Референс проєкту · Агробізнес
Тринадцять років у ролі зарплатного відділу експортної групи.
Агропереробна й експортна група в Україні веде бізнес через десяток юридичних осіб: головний офіс, виробничі майданчики, логістичні й торговельні компанії. Тринадцять років тому вона передала нам розрахунок зарплати перших семи. Ми ведемо його й сьогодні — крізь запуск великого нового виробничого майданчика, обвал гривні та повномасштабну війну.
13+ років, один клієнт
Безперервність
Один розрахунок зарплати щомісяця
Зарплата
12 компаній і філій
Структура
Виплати вчасно навіть під час війни
Воєнний час
Як розвивалася співпраця
Від семи компаній до дванадцяти
Щоразу, коли група додавала компанію чи майданчик, вони переходили на той самий розрахунок зарплати, за тим самим шаблоном договору, у місяць, коли починали наймати людей.
Завдання
Що насправді було потрібно клієнту
Керівництво й власники перебували в столиці та за кордоном. Більшість людей працювала на виробничих і логістичних майданчиках за сотні кілометрів. Кожна компанія була окремим роботодавцем із власним зарплатним проєктом у банку, податковою реєстрацією та звітністю. Група хотіла одного постачальника, який усе порахує правильно й вчасно — і чия команда буде на місці й наступного року.
Це означало зарплату для офісних працівників, операторів виробництва, водіїв і сезонних працівників: аванси й остаточні розрахунки, відпускні та лікарняні через фонд соціального страхування, звільнення й цивільно-правові договори, утримання аліментів і за виконавчими документами, податкову та статистичну звітність, банківські файли для кожного зарплатного проєкту й проводки для власної облікової системи клієнта. Згодом до цього додався й пошук керівників для групи.
Складні частини
Де починаються складнощі
Одна група, дванадцять роботодавців
Кожній компанії щомісяця потрібні власні відомість, банківський файл, акт і рахунок, а HR підтверджує чисельність по кожній компанії, перш ніж щось виставити до оплати. Помилка у файлі не тієї юрособи — це податкова проблема, а не друкарська помилка.
Новий майданчик, що змінив масштаб
Коли запрацював великий виробничий майданчик групи, розрахунок зарплати різко зріс приблизно за вісімнадцять місяців: змінні працівники, нові центри витрат, нові премії та друга локація, з якої треба було отримувати дані.
Дані, що надходять у день виплати
Вхідні дані з віддаленого майданчика надходили в день виплати, у кількох версіях, зі звільненнями того ж дня наприкінці робочого дня. Ми вписали в договір карту відповідальності з 47 кроків, кожен — із відповідальним і строком.
Воєнний час
З 2022 року розрахунок зарплати охоплює мобілізацію й демобілізацію, збереження заробітку працівникам, які служать, бронювання ключових працівників і працевлаштування за квотами — усе в ті самі дати, що й раніше.
Ціни в гривні, що падає
У 2014 і 2015 роках гривня втратила більшу частину своєї вартості. Ми роками тримали ціни, а потім перейшли на еквівалент у євро — з чітким переліком того, що входить у вартість, і погодинною ставкою для всього іншого.
П’ять HR-команд, одна зарплатна команда
HR-менеджери та підписанти клієнта за тринадцять років змінювалися кілька разів. Наша команда — ні, і дати виплат теж.
Що ми зробили
Прийняти, масштабувати, задокументувати, вести
- Рік 1 — Прийняття. Пропозиція, договір і старт за десять тижнів. Кадрові дані завантажено, розрахунок зарплати перенесено з облікової системи клієнта в нашу, а через п’ять місяців — перша зустріч із керівництвом для зворотного зв’язку.
- Роки 3–7 — Масштабування. Філія для нового виробничого майданчика, потім чотири компанії в транспорті, логістиці й торгівлі, кожну підключено за тим самим шаблоном.
- Роки 4–5 — Документування. Таблиця послуг приблизно на сто позицій, карта відповідальності, порівняння нашого обсягу послуг із дванадцятьма іншими провайдерами розрахунку зарплати та нові умови для кожної компанії.
- Роки 8–14 — Супровід і рекрутинг. Оновлений договір із положеннями про захист даних і форс-мажор, найм керівників з HR і фінансів для групи паралельно з розрахунком зарплати — і розрахунок зарплати під час війни.
Через чотирнадцять років щомісячна рутина та сама, про яку ми домовилися в першому: списки, розрахунки, підтвердження, акти.
Як ми працюємо
Ми не називаємо вам імені іншого клієнта
Клієнт, його компанії та люди тут не названі — і на зустрічі не будуть. Ми радо розкажемо про цей проєкт у деталях. Чого ми не робимо: говорити з вами про попереднього клієнта так, як говорили б про вас із наступним.
Наступний крок
Керуєте кількома компаніями в Україні?
Чи це одна юрособа, чи дванадцять — зазвичай тридцяти хвилин досить, щоб побачити, чого вимагатиме передача розрахунку зарплати.
