Як працює нарахування зарплати в Україні: податки, внески, звітність і правила воєнного часу

Правила перевірено 14 вересня 2026 р. Суми, які переглядаються щороку, не наводимо — у кожному розділі зазначено, де їх перевірити.

Нарахування зарплати в Україні має простішу структуру, ніж у Німеччині, але суворіші строки. Із заробітної плати працівника утримують два платежі, і ще один внесок нараховується понад неї. Проте податок сплачується в момент виплати зарплати, а виплачувати зарплату потрібно двічі на місяць. Ось що варто знати іноземній компанії.

1. Від брутто-зарплати до витрат роботодавця

	Ставка	Хто сплачує
Податок на доходи фізичних осіб (ПДФО)	18% брутто-зарплати	Працівник — утримує роботодавець
Військовий збір	5% брутто-зарплати	Працівник — утримує роботодавець
Єдиний соціальний внесок (ЄСВ)	22% брутто-зарплати	Роботодавець — понад брутто-зарплату

Для заробітної плати в межах бази нарахування ЄСВ це означає: на кожні 100 брутто-зарплати працівник отримує 77, а компанія загалом сплачує 122.

• ПДФО встановлено статтею 167 Податкового кодексу України.
• Військовий збір 1 грудня 2024 р. підвищено з 1,5% до 5%. Закон від 7 квітня 2026 р. визначив, коли ставка знову знизиться до 1,5%: лише з 1 січня року, що настає після третього повного календарного року після припинення воєнного стану.
• ЄСВ сплачує лише роботодавець; власного соціального внеску працівники не сплачують. За основним місцем роботи ЄСВ нараховується щонайменше з мінімальної заробітної плати, навіть якщо зарплата нижча. На суму понад максимальну величину бази нарахування ЄСВ внесок не нараховується; цю величину щорічний закон про Державний бюджет України встановлює як кратну мінімальній заробітній платі.

Мінімальна заробітна плата встановлюється щороку законом про Державний бюджет України. Від неї залежить не лише найнижча зарплата: мінімальна та максимальна величина бази нарахування ЄСВ, граничний розмір лікарняних і більшість штрафів за порушення трудового законодавства визначаються кратно до неї.

Перевірте актуальні показники: Податковий кодекс України, Закон України «Про збір та облік єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування» і чинний закон про Державний бюджет України на zakon.rada.gov.ua.

2. До першого робочого дня

Працівник не може приступити до роботи, доки не підписано трудовий договір, не видано наказ про прийняття на роботу та не подано до податкового органу повідомлення про прийняття працівника на роботу (стаття 24 КЗпП). Повідомлення подається в електронній формі. Початок роботи до подання повідомлення вважається неоформленим працевлаштуванням.

3. Виплата заробітної плати

• Двічі на місяць, з інтервалом не більше 16 календарних днів і не пізніше семи днів після закінчення періоду, за який здійснюється виплата (стаття 115 КЗпП). Якщо день виплати припадає на вихідний або святковий день, заробітну плату виплачують напередодні.
• У гривнях. Заробітна плата за роботу в Україні виплачується в національній валюті (стаття 23 Закону України «Про оплату праці»).
• Податки — разом із зарплатою. Банки приймають платіж на виплату заробітної плати лише разом зі сплатою ПДФО та військового збору. ЄСВ сплачується одночасно з виплатою, але не пізніше 20 числа наступного місяця.
• Відпускні виплачуються до початку відпустки, якщо договором не передбачено інше.
• У разі звільнення всі належні суми виплачуються в останній робочий день. Затримка розрахунку коштує середнього заробітку працівника за кожен день затримки, але не більше ніж за шість місяців.

Штрафи за статтею 265 КЗпП визначаються кратно до мінімальної заробітної плати, чинної на момент виявлення порушення:

Порушення	Штраф
Затримка виплати заробітної плати понад місяць або виплата не в повному обсязі	3 × мінімальна заробітна плата
Використання праці працівника без оформленого трудового договору	10 × мінімальна заробітна плата за кожного працівника; 30 × у разі повторного порушення протягом двох років
Недотримання мінімальних гарантій в оплаті праці	2 × мінімальна заробітна плата за кожного працівника
Інші порушення трудового законодавства	1 × мінімальна заробітна плата; 2 × у разі повторного порушення протягом року

Сплата половини суми штрафу протягом десяти банківських днів вважається сплатою штрафу в повному обсязі. Під час воєнного стану штраф не накладається, якщо припис, винесений за результатами позапланової перевірки, виконано в повному обсязі та в установлений строк. Якщо через бойові дії своєчасно виплатити заробітну плату неможливо, роботодавця не штрафують за затримку, але обов’язок виплатити зарплату зберігається.

Перевірте: Кодекс законів про працю України, Держпраці.

4. Звітність

• Компанії подають щомісяця єдиний Податковий розрахунок щодо ПДФО, військового збору та ЄСВ — в електронній формі, протягом 20 календарних днів після закінчення місяця.
• ФОП, які мають найманих працівників, з січня 2026 р. подають цей самий розрахунок щокварталу з розбивкою за місяцями.
• Нову форму Податкового розрахунку та новий порядок його подання, затверджені наказами Міністерства фінансів України № 243 від 7 травня 2026 р. та № 284 від 26 травня 2026 р., набрали чинності 17 липня 2026 р. і застосовуються з 1 серпня 2026 р. Компанії вперше використали нову форму за липень 2026 р.

Актуальну форму та календар звітності перевірте на: tax.gov.ua.

5. Відпустки та допомоги

• Щорічна відпустка становить не менше 24 календарних днів (стаття 6 Закону України «Про відпустки»). Під час воєнного стану роботодавець може обмежити щорічну відпустку 24 днями; згідно з рішенням Конституційного Суду України від 19 травня 2026 р. це обмеження не поширюється на неповнолітніх та осіб з інвалідністю.
• Власна хвороба працівника або травма, не пов’язана з роботою: перші п’ять календарних днів оплачує роботодавець; з шостого дня допомогу по тимчасовій непрацездатності фінансує Пенсійний фонд України. Процес і далі веде роботодавець: коли електронний листок непрацездатності отримує статус «Готовий до сплати», роботодавець розраховує допомогу та звертається до Пенсійного фонду, який фінансує суму, виплачену через нарахування зарплати. Розмір допомоги залежить від страхового стажу працівника — 50% середньої заробітної плати при стажі менше трьох років, 60% — від трьох до п’яти, 70% — від п’яти до восьми і 100% — понад вісім років — і має граничний розмір.
• Догляд за хворою дитиною або членом сім’ї Пенсійний фонд фінансує з першого дня. Нещасні випадки на виробництві та професійні захворювання регулюються окремими правилами.
• Відпустка у зв’язку з вагітністю та пологами: допомога у зв’язку з вагітністю та пологами виплачується в розмірі 100% середньої заробітної плати незалежно від страхового стажу, за 70 днів до і 56 днів після пологів (70 — після ускладнених або багатоплідних пологів), і фінансується Пенсійним фондом з першого дня.

Перевірте: Закон України «Про загальнообов’язкове державне соціальне страхування», Пенсійний фонд України.

6. Що змінює воєнний стан у нарахуванні зарплати

• Мобілізовані працівники зберігають місце роботи, але з липня 2022 р. роботодавці не виплачують їм середній заробіток на час служби. Якщо середній заробіток, виплачений мобілізованому працівнику, компенсується з державного бюджету, ЄСВ на нього не нараховується.
• Призупинення дії трудових договорів означає, що за період призупинення заробітна плата не виплачується; призупинення, запроваджене однією зі сторін, обмежене загальним строком 90 днів. Детальніше — у нашому матеріалі «Працівники в Україні під час воєнного стану: військовий облік, бронювання та мобілізовані працівники».
• Податкові перевірки: загальний мораторій завершився в серпні 2023 р. Документальні перевірки залишаються призупиненими лише для платників податків, зареєстрованих на окупованих територіях або територіях бойових дій, а перевірки проводяться лише там, де це безпечно.

Перевірте: Закон № 2136-IX, Податковий кодекс України.

Чек-лист з нарахування зарплати для іноземних роботодавців

1. Подайте повідомлення про прийняття працівника на роботу до податкового органу, перш ніж людина приступить до роботи.
2. Встановіть дві дати виплати зарплати на місяць з інтервалом не більше 16 днів і правило на випадок вихідних і святкових днів.
3. Плануйте витрати роботодавця як брутто-зарплату плюс 22% і щороку в січні перевіряйте межі бази нарахування ЄСВ.
4. Сплачуйте ПДФО та військовий збір з кожною виплатою зарплати, а ЄСВ — до 20 числа.
5. Подавайте Податковий розрахунок щомісяця, протягом 20 календарних днів після закінчення місяця, за чинною формою.
6. Передбачте у своїх процесах відпускні, остаточний розрахунок при звільненні, оплату днів непрацездатності з першого по п’ятий і звернення до Пенсійного фонду з шостого дня.
7. Щороку в січні перевіряйте розмір мінімальної заробітної плати — від неї залежать штрафи, межі та мінімальні рівні.

Чим може допомогти ClarusApex

Ми ведемо українське нарахування зарплати та кадрове адміністрування у програмному забезпеченні, створеному під вимоги українського законодавства: перевірені записи, автоматичне формування кадрових документів та інтеграція з SAP, 1C і вашим банком. Якщо ваші працівники працевлаштовані в APEX AV LLC, роботодавцем є ми, і ми ведемо для них нарахування зарплати, сплату податків і звітність. Марина Коритнюк, наша HR-директорка, відповідає на запитання щодо зарплати протягом одного робочого дня.

Цей матеріал має загальний характер і не є податковою чи юридичною консультацією для вашої ситуації.