Werkvergunning voor buitenlanders

Wanneer in dienst nemen een buitenlandse burger in Oekraïne, moet een bedrijf mogelijk een aanvraag indienen voor een werkvergunning voor buitenlanders. Bepaalde categorieën buitenlandse burgers (zoals permanente inwoners van Oekraïne, werknemers van vertegenwoordigingen en vaste inrichtingen van buitenlandse bedrijven, vertegenwoordigers van buitenlandse massamedia, professionele sporters, artiesten en enkele anderen) hoeven tijdens het werken geen werkvergunning aan te vragen in Oekraïne. In de meeste andere gevallen is echter een geldige tewerkstellingsvergunning vereist voor aanvang van de werkzaamheden.

Het doel van dit artikel is om een overzicht te geven van de belangrijkste vereisten en de aanvraagprocedure voor het indienen van een aanvraag voor een tewerkstellingsvergunning voor buitenlanders. De tewerkstelling van vluchtelingen op het grondgebied van Oekraïne valt buiten het bestek van dit artikel.

Overzicht

Bedrijven in Oekraïne kunnen buitenlandse werknemers inhuren

Volgens de Oekraïense arbeidswetgeving kunnen buitenlandse staatsburgers in Oekraïne tewerkgesteld worden door: lokaal geregistreerde bedrijven evenals een individuele persoon (Oekraïens staatsburger of een buitenlands staatsburger, die in Oekraïne woont op basis van een tijdelijke/permanente verblijfsvergunning) in gevallen waarin de respectieve functie geen Oekraïens staatsburgerschap vereist (bijv. ambtenaar kan de enige burger van Oekraïne zijn) en vereist geen toegang tot het staatsgeheim.

Bij het in dienst nemen van een buitenlandse burger dienen zowel de werkgever als de buitenlandse werknemer op het volgende te letten:

• In de meeste gevallen moet de werkgever een werkvergunning voor de buitenlandse werknemer regelen voordat hij/zij in Oekraïne kan gaan werken.
• Een tewerkstellingsvergunning wordt aangevraagd door een werkgever, niet door een werknemer.
• Een tewerkstellingsvergunning wordt afgegeven op basis van tewerkstelling bij een specifiek bedrijf op de specifieke functie. Een algemene werkvergunning is niet toegestaan.
• Een arbeidsovereenkomst met een vreemdeling moet schriftelijk worden gesloten.
• Afhankelijk van de duur van het verblijf in Oekraïne, moet de buitenlandse werknemer mogelijk ook een tijdelijke verblijfsvergunning (naast het veiligstellen van de werkvergunning). De aanvraag voor een verblijfsvergunning voor bepaalde tijd wordt gedaan door een werknemer.

De secties hieronder bieden een gedetailleerde gids voor vereisten en procedures voor het indienen van een aanvraag voor een werkvergunning in Oekraïne. Deze gids bevat geen gevallen waarin een werkgever een individuele persoon is.

Redenen voor het afgeven van een werkvergunning

Minimaal salaris voor buitenlandse werknemers

De aanvraag voor een werkvergunning wordt gedaan door een lokaal geregistreerde werkgever van een bedrijf die bereid is een vreemdeling in dienst te nemen in Oekraïne. De Oekraïense wet definieert minimumvereisten voor het salaris van buitenlandse werknemers, afhankelijk van de categorie (die hoger zijn dan het wettelijk vastgelegde minimumloon voor Oekraïense onderdanen), namelijk:

1. vijf minimumlonen* (in 2020 minimumloon bedragen UAH 4723) – voor medewerkers van niet-gouvernementele organisaties, liefdadigheidsorganisaties en onderwijsinstellingen;
2. tien minimumlonen - voor alle andere soorten werknemers;
3. eisen aan de hoogte van het salaris gelden niet voor “voorkeurscategorieën buitenlandse werknemers“, namelijk:
   1. IT-professionals (in dit geval moet de werkgever van het bedrijf een geregistreerde hoofdactiviteit hebben - computerprogrammering)
   2.  de gevallen waarin een aandeelhouder of uiteindelijke begunstigde van de vennootschap in dienst is van de vennootschap;
   3. personen met een diploma van een universiteit die behoort tot de top 100 van universiteiten op de lijst, gedefinieerd door het kabinet van ministers van Oekraïne
   4. creatieve professionals die auteursrechten en naburige rechten bezitten
   5. buitenlandse hoogbetaalde professionals (wiens salaris niet lager is dan 50 minimumlonen)

Document verplicht

Lijst met benodigde documenten voor aanvraag werkvergunning

De volgende documenten zijn vereist bij het indienen van een aanvraag voor een werkvergunning in Oekraïne:

• aanvraag van een werkvergunning
• paspoortkopie met persoonlijke gegevens (met beëdigde Oekraïense vertaling)
• een kleurenfoto van een medewerker 3,5*4,5 sm
• een kopie van de concept arbeidsovereenkomst, gewaarmerkt door een werkgever
• documenten die de bevoegdheden van de vertegenwoordiger van de werkgever bevestigen voor aanvraag namens de werkgever (POA, aanstellingsopdracht, enz.)
• afhankelijk van de aard van het dienstverband kunnen aanvullende documenten vereist zijn. Voorbeelden zijn:
  • voor personen die zich aanmelden als afgestudeerden van top 100 universiteiten - kopieën van documenten die het hoger onderwijs van een dergelijke kandidaat certificeren;
  • voor personen die zich aanmelden als creatieve professionals: gewaarmerkte kopieën van documenten, waaruit het auteursrecht en naburige rechten blijkt;
  • als een buitenlandse persoon door een buitenlandse werkgever naar Oekraïne is gestuurd voor de uitvoering van de specifieke reikwijdte van het werk op grond van een overeenkomst tussen een Oekraïens bedrijf en een buitenlands bedrijf, is een kopie van een dergelijke overeenkomst vereist.

Opmerking: alle documenten die in het buitenland zijn uitgegeven, moeten worden gelegaliseerd en vertaald in het Oekraïens.

Indieningsprocedure

De aanvraag voor een werkvergunning moet handmatig worden ingediend

Eenmaal klaar, moeten de aanvraag voor een werkvergunning samen met ondersteunende documenten worden ingediend bij de lokale autoriteiten van de Staatsdienst voor Arbeidsvoorziening van Oekraïne of een Centrum voor Administratieve Diensten (TSNAP) op de locatie van het bedrijf dat de buitenlandse persoon in dienst heeft. De aanvraag moet handmatig worden ingediend door een vertegenwoordiger van de werkgever op kantoor; er is momenteel geen online archiveringsfaciliteit beschikbaar.

Verwerkingstijd: tot 10 werkdagen

Overheidsvergoeding voor het afgeven van werkvergunningen of de verlenging ervan (afhankelijk van de duur van een werkvergunning):

• voor werkvergunningen, afgegeven voor een periode van één tot drie jaar – zes leefbare lonen*, zoals gedefinieerd door de Oekraïense wet vanaf 1 januari van het jaar, wanneer de aanvraag wordt ingediend (per 1 januari 2020 bedroeg het leefbaar loon UAH 2.102 );
• voor werkvergunningen, afgegeven voor een periode van zes maanden tot een jaar – vier leefbare lonen, zoals gedefinieerd door de Oekraïense wet vanaf 1 januari van het jaar, wanneer de aanvraag wordt ingediend;
• voor werkvergunningen, afgegeven voor een periode van minder dan zes maanden – twee leefbare lonen, zoals gedefinieerd door de Oekraïense wet vanaf 1 januari van het jaar, wanneer de aanvraag wordt ingediend.

Uitgifteperiode: De tewerkstellingsvergunning wordt afgegeven voor de duur van het dienstverband op grond van een arbeidsovereenkomst, maar niet langer dan:

• voor drie jaar - voor "voorkeurscategorieën buitenlandse werknemers“, namelijk:
  • IT-professionals
  •  de gevallen waarin een aandeelhouder of uiteindelijke begunstigde van de vennootschap in dienst is van de vennootschap;
  • personen met een diploma van een universiteit die behoort tot de top 100 van universiteiten op de lijst, vastgesteld door het kabinet van ministers van Oekraïne;
  • creatieve professionals die auteursrechten en naburige rechten bezitten;
  • buitenlandse hoogbetaalde professionals (wiens salaris niet minder is dan 50 minimumlonen).
• voor drie jaar – voor personen, door een buitenlandse werkgever naar Oekraïne gestuurd voor de uitvoering van de specifieke omvang van het werk op grond van een overeenkomst, gesloten tussen een Oekraïens bedrijf en een buitenlands bedrijf.
• voor drie jaar – voor kandidaten die naar Oekraïne zijn gestuurd voor de uitvoering van specifieke taken in het kader van de notulen van binnenkomst in Oekraïne bij de WTO en die behoren tot een categorie van intercorporate gevolmachtigde.
• voor een jaar – voor alle overige categorieën buitenlandse werknemers.

Een werkgever kan een tewerkstellingsvergunning aanvragen voor een kortere periode dan hierboven vermeld.

Een tewerkstellingsvergunning kan een onbeperkt aantal keren worden verlengd.

Goedkeuring en volgende stappen

Een tijdelijke verblijfsvergunning kan nodig zijn na het verkrijgen van de werkvergunning

Na beoordeling van de aanvraag voor een werkvergunning en binnen 7 werkdagen na ontvangst van de aanvraag, neemt de Staatsdienst voor Arbeidsvoorziening van Oekraïne een beslissing over de afwijzing of goedkeuring van de aanvraag en stelt zij (per aangetekende post, e-mail en door plaatsing op de officiële website van de staatsdienst voor arbeidsvoorziening van Oekraïne) de werkgever van het bedrijf.

Als de aanvraag wordt goedgekeurd, ontvangt de werkgever de bankgegevens voor de betaling van de vergoeding voor de afgifte van de werkvergunning (vergoeding moet binnen 10 werkdagen worden betaald)

Als de aanvraag niet voldoet aan de bovenstaande vereisten, kan de Staatsdienst voor Arbeidsvoorziening van Oekraïne een gerechtvaardigde beslissing nemen om de beoordeling van een aanvraag te onderbreken of de afgifte van een werkvergunning te weigeren. Na herstel van de fouten kan de werkgever-werkgever opnieuw een tewerkstellingsvergunning aanvragen.

Nadat de werkgever een tewerkstellingsvergunning heeft ontvangen, zijn de volgende stappen als volgt:

1. De bedrijfsmedewerker moet de buitenlandse werknemer een gewaarmerkt afschrift van de werkvergunning bezorgen en de arbeidsovereenkomst met een dergelijke werknemer moet binnen 90 kalenderdagen na afgifte van de werkvergunning worden ondertekend.
2. Binnen 10 kalenderdagen nadat de arbeidsovereenkomst is gesloten, is het Oekraïense bedrijf (werkgever) verplicht om de Staatsdienst voor Arbeidsvoorziening van Oekraïne een kopie van de arbeidsovereenkomst te verstrekken (gecertificeerd door de werkgever).
3. Indien een buitenlandse werknemer van plan is om voor de periode van tewerkstelling naar Oekraïne te verhuizen, moet de werknemer ook een: tijdelijke verblijfsvergunning in Oekraïne.
4. Na het verkrijgen van een tijdelijke verblijfsvergunning (TRP), moet de buitenlandse werknemer zijn/haar woonadres binnen 30 kalenderdagen na ontvangst van het TRP registreren bij de overheidsinstanties. Voor de registratie van het woonadres moet de buitenlandse werknemer documenten overleggen waaruit het verblijfsrecht op het woonadres blijkt (eigendomsbewijs, huurovereenkomst of toestemming eigenaar/huurder, enz.).

Familieleden

Gezinsleden kunnen lid worden na goedkeuring van de werkvergunning van de aanvrager

Als de buitenlandse werknemer zijn gezinsleden naar Oekraïne wil brengen, moet de werknemer hen uitnodigen naar Oekraïne op visumtype 'D'. Eenmaal in Oekraïne kunnen de gezinsleden een tijdelijke verblijfsvergunning aanvragen. De aanvraag voor een tijdelijke verblijfsvergunning van gezinsleden moet worden ondersteund door een bewijs van de bekwaamheid van de buitenlandse werknemer om zijn gezinsleden financieel te ondersteunen tijdens hun verblijf in Oekraïne.

Aan elk gezinslid wordt een tijdelijke verblijfsvergunning afgegeven.

Echter, voor kinderen onder de 18 jaar die bij hun ouders in Oekraïne wonen en TRP-houders zijn, aanvraag voor TRP is niet verplicht en ze kunnen hier wonen zonder dat ze TRP hoeven aan te vragen.

Samengevat

Een werkgever heeft in de meeste gevallen een tewerkstellingsvergunning nodig bij het in dienst nemen van een buitenlandse werknemer. De werkgever moet ervoor zorgen dat de arbeidsvoorwaarden (inclusief maandsalaris) voldoen aan de vereisten van de Oekraïense wetgeving, de aanvraag voor een werkvergunning zorgvuldig voorbereiden, samen met de nodige ondersteunende documenten, en de taken na de goedkeuring tijdig voltooien.

Aangezien Oekraïne bekend staat om zijn bureaucratie en soms verbijsterende inefficiëntie, is het ten zeerste aan te raden om de diensten van een professioneel bedrijf in te schakelen.