Projektreferenz · Logistik & Transport
Eine Tochtergesellschaft in Kyjiw, bereit für den ersten Tag ihres Managers.
Ein europäischer Spediteur betreute die Ukraine seit einiger Zeit über einen einzigen Repräsentanten vor Ort. Im Frühjahr 2012 wollte er eine eigene ukrainische Gesellschaft gründen – und dann kündigte sein Country Manager. Das Unternehmen hatte keine Registrierung, keinen Nachfolger und kein eigenes Büro. Vierzehn Wochen später gab es eine eingetragene Gesellschaft, einen neuen Country Manager und einen möblierten Raum, alles bereit am selben Montag.
In fünf Wochen eingetragen
Gesellschaft
8 Kandidaten, 3 Finalisten, 1 Einstellung
Recruiting
14 Wochen bis zum ersten Arbeitstag
Tempo
Büro mit eintägiger Frist kündbar
Flexibilität
Drei Stränge, ein Termin
Gesellschaft, Personal und Büro mussten an einem Montag zusammenkommen
Registrierung, Recruiting und Büro laufen normalerweise nacheinander. Hier mussten sie parallel laufen, weil keiner der drei Stränge ohne die beiden anderen abgeschlossen werden konnte.
Die Aufgabe
Was der Kunde tatsächlich brauchte
Die Muttergesellschaft hatte einen Großteil der Unterlagen für eine GmbH mit 100 % ausländischer Beteiligung bereits vorbereitet. Ihr Repräsentant in Kyjiw arbeitete von einem Schreibtisch in unserem Business-Support-Büro aus und hatte die Registrierung vorangetrieben. Als diese Person im März kündigte, verlor das Projekt den einzigen Menschen, der wusste, wo es stand.
Die Eigentümer baten uns, die Sache zu übernehmen. Das hieß vier Dinge gleichzeitig: die Registrierung der Gesellschaft mit dem Anwalt des Kunden abschließen, einen neuen Country Manager finden und beurteilen, der neuen Gesellschaft eine Geschäftsadresse und einen Arbeitsplatz geben und die Monate dazwischen überbrücken, indem wir Mitarbeiter über uns beschäftigten.
Die schwierigen Teile
Wo es schwierig wird
Ein Dokument, das es nicht gibt
Die ukrainischen Registerbehörden verlangten eine apostillierte Bescheinigung darüber, wem der ausländische Gründer gehört. Das Heimatregister der Muttergesellschaft stellt ein solches Dokument nicht aus. Der Ausweg war eine Erklärung, unterzeichnet vom Geschäftsführer der Muttergesellschaft, notariell beglaubigt und apostilliert, vorab abgestimmt mit dem Anwalt für die Registrierung.
Der Umsatzsteuerstatus entscheidet, ob Sie Geschäfte machen können
Ukrainische Kunden zahlen in Hrywnja und wollen ihre Vorsteuer zurück. Ein Spediteur ohne Umsatzsteuerbescheinigung hat daher fast nichts zu verkaufen. Die Bescheinigung setzt eine eingetragene Gesellschaft, eingezahltes Stammkapital und einen Antrag voraus, der nur in einem kurzen Zeitfenster pro Monat eingereicht werden kann.
Die Adresse muss echt sein
Die Steuerbehörde prüft, ob eine neue Gesellschaft tatsächlich an ihrer eingetragenen Adresse sitzt. Die Adresse musste daher während des gesamten Umsatzsteuerverfahrens gültig, besetzt und erreichbar bleiben – auch während unser eigenes Büro quer durch die Stadt umzog.
Einstellen für eine Gesellschaft, die gerade erst entsteht
Der neue Manager brauchte am ersten Tag einen rechtlichen Arbeitgeber, einen Vertrag und einen Schreibtisch. Bis dahin mussten Mitarbeiter über uns beschäftigt werden, und das Angebot musste warten, bis die Gesellschaft es unterschreiben konnte.
Eigentümer, die aus dem Ausland entscheiden
Shortlist, Interviewtag, Verhaltensprofile und Angebot wurden um einen einzigen kurzen Besuch der Eigentümer herum geplant; alles Übrige wurde per Telefon und E-Mail geklärt.
Buchhaltung ab der ersten Rechnung
Eine neue Gesellschaft braucht eine Buchhaltung, Buchhaltungssoftware, eine Bank und elektronische Steuermeldungen, bevor sie irgendjemandem etwas in Rechnung stellen kann. Wir haben rund dreißig Buchhaltungsprozesse kalkuliert, um eine eigene Buchhalterin mit Outsourcing zu vergleichen.
Was wir getan haben
Basis, Registrierung, Suche, Büro
- Anfang 2012 · Basis. Ein möblierter Raum, gemeinsam genutzte Besprechungsräume und eine Geschäftsadresse in unserem Business-Support-Büro sowie die Beschäftigung des Repräsentanten des Kunden über uns.
- Mär–Apr · Registrierung. Wir haben die offene Akte übernommen, mit dem Anwalt des Kunden die Reihenfolge der Schritte festgelegt und die Optionen für eine eigene oder ausgelagerte Buchhaltung kalkuliert. Fünf Wochen später war die Gesellschaft im staatlichen Register eingetragen.
- Apr–Jun · Suche. Wir haben ausgeschrieben, vorausgewählt und sieben Lebensläufe vorgestellt und dann einen Interviewvormittag rund um den Flug der Eigentümer organisiert. Es folgten Online-Verhaltensprofile für die Finalisten, dann das Angebot und die Übergabe an den Anwalt des Kunden für den Arbeitsvertrag.
- Jun–Aug · Büro. Ein eigener Raum in unserem neuen Businesscenter, mit eigenen Telefon- und Faxleitungen, zu Bedingungen, die der Kunde mit einem Tag Frist kündigen konnte. Ende des Sommers zog die Tochtergesellschaft in ihr eigenes Büro.
Wie wir arbeiten
Wir nennen Ihnen nicht den Namen eines anderen Kunden
Kunde, Eigentümer und Personen werden hier nicht genannt – und in einem Gespräch ebenso wenig. Über dieses Projekt sprechen wir gern im Detail. Was wir nicht tun: mit Ihnen so über den letzten Kunden reden, wie wir mit dem nächsten über Sie reden würden.
Nächster Schritt
Sie gründen eine Gesellschaft in der Ukraine?
Registrierung, Geschäftsadresse, Ihre erste Einstellung und ein Schreibtisch für diese Person können parallel laufen. Dreißig Minuten reichen meist, um zu sehen, wie das für Sie aussieht.
