Projektreferenz · Beschäftigung ohne eigene Gesellschaft, Lohnabrechnung und monatliche Abrechnung
Vor dem Monat ein Budget, danach die tatsächlichen Kosten.
Eine westeuropäische Industriegruppe hatte eine Führungskraft in der Ukraine ausgewählt, aber dort keine Gesellschaft und wollte erst später eine gründen. Sie brauchte eine Brücke. Wir haben die Führungskraft mit einem Vertrag über sechs Monate angestellt, Gehalt, Steuern und Reisekosten bezahlt und der Gruppe in einem Rhythmus abgerechnet, den sie prüfen konnte: vor jedem Monat eine Vorauszahlung auf das vereinbarte Budget, danach die Differenz zu den Ist-Kosten.
2 Rechnungen pro Monat: eine Vorauszahlung nach Budget, eine Abschlussrechnung nach Ist-Kosten
Abrechnung
0 Gesellschaften, die der Kunde in der Ukraine gründen musste, um seine Führungskraft zu beschäftigen
Struktur
6 Monate mit befristetem Arbeitsvertrag, beendet zum geplanten Datum
Laufzeit
1 Führungskraft, von uns angestellt und bezahlt, berichtet an den Kunden
Team
Der Ablauf im Überblick
Zwei Rechnungen pro Monat, und niemand zahlt drauf
Das Budget wird vor dem Monat bezahlt, die Differenz danach. Jede Abschlussrechnung ist einfach Ist-Kosten minus Vorauszahlung.
Die Aufgabe
Was der Kunde tatsächlich brauchte
Das Personalteam der Gruppe bat um eine Übergangslösung: die neue Führungskraft für etwa sechs Monate auf der Lohnliste eines anderen, danach angestellt bei der eigenen ukrainischen Gesellschaft der Gruppe, sobald es sie gab. Die Führungskraft würde die meiste Zeit reisen, von zu Hause arbeiten und brauchte ein Telefon, eine Versicherung, Reisekosten und ein Auto.
Wir haben in zwei Teilen geantwortet. Erstens, wie wir die Führungskraft beschäftigen würden: mit einem zivilrechtlichen Dienstleistungsvertrag oder einem Arbeitsvertrag, und was jeder davon erlaubt und kostet. Zweitens, wie wir abrechnen würden: direkte Kosten plus unser Aufschlag, eine monatliche Vorauszahlung auf ein vereinbartes Budget und eine Abschlussrechnung nach Ist-Kosten.
Der Kunde entschied sich für einen befristeten Arbeitsvertrag. Sein Personalteam und die Führungskraft prüften unsere Entwürfe für den Dienstleistungsvertrag und den Arbeitsvertrag, und wenige Tage nach ihrer Freigabe stand die Führungskraft auf unserer Lohnliste.
Warum es wichtig ist
Eine ukrainische Gehaltsabrechnung sieht anders aus als eine westliche
In der Ukraine zahlt der Arbeitgeber zusätzlich zum Bruttolohn einen Sozialbeitrag, die Steuern des Arbeitnehmers liegen zwischen Netto und Brutto, und manche Kosten können über ein Unternehmen erstattet werden, andere nicht. Jede Zahlung aus dem Ausland prüft die Bank außerdem anhand eines unterzeichneten Vertrags und Abnahmeprotokolls. Mit einer festen Monatspauschale hätte jeden Monat eine Seite zu viel oder zu wenig gezahlt. Ein im Voraus gezahltes Budget und die danach gezahlte Differenz halten beide Seiten im Gleichgewicht – vorausgesetzt, der Kunde sieht, wofür jede Rechnung ist.
Die schwierigen Teile
Wo es schwierig wird
Eine Befristung, die das Gesetz wörtlich nimmt
Ein befristeter Arbeitsvertrag muss genau an seinem Datum enden. Ein zusätzlicher Arbeitstag, und er wird unbefristet; ihn später zu beenden kostet eine Abfindung. Wir haben das Enddatum von Anfang an verfolgt, den Kunden rechtzeitig vorher um seine Entscheidung gebeten und eine Verlängerung schriftlich kalkuliert, im besten und im schlechtesten Fall.
Eine Budgetrechnung, gelesen als unser Honorar
In den ersten Wochen hielt der Kunde die Vorauszahlungsrechnung für unser Monatshonorar. Wir haben die Erklärung in vier Zeilen neu geschrieben: zwei Rechnungen zu Beginn jedes Monats, eine für das Budget des neuen Monats, eine für die Differenz des gerade abgeschlossenen. Die nächsten Zahlungen kamen innerhalb weniger Tage.
Ein Auto für eine Führungskraft, die ständig unterwegs ist
Wir haben vier Wege kalkuliert: Leasing über uns, Leasing durch den Kunden im Ausland oder vor Ort oder eine Miete für die Laufzeit. Ein kurzes Leasing ist teuer und braucht Wochen, und stellt der Kunde das Auto selbst, verbieten uns die lokalen Steuerregeln, den Kraftstoff zu erstatten. Für Kosten, die ein Unternehmen nicht erstatten kann, haben wir eine Firmenkarte in der Hand der Führungskraft vorgeschlagen.
Ein Erfolgsbonus über die Lohnabrechnung
Der Kunde vereinbarte mit der Führungskraft einen Bonus, berechnet nach Monatsende auf Basis der tatsächlichen Ergebnisse. Wir haben ihn in das Budget des Folgemonats aufgenommen und mit der nächsten Gehaltszahlung ausgezahlt, die Steuern obendrauf, sodass die Führungskraft genau den vereinbarten Betrag erhielt.
Papiere in beide Richtungen
Jeden Monat gab der Kunde den Stundennachweis frei, bevor wir die Lohnabrechnung machten. Zuerst gingen Scans von Berechnung, Abnahmeprotokoll und Rechnungen hinaus; dann gingen die von uns unterzeichneten Originale per Post zur Unterschrift und zum Stempel des Kunden, und ein Satz kam zurück. Auf Wunsch des Kunden ging jedes Paket auch an das Postfach seiner Finanzabteilung, damit es in den normalen Zahlungslauf kam.
Ein Ende ohne offene Punkte
Als die Befristung auslief, haben wir den letzten halben Monat und den gesetzlich vorgeschriebenen Ausgleich für nicht genommenen Urlaub bezahlt, eine letzte Abschlussrechnung geschickt, die jeden Saldo ausglich, und mit dem Kunden eine kurze Beendigungsvereinbarung unterzeichnet. Es gab keine Abfindung und auf keiner Seite einen offenen Posten.
Was wir getan haben
Strukturieren, anstellen, betreiben, anpassen, abschließen
- Erste Wochen — Struktur. Ein Angebot mit zwei Beschäftigungswegen und dem Abrechnungsmodell; Antworten zu Vertragsart, Probezeit, Auto und Spesen; Entwürfe für Dienstleistungsvertrag und Arbeitsvertrag.
- Start — Anstellung. Befristeter Arbeitsvertrag unterzeichnet; die Führungskraft wenige Tage nach der Freigabe des Kunden auf unserer Lohnliste.
- Jeden Monat — Betrieb. Stundennachweis freigegeben, Gehalt und Steuern gezahlt, Reisen gebucht; Berechnung, Abnahmeprotokoll, Abschlussrechnung und nächste Vorauszahlung als ein Paket verschickt.
- Auf Anfrage — Anpassung. Ein Erfolgsbonus ins Budget aufgenommen; eine Verlängerung vor der Frist schriftlich kalkuliert.
- Monat sechs — Abschluss. Letztes Gehalt und nicht genommener Urlaub abgerechnet, letzte Abschlussrechnung, Beendigungsvereinbarung unterzeichnet.
Der Kunde hat nie eine ukrainische Lohnabrechnung geführt. Er vereinbarte ein Budget, prüfte eine Berechnung pro Monat und zahlte die Differenz.
In den Worten des Kunden
„Ok. Jetzt ist alles klar.“
Die zuständige Führungskraft beim Kunden, nach unserer Erklärung der beiden Monatsrechnungen in vier Zeilen.
Wie wir arbeiten
Wir nennen Ihnen nicht den Namen eines anderen Kunden
Kunde und Führungskraft werden hier nicht genannt – und in einem Gespräch ebenso wenig. Über dieses Projekt sprechen wir gern im Detail. Was wir nicht tun: mit Ihnen so über den letzten Kunden reden, wie wir mit dem nächsten über Sie reden würden.
Nächster Schritt
Sie brauchen jemanden vor Ort, bevor Ihre eigene Gesellschaft existiert?
Nennen Sie uns, wen, ab wann und welches Gehalt und welche Kosten Sie sich vorstellen. Wir zeigen Ihnen den Arbeitsvertrag, das Monatsbudget und die Abschlussberechnung Zeile für Zeile, bevor irgendetwas beginnt.