Projektreferenz · Agrarwirtschaft
Dreizehn Jahre als Lohnbuchhaltung einer Exportgruppe.
Eine Agrarverarbeitungs- und Exportgruppe in der Ukraine führt ihr Geschäft über ein Dutzend juristische Personen: eine Zentrale, Produktionsstandorte sowie Logistik- und Handelsgesellschaften. Vor dreizehn Jahren übergab sie uns die Lohnabrechnung ihrer ersten sieben. Wir führen sie bis heute – durch den Anlauf eines großen neuen Produktionsstandorts, einen Währungseinbruch und einen umfassenden Krieg.
13+ Jahre, ein Kunde
Kontinuität
Ein Abrechnungslauf, jeden Monat
Lohnabrechnung
12 Gesellschaften und Niederlassungen
Struktur
Pünktlich bezahlt, auch im Krieg
Kriegszeit
Die Form des Auftrags
Von sieben Gesellschaften auf zwölf
Jedes Mal, wenn die Gruppe eine Gesellschaft oder einen Standort hinzufügte, kam dieser in die gleiche Lohnabrechnung, mit derselben Vertragsvorlage, in dem Monat, in dem er mit dem Einstellen begann.
Die Aufgabe
Was der Kunde tatsächlich brauchte
Geschäftsführung und Eigentümer saßen in der Hauptstadt und im Ausland. Die meisten Beschäftigten arbeiteten an Produktions- und Logistikstandorten Hunderte Kilometer entfernt. Jede Gesellschaft war ein eigener Arbeitgeber, mit eigenem Gehaltskartenprogramm bei der Bank, eigener Steuerregistrierung und eigenen Meldungen. Die Gruppe wollte einen einzigen Dienstleister, der alles richtig und pünktlich berechnet – und dessen Team auch im nächsten Jahr noch da ist.
Das hieß Löhne für Büropersonal, Anlagenfahrer, Fahrer und Saisonkräfte: Abschläge und Endabrechnung, Urlaub und Krankheit über den Sozialfonds, Kündigungen und zivilrechtliche Verträge, Abzüge für Unterhalt und Pfändungen, Steuer- und Statistikmeldungen, Bankdateien für jedes Gehaltskartenprogramm und Buchungssätze für das eigene Buchhaltungssystem des Kunden. Später gehörte auch die Suche nach Führungskräften für die Gruppe dazu.
Die schwierigen Teile
Wo es schwierig wird
Eine Gruppe, zwölf Arbeitgeber
Jede Gesellschaft braucht jeden Monat ihr eigenes Register, ihre eigene Bankdatei, ihr eigenes Abnahmeprotokoll und ihre eigene Rechnung, und die Personalabteilung bestätigt den Personalbestand je Gesellschaft, bevor etwas abgerechnet wird. Ein Fehler in der Datei der falschen Gesellschaft ist ein Steuerproblem, kein Tippfehler.
Ein neuer Standort, der die Größenordnung veränderte
Als der große Produktionsstandort der Gruppe anlief, wuchs die Lohnabrechnung innerhalb von rund achtzehn Monaten stark: Schichtarbeiter, neue Kostenstellen, neue Zulagen und ein zweiter Standort, von dem Daten kamen.
Daten, die am Zahltag eintreffen
Die Eingaben eines entfernten Standorts kamen am Zahltag, in mehreren Versionen, mit Kündigungen am selben Tag zum Geschäftsschluss. Wir haben eine Verantwortungsmatrix mit 47 Schritten, jeder mit Verantwortlichem und Frist, in den Vertrag geschrieben.
Kriegszeit
Seit 2022 bearbeitet die Lohnabrechnung Mobilisierung und Demobilisierung, den geschützten Lohn für Beschäftigte im Wehrdienst, die Freistellung von Schlüsselkräften vom Wehrdienst und Einstellungen im Rahmen von Pflichtquoten – alles an denselben Terminen wie zuvor.
Preise in einer fallenden Währung
Die ukrainische Währung verlor 2014 und 2015 den größten Teil ihres Werts. Wir haben unsere Preise jahrelang gehalten und sind dann auf Euro-Äquivalente umgestiegen, mit einer klaren Liste der enthaltenen Leistungen und einem Stundensatz für alles Übrige.
Fünf Personalteams, ein Payroll-Team
Die Personalverantwortlichen und Zeichnungsberechtigten des Kunden wechselten in dreizehn Jahren mehrmals. Unser Team nicht – und die Zahltermine auch nicht.
Was wir getan haben
Übernehmen, wachsen, festschreiben, betreiben
- Jahr 1 — Übernahme. Angebot, Vertrag und Kick-off innerhalb von zehn Wochen. Personaldaten übernommen, die Lohnabrechnung aus dem Buchhaltungssystem des Kunden in unseres überführt und nach fünf Monaten ein erstes Feedbackgespräch mit der Geschäftsführung.
- Jahre 3–7 — Wachstum. Eine Niederlassung für den neuen Produktionsstandort, dann vier Gesellschaften in Transport, Logistik und Handel, jede nach derselben Vorlage aufgenommen.
- Jahre 4–5 — Festschreiben. Ein Leistungskatalog mit rund hundert Positionen, eine Verantwortungsmatrix, ein Vergleich unseres Leistungsumfangs mit zwölf anderen Payroll-Anbietern und neue Konditionen für jede Gesellschaft.
- Jahre 8–14 — Betrieb und Recruiting. Ein aktualisierter Vertrag mit Datenschutz- und Force-Majeure-Klauseln, neben der Lohnabrechnung Besetzungen von Führungspositionen in Personal und Finanzen für die Gruppe, und Lohnabrechnung durch den Krieg.
Nach vierzehn Jahren ist die monatliche Routine dieselbe, die wir im ersten vereinbart haben: Listen, Berechnungen, Bestätigung, Abnahmeprotokolle.
Wie wir arbeiten
Wir nennen Ihnen nicht den Namen eines anderen Kunden
Kunde, Gesellschaften und Personen werden hier nicht genannt – und in einem Gespräch ebenso wenig. Über dieses Projekt sprechen wir gern im Detail. Was wir nicht tun: mit Ihnen so über den letzten Kunden reden, wie wir mit dem nächsten über Sie reden würden.
Nächster Schritt
Sie führen mehrere Gesellschaften in der Ukraine?
Ob eine Gesellschaft oder zwölf: Dreißig Minuten reichen meist, um zu sehen, was eine Übergabe der Lohnabrechnung erfordern würde.
