Референс проєкту · Дозволи на застосування праці й посвідки на проживання, місцеві найми та HR-аудит
Дозволи для керівників з-за кордону, а потім — потрібна їм команда.
Сільськогосподарська компанія в Україні залучила керівників вищої ланки з-за кордону. Кожному з них потрібні були дозвіл на застосування праці іноземця, віза типу D і посвідка на тимчасове проживання, а в компанії ніхто раніше не проходив цієї процедури. Ми вели її від першого документа до продовження через рік. Паралельно ми знайшли штатного юриста й фахівця з фінансів, яких бракувало новій команді, і проаналізували, як побудовано власні керівні посади компанії.
3 іноземні керівники, з якими ми пройшли оформлення дозволів на застосування праці й посвідок на проживання
Дозволи
5–9 тижнів — наша оцінка всієї процедури, залежно від органів влади
Строки
14 керівних посад, проаналізованих на співбесідах і описаних на папері
HR-аудит
2 місцеві найми: штатний юрист і фахівець з фінансів
Рекрутинг
Як це виглядало
Шлях до посвідки на проживання
П’ять кроків для кожного керівника, комісія, що засідає у визначені дати, і продовження, яке починається ще до спливу року.
Завдання
Що насправді було потрібно клієнту
Новий генеральний директор і фінансовий директор компанії прибули з-за кордону, а згодом мав приїхати ще й директор ферми. Вони вже керували бізнесом, а документи за ними не встигали. Наш перший договір із компанією стосувався рекрутингу, і ми вписали в нього погодинний консалтинг, щоб робота з дозволами могла початися одразу.
Перед початком ми надіслали письмову пропозицію: кожен крок від першого документа до посвідки на проживання, документи, потрібні від кожного керівника й від компанії, офіційні витрати, наші години й тривалість. П’ять тижнів, якщо органи влади працюватимуть швидко, дев’ять — якщо ні. Клієнт погодився протягом тижня.
Ми також підготували документи, які мала подати сама компанія, тож її роль зводилася до підпису й печатки.
Чому це важливо
Іноземний керівник працює легально, лише коли в порядку кожен документ
Іноземному керівникові в Україні потрібен дозвіл на застосування праці, перш ніж він зможе працювати, віза типу D, щоб в’їхати на цій підставі, а також зареєстрована адреса й посвідка на тимчасове проживання, щоб залишатися в країні. Заяву подає роботодавець, а комісія центру зайнятості ухвалює рішення у визначені дати. Один відсутній документ означає очікування наступного засідання. Перебування понад безвізовий строк означає штраф на кордоні й ризик, що наступного разу у в’їзді відмовлять. Ніщо з цього не повинно лягати на стіл людей, які мають керувати компанією.
Складні частини
Де починаються складнощі
Диплом, що застряг на пошті
Два пакети документів були повні; третій чекав на диплом, надісланий поштою. Повний пакет ми подали на комісію, а неповний відкликали, перш ніж його встигли б відхилити, і потім подали його разом із пакетом третього керівника на наступному засіданні.
Витрати, що змінилися посеред процесу
Деякі офіційні збори зросли між нашою пропозицією й медичними оглядами. Кожна зміна потрапляла до відомості витрат, яку клієнт погоджував до оплати, з офіційними витратами й нашими годинами в окремих рядках.
Продовження до кінцевого строку
Дозволи діють рік. Ми стежили за датами й подавали заяви на продовження вчасно: на день пізніше — і довелося б платити за терміновість, а пропуск останнього дня означав би нові візи.
Кандидати, які не чекали
Перші кандидати на посаду штатного юриста прийняли інші пропозиції, поки рішення ще не було ухвалене. Відтоді ми звітували про кожен крок із датою, а пропозицію про роботу готували самі, щоб скоротити останній крок. Посаду закрили.
Співбесіди про власну роботу
Для HR-аудиту ми спершу погодили з керівництвом анкету, оцінювальну картку і те, як пояснити аудит працівникам. Співбесіди пройшли чотирнадцять керівників відділів і філій; більшість описів посад уже не відповідали фактично виконуваній роботі.
Що ми зробили
Договір, дозволи, найми, аудит, продовження
- Перші тижні — Договір. Договір на рекрутинг із вписаним погодинним консалтингом, щоб робота з дозволами могла початися одразу.
- Перші місяці — Дозволи. Пропозиція, документи, центр зайнятості, медичні огляди, візи типу D, реєстрація адреси й посвідки на тимчасове проживання для трьох керівників.
- Паралельно — Найм. Знайдено штатного юриста й фахівця з фінансів; шорт-листи на посаду головного бухгалтера.
- Через кілька місяців — Аудит. Співбесіди щодо чотирнадцяти керівних посад та їхні описи, підсумок для керівництва й воркшоп про цілі та цінності компанії.
- Наступні два роки — Продовження й подальша робота. Вчасне продовження дозволів, шорт-листи на посади головного бухгалтера й бухгалтера з податків і нова пропозиція щодо дозволу, коли вона знадобилася.
Керівники працювали далі, поки рухалися документи. Компанія підписувала, ставила печатки й ухвалювала рішення; решту робили ми.
Як ми працюємо
Ми не називаємо вам імені іншого клієнта
Клієнт і його керівники тут не названі — і на зустрічі не будуть. Ми радо розкажемо про цей проєкт у деталях. Чого ми не робимо: говорити з вами про попереднього клієнта так, як говорили б про вас із наступним.
Наступний крок
Залучаєте керівників з-за кордону чи наймаєте команду довкола них?
Скажіть нам, хто приїжджає, з якої країни і коли ці люди мають почати роботу. Ми надішлемо вам письмово кроки, документи, витрати й строки ще до того, як щось почнеться.