; зведення витрат для головного офісу щопівроку.
- 2013 — Упорядкування. Письмовий порядок авансів на витрати, погоджений із фінансистами, зміни до договору через нові банківські реквізити й листи до банку щодо валютного контролю.
- 2014 — Закриття. Повідомлення про припинення, остаточний розрахунок, останній рахунок покрито авансом, оренду припинено, підсумкові документи підписано й повернуто.
Більшість компаній планують, як почати в новій країні. Цей клієнт отримав ще й завершення, після якого не залишилося відкритих питань — ні в нього самого, ні в представника, ні в державних органів.
Як ми працюємо
Ми не називаємо вам імені іншого клієнта
Клієнт і його люди тут не названі — і на зустрічі не будуть. Ми радо розкажемо про цей проєкт у деталях. Чого ми не робимо: говорити з вами про попереднього клієнта так, як говорили б про вас із наступним.
Наступний крок
Перевіряєте ринок, перш ніж відкривати компанію?
Скажіть нам, кого і де ви хочете найняти. Ми скажемо, скільки щомісяця коштуватиме працевлаштувати цю людину через нас, як виглядатимуть перші тижні і як чисто все завершити, якщо ваші плани зміняться.