Перші працівники в Україні: власна компанія, employer of record чи підрядники?

Правила перевірено 14 вересня 2026 р. Показники, які переглядають щороку, не наводимо — у кожному розділі зазначено, де їх перевірити.

Більшість іноземних компаній уже на початку стикається з тим самим питанням: створити власну українську компанію, доручити місцевому роботодавцю найняти людей для нас чи працювати з окремими підрядниками? Кожен із цих шляхів законний, якщо все зроблено правильно. Вони відрізняються швидкістю, рівнем контролю, вартістю виходу та тим, наскільки ви вразливі в умовах воєнного стану.

Коротко

	Власна компанія (ТОВ)	Employer of record	Підрядники (ФОП)
Хто роботодавець	Ваша українська компанія	Українська компанія провайдера	Ніхто — цивільно-правові договори
Ваше адміністрування	Повне: нарахування зарплати, звітність, військовий облік, перевірки	Невелике: усе веде провайдер	Невелике, але ризик перекваліфікації несете ви
Контроль над роботою	Повний	Повний у щоденній роботі; юридичний роботодавець — провайдер	Лише щодо погодженого результату
Бронювання від мобілізації	Можливе, якщо вашу компанію визнано критично важливим підприємством	Залежить від статусу самого провайдера	Не поширюється — бронювання через роботодавця на підрядників не діє
Вихід	Ліквідація потребує часу й грошей	Розірвати договір про надання послуг	Розірвати договори
Найкраще підходить для	Довгострокової команди, що зростає	Швидкого старту, тестування ринку, невеликих команд	Справді незалежних фахівців

Шлях 1: власна компанія

Товариство з обмеженою відповідальністю (ТОВ) — звична форма. Його реєструє державний реєстратор або нотаріус. Документи щодо іноземної материнської компанії потребують апостиля та нотаріально засвідченого перекладу українською; німецькі документи апостилюють, оскільки Німеччина є учасницею Гаазької конвенції.

• Статутний капітал: законодавчого мінімуму немає. Розмір визначають засновники, і кожен засновник має внести свій вклад протягом шести місяців із дати державної реєстрації, якщо статут не встановлює іншого строку (стаття 14 Закону України «Про товариства з обмеженою та додатковою відповідальністю»). Символічна сума юридично дійсна, але банки, контрагенти й органи влади дивляться на те, чи здатна компанія реально виконувати свої зобов’язання.
• Директор: іноземець, якого компанія працевлаштує директором, має отримати дозвіл на застосування праці іноземців до того, як обійме посаду. Зазвичай діють так: реєструють компанію з директором, який може діяти одразу, — наприклад, громадянином України. Потім нова компанія отримує дозвіл на застосування праці, після чого призначають іноземного директора. Іноземним засновникам і директорам також потрібен український реєстраційний номер облікової картки платника податків (РНОКПП).
• Бенефіціарна власність: компанія зобов’язана розкрити своїх кінцевих бенефіціарних власників у державному реєстрі та підтримувати ці відомості в актуальному стані. За недостовірні або відсутні дані накладають штрафи.
• Банківський рахунок: компанію можна зареєструвати й без нього, але без українського корпоративного рахунку вона фактично не зможе вести діяльність, виплачувати зарплату, сплачувати податки й внески чи проводити розрахунки за міжнародними договорами — такі розрахунки мають проходити через банківські рахунки. Банк проводить власні перевірки та запитає витяг із реєстру, статут, інформацію про власників і кінцевих бенефіціарних власників, документи й податковий номер директора, а також підтвердження запланованої діяльності та походження коштів. Відкриття рахунку — частина створення компанії, а не справа на потім.
• ПДВ: реєстрація платником стає обов’язковою, щойно обсяг оподатковуваних операцій за останні дванадцять місяців перевищить поріг, визначений статтею 181 Податкового кодексу України.
• Обов’язки роботодавця: нарахування зарплати й щомісячна податкова звітність, військовий облік працівників, перевірки з питань праці та — якщо ви хочете вберегти ключових працівників від мобілізації — процедура визнання підприємства критично важливим.

Представництво зареєструвати швидше — з вересня 2024 р. це роблять державні реєстратори, строк розгляду становить п’ять робочих днів, — але воно не є юридичною особою. Представництво може виконувати для материнської компанії лише підготовчу та допоміжну діяльність, як-от комунікацію, дослідження ринку та просування. Щойно воно починає вести господарську діяльність, податковий орган розглядає його як постійне представництво, яке має стати на податковий облік. Іноземній компанії, що веде діяльність в Україні через постійне представництво без податкової реєстрації, загрожує штраф 100 000 грн (пункт 117.4 статті 117 Податкового кодексу України), а крім того — окреме донарахування податку на прибуток, ПДВ або податків із заробітної плати за цією діяльністю. Представництво — це спостережний пункт, а не спосіб вести операційну діяльність.

Перевірте: usr.minjust.gov.ua, guide.diia.gov.ua, tax.gov.ua.

Шлях 2: employer of record

Коли ви працюєте з employer of record, українська компанія працевлаштовує ваших людей за українськими трудовими договорами та веде нарахування зарплати, податки й кадрове адміністрування, а ваші менеджери керують роботою.

Якщо ваші менеджери щодня керують роботою цих людей, це аутстафінг, який регулює стаття 39 Закону України «Про зайнятість населення». З 15 жовтня 2022 р. закон більше не вимагає для нього дозволу, а з жовтня 2023 р. не містить і штрафу за його відсутність — посібники та провайдери, які досі згадують ліцензію на аутстафінг, спираються на скасовану редакцію. Що закон справді вимагає:

• провайдер платить людям не менше, ніж ви платите власним працівникам за таку саму роботу, застосовує ваші правила робочого часу, сплачує єдиний соціальний внесок (ЄСВ) і не перешкоджає цим людям перейти працювати безпосередньо до вас;
• направлення працівників пов’язане з колективним договором і згодою первинної профспілкової організації — і досі не визначено, як ця умова застосовується до роботодавців, які не мають ні того, ні іншого;
• деякі направлення прямо заборонені, наприклад до клієнта, який протягом останнього року скорочував чисельність працівників, або для небезпечних робіт чи робіт основного виробництва.

Детальніше — у нашому матеріалі Аутстафінг в Україні: без дозволу з 2022 року — і правила, які діють і далі.

Перед підписанням договору запитайте провайдера:

1. як він виконує умову статті 39 щодо колективного договору та профспілки і яка його правова позиція, якщо немає ні того, ні іншого;
2. як він забезпечує, щоб людям платили не менше, ніж ви платите власним працівникам за таку саму роботу, і чи не підпадає якась із ваших посад під заборонені направлення;
3. як він веде військовий облік і, якщо це актуально, бронювання ваших людей;
4. хто є вашою стороною за договором — українська компанія чи компанія з ЄС — і як виставляється ПДВ.

Перевірте: Закон № 5067-VI, стаття 39.

Шлях 3: фізичні особи — підприємці (ФОП)

Багато українських фахівців, особливо в ІТ, працюють як зареєстровані фізичні особи — підприємці (ФОП) на спрощеній системі оподаткування. Співпраця з ними за договором про надання послуг законна — якщо ці відносини справді є наданням послуг.

Держпраці та суди оцінюють суть відносин, а не назву договору. Ознаки прихованих трудових відносин:

• оплата за час і присутність, а не за визначений результат;
• регулярні щомісячні виплати за постійну роботу;
• фіксований графік і внутрішні правила замовника;
• роль, що відповідає назві посади в національному класифікаторі;
• вказівки, контроль та інтеграція у вашу команду.

Якщо договір перекваліфікують на трудовий, компанії загрожує штраф у десятикратному розмірі мінімальної заробітної плати за кожну особу, а в разі повторного порушення протягом двох років — у тридцятикратному (стаття 265 Кодексу законів про працю України, КЗпП), а також донарахування податків і внесків.

Діє чинний КЗпП. Проєкт нового Трудового кодексу, законопроєкт № 14386, відкликали 16 липня 2026 р., так і не ухваливши. Окремий новий проєкт, законопроєкт № 16010, зареєстровано у вересні 2026 р., і він залишається лише пропозицією, доки парламент його не ухвалить і він не набере чинності.

Мобілізація: підрядник-ФОП не є вашим працівником, тому ваша компанія не може забронювати його від мобілізації. Чітко зафіксуйте це в договорі й не робіть жодних заяв щодо військового статусу самого підрядника — будь-яка особиста відстрочка є його власною справою.

З нашого досвіду, військовий облік через роботодавця — головна причина, чому багато фахівців-чоловіків мобілізаційного віку віддають перевагу співпраці як ФОП, а не працевлаштуванню. Це зрозуміло, але не змінює наведеного вище критерію: якщо за суттю відносини є трудовими, договір можуть перекваліфікувати.

Зміни для самих ФОП: з 2025 року вони сплачують військовий збір зі свого доходу, а з січня 2026 р. звітують щокварталу. Запровадження обов’язкової реєстрації платником ПДВ для підприємців на спрощеній системі з оборотом понад певний поріг є частиною податкової реформи України, пов’язаної з МВФ, але станом на вересень 2026 р. такого закону не ухвалено: графік МВФ передбачає ухвалення законодавства до кінця квітня 2027 р. і набрання ним чинності 1 січня 2028 р., а поріг ще мають визначити. Це окреме питання від уже наявної можливості для підприємців 3-ї групи працювати платниками ПДВ за нижчою ставкою єдиного податку.

Для ІТ-компаній: Дія Сіті. Цей спеціальний правовий і податковий режим доступний українським компаніям, що провадять кваліфіковані види ІТ-діяльності та постійно відповідають трьом умовам:

Умова	Вимога
Кваліфікаційний дохід	Щонайменше 90% загального доходу — від кваліфікованих видів ІТ-діяльності
Фахівці	У середньому щонайменше дев’ять працівників та/або гіг-спеціалістів
Оплата	У середньому щонайменше гривневий еквівалент 1 200 євро на одного фахівця на місяць

Для працівників і гіг-спеціалістів резидента податок на доходи фізичних осіб (ПДФО), як правило, становить 5% — починаючи з місяця, наступного за отриманням компанією статусу резидента, — військовий збір становить 5%, а ЄСВ роботодавця нараховується з мінімальної заробітної плати, а не з повної зарплати. Резиденти також можуть укладати гіг-контракти — цивільно-правовий договір із фахівцями, для якого іноземцям не потрібен дозвіл на застосування праці. Для резидентів-стартапів діють перехідні правила, а відповідність вимогам завжди залежить від фактичної діяльності та доходів компанії.

Перевірте: dsp.gov.ua, tax.gov.ua, city.diia.gov.ua, itd.rada.gov.ua (статус законопроєктів).

Що воєнний стан змінює у виборі

• Виведення коштів. Національний банк України обмежує транскордонні платежі. Станом на вересень 2026 р. дивіденди можна переказувати за кордон у межах еквівалента 1 млн євро на одного емітента за календарний місяць — сукупно за всіма його переказами дивідендів. Дивіденди мають бути нараховані за результатами періодів починаючи з 1 січня 2023 р., українська компанія має працювати щонайменше дванадцять місяців, а іноземний учасник — володіти своєю часткою щонайменше шість місяців; банк перевіряє дотримання ліміту через систему Національного банку. З 11 серпня 2026 р. компанія, утворена в результаті перетворення, може зараховувати період діяльності юридичної особи, правонаступником якої вона є. Окремі механізми, пов’язані з новими інвестиціями або пожертвами, дозволяють здійснювати платежі понад ліміт.
• Санкції. Валютні операції з особами, які зареєстровані або постійно проживають у Росії чи Білорусі, заборонено. Видаткові операції за рахунками резидентів Росії чи Білорусі, а також юридичних осіб, кінцевими бенефіціарними власниками яких є такі резиденти, зупинено; вузькі винятки стосуються, зокрема, виплати заробітної плати та сплати податків.
• Мобілізація. Бронювати працівників від призову можуть лише підприємства, визнані критично важливими; у разі employer of record це залежить від провайдера.
• Страхування від воєнних ризиків. Інвестиції можна застрахувати від воєнних і політичних ризиків через Експортно-кредитне агентство України та міжнародні програми, як-от MIGA і американська DFC.

Перевірте: bank.gov.ua (постанова Національного банку України № 18, валютне регулювання в умовах воєнного стану), eca.gov.ua.

Якщо ви плануєте працевлаштовувати іноземців

Для працевлаштування іноземця потрібен дозвіл на застосування праці іноземців, який український роботодавець отримує в регіональному центрі зайнятості до початку роботи; стандартний строк ухвалення рішення — сім робочих днів. Умовою дозволу є мінімальна зарплата, встановлена кратно до мінімальної заробітної плати в Україні, а розмір плати за дозвіл залежить від строку його дії. Працевлаштування іноземця без дозволу коштує штрафу у двадцятикратному розмірі мінімальної заробітної плати за кожну особу.

Після видачі дозволу роботодавець має укласти трудовий договір протягом 90 календарних днів і подати його засвідчену копію до центру зайнятості протягом десяти днів після підписання — інакше дозвіл анулюють. Підписаний договір має відповідати проєкту, поданому разом із заявою. Іноземним працівникам, які живуть в Україні, також потрібна підстава для проживання — зазвичай посвідка на тимчасове проживання, пов’язана з працевлаштуванням. Гіг-спеціалістам Дія Сіті дозвіл на застосування праці не потрібен.

Перевірте: guide.diia.gov.ua — дозвіл на застосування праці іноземців.

Який шлях підходить вам?

• Ви тестуєте ринок або люди потрібні протягом кількох тижнів: employer of record.
• Ви плануєте команду, яка зростатиме роками, і все одно хочете власну юридичну особу: почніть з employer of record і переведіть команду до власної компанії, щойно її буде створено, — разом із банківським рахунком і, для іноземного директора, дозволом на застосування праці.
• Ви працюєте з кількома незалежними експертами, які надають визначені результати: договори з ФОП, складені й виконувані так, щоб вони залишалися договорами про надання послуг.

Чим може допомогти ClarusApex

Ваших людей може працевлаштувати APEX AV LLC за українськими трудовими договорами, а роботою керуватимете ви. Ви самі обираєте, з ким укласти договір про надання послуг: з APEX AV LLC в Україні чи з FossaTech EOOD в ЄС. Коли будете готові до власної компанії, ми переведемо до неї команду. Штефан Лілієнкамп відповідає на запитання щодо виходу на ринок протягом одного робочого дня.

Цей матеріал має загальний характер і не є юридичною чи податковою консультацією для вашої ситуації.