Projektreferenz · IT & Software
Ein Entwicklerteam in der Ukraine – ohne ukrainische Gesellschaft.
Ein US-Softwareunternehmen wollte, dass seine Entwickler in der Ukraine direkt für es arbeiten, ohne eine lokale Gesellschaft zu gründen. Das Modell war legal, aber kleinteilig: Jeder Entwickler registriert sich als Einzelunternehmer, stellt dem US-Unternehmen Rechnungen in Dollar und meldet seine Steuern selbst. Wir haben dieses Modell aufgesetzt und weit über ein Jahr betrieben, von drei Entwicklern bis zu neunzehn, und es geordnet übergeben, als der Kunde die Aufgabe ins eigene Haus holte.
17 Monate vom Angebot bis zur Übergabe
Dauer
3 → 19 Entwickler pro Monat
Umfang
Rund 26 Entwickler insgesamt
Menschen
Keine lokale Gesellschaft nötig
Struktur
Der Monatszyklus
Fünf Schritte, jeden Monat, für jeden Entwickler
Nichts davon ist exotisch. Entscheidend ist, alle fünf Schritte pünktlich für jede Person zu erledigen, jeden Monat, mit Unterlagen, die eine ukrainische Bank akzeptiert.
Die Aufgabe
Was der Kunde tatsächlich brauchte
Der Kunde ist ein Softwareunternehmen in den USA. Seine Entwickler saßen in der Ukraine, und er wollte sie direkt unter Vertrag nehmen und in Dollar bezahlen, ohne die Kosten und den Papierkram einer ukrainischen Tochtergesellschaft. Das ukrainische Recht erlaubt das. Jeder Entwickler registriert sich als Einzelunternehmer im vereinfachten Steuersystem, unterschreibt einen Dienstleistungsvertrag mit dem ausländischen Unternehmen und stellt ihm monatlich eine Rechnung.
Der Haken: Ein Entwickler ist kein Buchhalter. Jeder braucht eine Registrierung, ein Dollar- und ein Hrywnja-Konto, einen unterschriebenen Vertrag, den die Bank akzeptiert, jeden Monat eine Rechnung und einen Leistungsnachweis, vierteljährliche Steuererklärungen und eine jährliche. Mal zwanzig Personen wird daraus ein Backoffice. Der Kunde bat uns, dieses Backoffice zu sein.
Die schwierigen Teile
Wo es schwierig wird
Dollar müssen auf dem richtigen Weg ankommen
Ein Einzelunternehmer darf Zahlungen aus dem Ausland nur per Banküberweisung von dem Kunden erhalten, der in seinem Vertrag genannt ist. Wir haben Zahlungsplattformen mit drei Banken und deren Devisenkontrollabteilungen geprüft: Auf diesem Weg eingegangenes Geld hätte als private Überweisung gegolten und wäre anders besteuert worden. Deshalb lief jede Zahlung per SWIFT, mit Vertrag und Rechnung im Verwendungszweck.
Zwanzig Menschen, zwanzig Stufen des Vertrauens
Einige Entwickler gaben uns vollen Zugang zu ihren Bank- und Steuerkonten. Andere wollten nur, dass wir ihre Rechnungen schreiben oder die Steuern einreichen, ohne ihre Kontoauszüge zu sehen. Wir haben jede Person erfasst, pro Gruppe einen Umfang vereinbart und dem Kunden gesagt, wo eine Lücke beim Zugang eine Lücke bei der Compliance bedeutete.
Steuerregeln, die sich laufend ändern
Die Regeln für Einzelunternehmer änderten sich am 1. Januar 2015 und Mitte 2015 erneut, mit neuen Pflichten für Registrierkassen. Jede Änderung musste dem Kunden und jedem Entwickler erklärt werden, bevor die nächste Zahlung lief.
Jeden Monat Zu- und Abgänge
Im Frühjahr 2015 gingen in einem einzigen Monat vier Entwickler; später im Jahr kamen fast monatlich neue hinzu. Jeder Neuzugang brauchte vor der ersten Zahlung eine Registrierung, Konten und einen Vertrag, jeder Abgang einen sauberen Abschluss.
Vertraulichkeit und IP vom ersten Tag an
Neue Entwickler unterzeichneten ein Absichtsprotokoll zu Vertraulichkeit und zum Eigentum des Kunden an ihrem Code, bevor der vollständige Dienstleistungsvertrag stand – so begann keine Arbeit ungeschützt.
Ein sauberer Ausstieg
Als der Kunde die Aufgabe ins eigene Haus holte, schuldete jeder Entwickler noch eine Jahressteuererklärung. Wir haben diese eingereicht, dann die Papierakten an das Büro des Kunden geschickt und pro Entwickler einen elektronischen Ordner übergeben.
Was wir getan haben
Aufsetzen, betreiben, wachsen, übergeben
- Okt–Nov 2014 · Aufbau. Angebot und Dienstleistungsvertrag, mit einer Gebühr pro Registrierung und einer monatlichen Gebühr pro Entwickler. Die ersten fünf Entwickler innerhalb von sechs Wochen als Einzelunternehmer registriert, mit Bankkonten, bereit für die erste Zahlung.
- Dez 2014–2015 · Betrieb. Ein Monatspaket für jeden Entwickler: Rechnung an den US-Kunden, Leistungsnachweis und Berechnung von Einheitssteuer und Sozialbeitrag. Devisenverkäufe, Überweisungen auf private Karten, Quartalserklärungen, Erinnerungen und Beratung.
- 2015 · Wachstum. Neue Entwickler über das ganze Jahr aufgenommen, eine Standard-Vertragsvorlage und ein Absichtsprotokoll für Neuzugänge sowie Unterstützung für Ausscheidende beim Schließen ihrer Registrierung.
- Jan–Feb 2016 · Übergabe. Jahreserklärungen für jeden Entwickler eingereicht, Salden bestätigt, Papier- und elektronische Akten an den Kunden übergeben.
Das Modell passt zu einem ausländischen Unternehmen, das schnell ein kleines oder wachsendes Team in der Ukraine aufbauen will. Sobald das Team groß und stabil ist, holen es viele Kunden ins eigene Haus oder in eine eigene Gesellschaft, so wie dieser. Wir haben die Übergabe mit ihm vereinbart und bis zum Ende durchgeführt.
Wie wir arbeiten
Wir nennen Ihnen nicht den Namen eines anderen Kunden
Der Kunde und seine Entwickler werden hier nicht genannt – und in einem Gespräch ebenso wenig. Über dieses Projekt sprechen wir gern im Detail. Was wir nicht tun: mit Ihnen so über den letzten Kunden reden, wie wir mit dem nächsten über Sie reden würden.
Nächster Schritt
Entwickler in der Ukraine, aber keine Gesellschaft dort?
Ob drei Personen oder dreißig: Dreißig Minuten reichen meist, um Ihnen zu sagen, welches Modell passt und was der laufende Betrieb kostet.
