Projektreferenz · Recruiting für einen Markteintritt · Erneuerbare Energien
Die erste Einstellung eines neuen Büros, ausgewählt aus einem anderen Land.
Ein internationaler Solaranlagenbauer eröffnete sein erstes Büro in der Ukraine. Die Manager, die entscheiden sollten, saßen in einem Regionalbüro im Ausland und kamen jeweils für ein paar Tage eingeflogen. Sie brauchten zuerst eine Office-Assistenz und dazu einen Logistik-Supervisor für Gerätelieferungen. Wir haben beide Suchen geführt. Die von uns vorgeschlagene Person wurde die Assistenz des Büros; die Logistikstelle ging an eine Person, die der Kunde selbst gefunden hatte. Eine Vermittlung, und so erzählen wir sie auch.
2 Stellen beauftragt: Office-Assistenz und Logistik-Supervisor
Auftrag
5 Kandidatinnen und Kandidaten für die Assistenz, dem Kunden vorgestellt
Shortlist
2 Interviewrunden: zuerst online, dann persönlich
Ablauf
1 Vermittlung, angenommen rund fünf Wochen nach der Stellenbeschreibung
Ergebnis
Der Ablauf im Überblick
Fünf Wochen, zwei Stellen
Zwei Interviewrunden für eine Stelle: online, solange die Manager im Ausland waren, persönlich gleich am Morgen ihrer Rückkehr.
Die Aufgabe
Was der Kunde tatsächlich brauchte
Die erste Nachricht kam vom Finanzmanager des Kunden, der die neue ukrainische Gesellschaft vom Regionalbüro der Gruppe im Ausland aus führte. Die Gesellschaft hatte eine eingetragene Adresse, eine lokale Geschäftsführung und eine ausgelagerte Buchhaltung. Eigene Mitarbeitende hatte sie noch keine.
Er fragte nach dem Leistungsumfang, den Zahlungsbedingungen, wie schnell wir drei bis fünf Kandidaten vorstellen könnten und was Exklusivität bedeuten würde, wenn der Kunde auch selbst suchte. Wir antworteten schriftlich und in einem Telefonat, vereinbarten das Honorar und schickten den Vertragsentwurf. Die Stellenbeschreibungen kamen am selben Tag; einige Tage später folgte eine Sperrliste mit einem Namen, den der Kunde bereits im Blick hatte.
Die Assistenz war die wichtigste Stelle. Die Person sollte das Büro führen, Dokumente übersetzen, die Geschäftsführung unterstützen und das Bindeglied zwischen den ausländischen Managern und der ausgelagerten Buchhaltung sein. Ukrainisch, Russisch und gutes Englisch, vom ersten Tag an.
Warum es wichtig ist
Von der ersten Einstellung hängen alle anderen ab
In einem neuen Büro nimmt die erste Person auf der Lohnliste das Telefon ab, legt die Papiere ab und trägt jede Nachricht zwischen den Managern im Ausland und den Leuten vor Ort hin und her. Ist diese Einstellung falsch, werden die nächsten aus der Ferne getroffen, von Leuten, die nicht da sind, um es zu bemerken. Der Kunde konnte nicht ausführlich interviewen, und eine zweite Suche konnte er sich nicht leisten.
Die schwierigen Teile
Wo es schwierig wird
Der Entscheider saß im Ausland
Der Finanzmanager entschied aus einem anderen Land. Die erste Runde haben wir als Videocalls zu Zeiten geführt, die ihm und den Kandidaten passten, manche aus unserem Büro, manche von zu Hause oder vom eigenen Arbeitsplatz aus.
Eine Stelle, drei Aufgaben
Sekretariat, Übersetzung und Ansprechperson für die Buchhaltung. Büroerfahrung allein reichte nicht; Übersetzen und schriftliches Englisch zählten genauso viel.
Der stärkste Lebenslauf warf eine Frage auf
Die erfahrenste Kandidatin war viele Jahre bei einem einzigen Arbeitgeber gewesen. Der Kunde fragte sich, ob ein neues, kleines Büro sie halten würde. Eine zweite, persönliche Runde beantwortete die Frage.
Kandidaten ziehen weiter, während Sie entscheiden
Wenige Tage vor der Schlussrunde nahm eine Person von der Shortlist eine andere Stelle an. Wir haben den Interviewplan noch am selben Tag neu aufgestellt und dem Kunden den Grund erklärt.
Die Person, die der Kunde selbst mitbrachte
Für die Logistikstelle hatte der Kunde selbst eine Person im Blick. Wir haben diesen Namen von Anfang an auf der Sperrliste geführt, und als der Kunde sich für diese Person entschied, wurde die Suche einfach geschlossen.
Eine dritte Stelle, kalkuliert und geparkt
Die Regionalleitung des Kunden fragte nach einem Business Development Manager. Wir nannten eine marktübliche Gehaltsspanne und ein separates Honorar. Der Kunde hat die Stelle nicht gestartet.
Was wir getan haben
Auftrag, Suche, Interviews, Entscheidung
- Woche 1 — Auftrag. Angebot und Ablauf erklärt, Honorar vereinbart, Vertragsentwurf verschickt, Stellenbeschreibungen und Sperrliste erhalten.
- Woche 2 — Suche. Erste Shortlists: drei Personen für die Assistenz und eine für die Logistik, alle zuerst von uns interviewt.
- Woche 3 — Interviews online. Videointerviews mit dem Finanzmanager; die Logistik-Kandidaten vom Country Manager des Kunden persönlich getroffen; ein Treffen mit der Regionalleitung.
- Woche 4 — Erweitern. Zwei weitere Personen für die Assistenz auf Wunsch des Kunden, ebenso online interviewt.
- Woche 5 — Entscheidung. Schlussrunde mit drei Personen im Büro des Kunden, an einem Vormittag, je 30 bis 45 Minuten. Angebot am nächsten Tag, vier Tage später angenommen.
- Danach — Nachbetreuung. Rechnung und Abnahmeprotokoll für die Vermittlung; Monate später ein Angebot für die Suche nach einer Buchhaltungskraft unter demselben Vertrag.
Es war ein kleiner Auftrag: zwei Stellen beauftragt, eine Person vermittelt. Wir zeigen ihn lieber, wie er war, als ihn größer zu machen.
In den Worten des Kunden
„Ich denke, wir haben eine gute Besetzung für die Stelle.“
Der Finanzmanager des Kunden nach der Schlussrunde.
Wie wir arbeiten
Wir nennen Ihnen nicht den Namen eines anderen Kunden
Kunde, Manager und die vorgestellten Personen werden hier nicht genannt – und in einem Gespräch ebenso wenig. Über dieses Projekt sprechen wir gern im Detail. Was wir nicht tun: mit Ihnen so über den letzten Kunden reden, wie wir mit dem nächsten über Sie reden würden.
Nächster Schritt
Sie eröffnen ein Büro in der Ukraine und entscheiden aus dem Ausland?
Nennen Sie uns die ersten Stellen und wann Ihre Manager im Land sind. Wir planen die Interviews rund um ihre Reisen und sagen Ihnen früh, wenn Auftrag und Markt nicht zusammenpassen.