{"id":11273,"date":"2026-10-08T16:21:02","date_gmt":"2026-10-08T16:21:02","guid":{"rendered":"https:\/\/claruskiev.com\/personalunterlagen-ukraine-arbeitgeber\/"},"modified":"2026-10-08T16:21:02","modified_gmt":"2026-10-08T16:21:02","slug":"personalunterlagen-ukraine-arbeitgeber","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/claruskiev.com\/de\/personalunterlagen-ukraine-arbeitgeber\/","title":{"rendered":"Welche Personalunterlagen ein ukrainischer Arbeitgeber wirklich f\u00fchren muss \u2014 und welche nur Gewohnheit sind"},"content":{"rendered":"

Rechtsstand gepr\u00fcft am 8. Oktober 2026 (Arbeitsgesetzbuch und Gesetz Nr. 2136-IX) und am 22. September 2026 (Gesetz \u00fcber die Verg\u00fctung der Arbeit und die Statistikformulare). Die hier beschriebenen Kriegsrechtsregeln gelten, solange das Kriegsrecht in Kraft ist.<\/em><\/p>\n

Fragen Sie eine ukrainische Personalleitung, welche Unterlagen ein Unternehmen braucht, und Sie bekommen eine lange Liste: Anordnungen, Karteikarten, Journale, Pl\u00e4ne, Anweisungen, Stellenpl\u00e4ne, Stellenbeschreibungen, Arbeitsb\u00fccher. Manches davon ist Gesetz. Manches ist Gewohnheit aus \u00e4lteren Regeln. Wer eine Tochtergesellschaft aufbaut, muss das unterscheiden k\u00f6nnen \u2014 denn die Unterlagen, die das Gesetz tats\u00e4chlich verlangt, sind die, nach denen eine Inspektion zuerst fragt; der Rest ist eine Entscheidung.<\/p>\n

Dieser Beitrag sortiert sie. Wo eine Unterlage verlangt wird, nennt er den Artikel. Wo wir keine Pflicht gefunden haben, sagt er das.<\/p>\n

1. Vor dem ersten Arbeitstag: zwei harte Voraussetzungen<\/h2>\n

Artikel 24 des Arbeitsgesetzbuchs<\/a> ist eindeutig: Eine besch\u00e4ftigte Person darf nicht zur Arbeit zugelassen werden<\/strong> ohne<\/p>\n

    \n
  1. einen Arbeitsvertrag, der durch eine Anordnung (\u043d\u0430\u043a\u0430\u0437) des Arbeitgebers formalisiert<\/strong> ist; und<\/li>\n
  2. eine Meldung der Einstellung an die Steuerbeh\u00f6rde<\/strong> \u2014 die Beh\u00f6rde, die den einheitlichen Sozialbeitrag verwaltet \u2014 nach dem vom Ministerkabinett festgelegten Verfahren.<\/li>\n<\/ol>\n

    Beides muss vorliegen, bevor die Person beginnt. Nicht am ersten Tag, nicht am Ende der ersten Woche. Wer jemanden vorher arbeiten l\u00e4sst, verst\u00f6\u00dft gegen Artikel 24 \u2014 und es besteht das Risiko, dass dies als nicht angemeldete Arbeit nach Artikel 265 behandelt wird, der die \u201etats\u00e4chliche Zulassung zur Arbeit ohne Formalisierung des Arbeitsvertrags<\/strong>“ sanktioniert: 86.470 UAH je Person<\/strong> im Jahr 2026, das Dreifache bei Wiederholung innerhalb von zwei Jahren, und eine Verwarnung statt eines Bu\u00dfgelds f\u00fcr Arbeitgeber, die in den Gruppen 1 bis 3 die Einheitssteuer zahlen. Ob eine fehlende Meldung allein, bei vorliegendem Vertrag und vorliegender Anordnung, unter diesen Wortlaut f\u00e4llt, ist streitbar; testen Sie es nicht. Die vollst\u00e4ndige Bu\u00dfgeldtabelle steht in unseren Arbeitgeberkosten 2026<\/a>.<\/p>\n

    Muss der Vertrag selbst schriftlich sein?<\/strong> In Friedenszeiten \u201ein der Regel“, sagt Artikel 24; verpflichtend<\/strong> ist die Schriftform nur in aufgez\u00e4hlten F\u00e4llen \u2014 darunter, wenn die besch\u00e4ftigte Person darauf besteht<\/strong>, bei mobiler Arbeit und Heimarbeit<\/strong>, bei Vertr\u00e4gen mit nicht fixierter Arbeitszeit<\/strong>, beim \u043a\u043e\u043d\u0442\u0440\u0430\u043a\u0442<\/strong> (der besonderen Form des Arbeitsvertrags nach Artikel 21, nur wo ein Gesetz sie vorsieht), bei Arbeitgebern, die nat\u00fcrliche Personen sind, bei Minderj\u00e4hrigen, Hausangestellten und bei Arbeit in Gebieten mit erh\u00f6htem Risiko.<\/p>\n

    Das Kriegsrecht lockert das weiter.<\/strong> Artikel 2 des Gesetzes Nr. 2136-IX<\/a> bestimmt, dass die Parteien die Form des Arbeitsvertrags einvernehmlich festlegen<\/strong>, solange das Kriegsrecht gilt. Derselbe Artikel erlaubt dem Arbeitgeber, f\u00fcr jede Kategorie von Besch\u00e4ftigten eine Probezeit<\/strong> zu vereinbaren und befristete Vertr\u00e4ge<\/strong> f\u00fcr die Dauer des Kriegsrechts oder zur Vertretung abwesender Besch\u00e4ftigter zu schlie\u00dfen. Ob die allgemeine Formregel auch die besonderen Schriftformvorschriften f\u00fcr mobile Arbeit und nicht fixierte Arbeitszeit verdr\u00e4ngt, sagt der Text nicht.<\/p>\n

    Unser Rat ist einfacher als beide Regeln: Verwenden Sie immer einen schriftlichen Vertrag.<\/strong> Die Anordnung formalisiert die Einstellung, aber erst der schriftliche Vertrag beweist im Streitfall die vereinbarte Verg\u00fctung, die Aufgaben, die Arbeitszeit und eine etwaige Probezeit oder Befristung \u2014 und unter Kriegsrecht, wo das Gesetz die Schriftform nicht mehr verlangt, ist er der einzige Beweis.<\/p>\n

    Was die besch\u00e4ftigte Person vorlegt.<\/strong> Nach Artikel 24: einen Pass oder ein anderes Ausweisdokument; ihr Arbeitsbuch, falls vorhanden, oder<\/strong> ihre Angaben zur Erwerbst\u00e4tigkeit aus dem staatlichen Register der Versicherten; und, soweit Rechtsvorschriften es verlangen, einen Nachweis \u00fcber Ausbildung oder Qualifikation, ein Gesundheitszeugnis und ein milit\u00e4risches Erfassungsdokument<\/strong>.<\/p>\n

    Eine eng begrenzte Ausnahme, eingef\u00fcgt durch das Gesetz Nr. 4630-IX vom 9. Oktober 2025: Unternehmen, die als kritisch f\u00fcr die Verteidigungsindustrie anerkannt sind, d\u00fcrfen wehrpflichtige Besch\u00e4ftigte, deren milit\u00e4rische Erfassungsdokumente fehlen oder fehlerhaft sind oder die nicht erfasst sind, f\u00fcr die Dauer einer Probezeit von h\u00f6chstens 45 Kalendertagen<\/strong> einstellen \u2014 ohne dass dies als Versto\u00df der verantwortlichen Personen gilt (Gesetz Nr. 2136-IX, Artikel 2 Absatz 3).<\/p>\n

    2. Was Sie der besch\u00e4ftigten Person vor Arbeitsbeginn mitteilen m\u00fcssen<\/h2>\n

    Artikel 29 nennt neun Punkte, die der Arbeitgeber vor Arbeitsbeginn<\/strong> auf eine mit der besch\u00e4ftigten Person abgestimmte Weise mitteilen muss:<\/p>\n

      \n
    1. den Arbeitgeber, den Arbeitsort, die Stellenbezeichnung mit der Liste der Aufgaben<\/strong> und das Anfangsdatum;<\/li>\n
    2. den Arbeitsplatz und die bereitgestellten Arbeitsmittel;<\/li>\n
    3. Rechte, Pflichten und Arbeitsbedingungen;<\/li>\n
    4. noch nicht beseitigte gef\u00e4hrliche und sch\u00e4dliche Faktoren<\/strong> am Arbeitsplatz, ihre m\u00f6glichen gesundheitlichen Folgen und den Anspruch auf Verg\u00fcnstigungen f\u00fcr Arbeit unter solchen Bedingungen \u2014 gegen Unterschrift<\/strong>;<\/li>\n
    5. die innerbetriebliche Arbeitsordnung oder das Arbeitsregime, Arbeits- und Ruhezeit sowie den Kollektivvertrag, falls es einen gibt;<\/li>\n
    6. die Unterweisung<\/strong> in Arbeitsschutz, Hygiene und Brandschutz;<\/li>\n
    7. berufliche Weiterbildung, sofern vorgesehen;<\/li>\n
    8. den Jahresurlaub sowie Bedingungen und H\u00f6he der Verg\u00fctung;<\/li>\n
    9. die K\u00fcndigungsfristen, die beide Seiten einhalten m\u00fcssen.<\/li>\n<\/ol>\n

      Bei einem Vertrag \u00fcber mobile Arbeit deckt der Arbeitgeber die Punkte 1, 3, 5 und 7\u20139 ab und stellt bei Bedarf zus\u00e4tzlich die n\u00f6tigen Arbeitsmittel samt Hinweisen zu ihrer Nutzung bereit. Die Information kann als Fernunterweisung oder als Schulung zu sicheren Arbeitsmethoden am konkreten Ger\u00e4t erfolgen, und der Vertrag kann einvernehmlich zus\u00e4tzliche Sicherheitsbedingungen vorsehen.<\/p>\n

      Deshalb geben gut organisierte ukrainische Arbeitgeber jeder neuen Kraft eine Einarbeitungsbest\u00e4tigung<\/strong>: ein Dokument mit den neun Punkten, von der besch\u00e4ftigten Person unterschrieben. Punkt 4 muss ohnehin unterschrieben werden; die \u00fcbrigen mit zu unterschreiben kostet nichts und ist der Nachweis, den Sie sp\u00e4ter brauchen.<\/p>\n

      Das geht auch elektronisch.<\/strong> Der letzte Absatz von Artikel 29 erlaubt, Besch\u00e4ftigte mit Anordnungen, Mitteilungen und anderen Dokumenten des Arbeitgebers zu ihren Rechten und Pflichten \u00fcber im Arbeitsvertrag benannte elektronische Kommunikationswege mit fortgeschrittener oder qualifizierter elektronischer Signatur<\/strong> bekannt zu machen. Der Vertrag kann auch andere Wege der Kenntnisgabe vorsehen \u2014 ausgenommen die Information zu Gef\u00e4hrdungen nach Punkt 4, f\u00fcr die das Verfahren des Artikels 29 selbst gilt. Also: den Kanal im Vertrag benennen und eine echte elektronische Signatur verwenden, keinen Klick und keine E-Mail-Antwort.<\/p>\n

      Stellenbeschreibungen<\/strong> geh\u00f6ren ebenfalls hierher. Punkt 1 verlangt, dass die besch\u00e4ftigte Person die Liste ihrer Aufgaben erf\u00e4hrt. Eine Vorschrift, die ein eigenst\u00e4ndiges Dokument \u201eStellenbeschreibung“ verlangt, haben wir nicht gefunden \u2014 es ist aber der naheliegende Weg, und ein Vertrag, in dem nur \u201eManager“ steht, ist es nicht.<\/p>\n

      3. Die Hausordnung<\/h2>\n

      Die innerbetriebliche Arbeitsordnung<\/strong> (\u043f\u0440\u0430\u0432\u0438\u043b\u0430 \u0432\u043d\u0443\u0442\u0440\u0456\u0448\u043d\u044c\u043e\u0433\u043e \u0442\u0440\u0443\u0434\u043e\u0432\u043e\u0433\u043e \u0440\u043e\u0437\u043f\u043e\u0440\u044f\u0434\u043a\u0443) ist ein gesetzlich vorgesehenes Dokument. Nach Artikel 142 wird die Arbeitsordnung eines Unternehmens durch sie bestimmt; sie wird vom Arbeitskollektiv beschlossen<\/strong>, auf Vorlage des Arbeitgebers und des gew\u00e4hlten Gewerkschaftsorgans, auf Grundlage von Musterregeln<\/strong>. Sie kann Verhaltensregeln einschlie\u00dflich Vertraulichkeitspflichten enthalten. Arbeitszeiten, Pausen, F\u00fcnf- oder Sechstagewoche sowie Beginn und Ende des Arbeitstages stehen gew\u00f6hnlich hier \u2014 was unter Kriegsrecht z\u00e4hlt, weil der Arbeitgeber einiges davon dann allein festlegen kann (siehe Stromausf\u00e4lle, Luftalarm und Arbeitszeit<\/a>).<\/p>\n

      Der Kollektivvertrag<\/strong> ist etwas anderes. Artikel 11 sagt, er \u201ewird geschlossen“ in Unternehmen, Einrichtungen und Organisationen sowie mit nat\u00fcrlichen Personen, die Personal besch\u00e4ftigen \u2014 Artikel 12 macht aber klar, dass es eine Vereinbarung zweier Seiten ist. Auf Seiten der Besch\u00e4ftigten stehen die prim\u00e4ren Gewerkschaftsorganisationen oder, wo es keine gibt, von den Besch\u00e4ftigten frei gew\u00e4hlte Vertreter<\/strong> f\u00fcr die Kollektivverhandlungen. Der Arbeitgeber kann ihn also nicht allein erstellen. In der Praxis haben viele kleine ausl\u00e4ndische Tochtergesellschaften ohne Gewerkschaft keinen; w\u00e4hlt die Belegschaft Vertreter und beginnen Verhandlungen, ist es ein echter Prozess mit echtem Inhalt \u2014 Verg\u00fctungssysteme, Arbeitsregime, Garantien, Sicherheit, Gleichstellung (Artikel 13).<\/p>\n

      4. Zeit- und Lohnaufzeichnungen<\/h2>\n

      Die Zeiterfassung ist der Sache nach Pflicht.<\/strong> Artikel 30 Absatz 2 des Gesetzes \u00fcber die Verg\u00fctung der Arbeit<\/a> verpflichtet den Arbeitgeber, eine verl\u00e4ssliche Erfassung der von jeder besch\u00e4ftigten Person geleisteten Arbeit<\/strong> sowie die buchhalterische Erfassung der Lohnkosten sicherzustellen. Ein gesetzlich vorgeschriebenes Dokument namens \u201eStundenzettel“ gibt es nicht: Das Formular \u041f-5<\/strong>, genehmigt durch die Anordnung des Staatlichen Statistikkomitees Nr. 489 vom 5. Dezember 2008, ist empfohlen, nicht verpflichtend<\/strong> \u2014 das hat der Staatliche Statistikdienst in der Klarstellung Nr. 9\/4-10\/9 vom 12. Januar 2012 best\u00e4tigt. Ein Lohnsystem, eine Anwesenheits-App oder eine kontrollierte Tabelle gen\u00fcgt, sofern die Aufzeichnung aktuell, verl\u00e4sslich und mit der Lohnabrechnung abstimmbar ist.<\/p>\n

      Eine belastbare Monatsaufzeichnung zeigt in der Praxis:<\/p>\n

      \n\n\n\n\n\n\n\n\n\n\n
      Element<\/th>\nWas zu erfassen ist<\/th>\n<\/tr>\n<\/thead>\n
      Wer und wann<\/td>\nArbeitgeber, Abteilung, Monat; Name und Personalnummer jeder besch\u00e4ftigten Person<\/td>\n<\/tr>\n
      Regime<\/td>\nF\u00fcnf- oder Sechstagewoche, Schichten, flexible Arbeitszeit, mobile Arbeit, Teilzeit, summierte Arbeitszeiterfassung<\/td>\n<\/tr>\n
      Plan<\/td>\nDer genehmigte Arbeitszeitkalender oder Schichtplan des Monats<\/td>\n<\/tr>\n
      Jeder Tag<\/td>\nGeleistete Stunden oder eine codierte Abwesenheit: Urlaub, Krankheit, Dienstreise, Arbeitsausfall, Aussetzung, milit\u00e4rbedingte Abwesenheit<\/td>\n<\/tr>\n
      Zuschl\u00e4ge<\/td>\n\u00dcberstunden, Nachtarbeit und Arbeit an Ruhetagen gesondert<\/td>\n<\/tr>\n
      Summen und Freigabe<\/td>\nMonatssummen, wer erstellt und wer freigegeben hat \u2014 und Korrekturen, die eine Spur hinterlassen, statt zu \u00fcberschreiben<\/td>\n<\/tr>\n<\/tbody>\n<\/table>\n<\/figure>\n

      F\u00fchren Sie sie laufend im Monat und schlie\u00dfen Sie sie vor der Lohnabrechnung ab. Eine Aufzeichnung, die erst zum Jahresende oder nach dem Eintreffen einer Inspektion rekonstruiert wird, spricht gegen Sie statt f\u00fcr Sie.<\/p>\n

      Lohnmitteilungen.<\/strong> Bei jeder<\/strong> Zahlung muss der Arbeitgeber der besch\u00e4ftigten Person den Gesamtlohn nach Zahlungsarten aufgeschl\u00fcsselt, H\u00f6he und Grund jedes Abzugs sowie den auszuzahlenden Nettobetrag mitteilen (Gesetz \u00fcber die Verg\u00fctung der Arbeit, Artikel 30 Absatz 1). Bei Beendigung des Arbeitsverh\u00e4ltnisses sind alle berechneten und gezahlten Betr\u00e4ge am Tag der Zahlung schriftlich<\/strong> und einzeln aufzuf\u00fchren (Arbeitsgesetzbuch, Artikel 116). Und auf Verlangen muss der Arbeitgeber eine Bescheinigung \u00fcber T\u00e4tigkeit und Verg\u00fctung ausstellen (Artikel 49).<\/p>\n

      5. Urlaub<\/h2>\n

      Der Urlaubsplan ist Pflicht.<\/strong> Die Reihenfolge des Jahresurlaubs wird durch Pl\u00e4ne bestimmt, die der Arbeitgeber im Einvernehmen mit dem gew\u00e4hlten Gewerkschaftsorgan genehmigt und allen Besch\u00e4ftigten bekannt gibt<\/strong> (Artikel 79). Die genauen Daten werden dann innerhalb des Plans mit der jeweiligen Person vereinbart. Ein Unternehmen ohne Gewerkschaft braucht den Plan trotzdem. Der Artikel nennt f\u00fcr das Einvernehmen nur ein Gewerkschaftsorgan; die praktische Lesart ist daher, dass ein solches Unternehmen den Plan selbst genehmigt \u2014 eine Lesart, die der Artikel nicht ausdr\u00fccklich so formuliert.<\/p>\n

      6. Arbeitsb\u00fccher: weitgehend abgeschafft<\/h2>\n

      Seit 2021 wird die Erwerbsbiografie elektronisch im staatlichen Register der Versicherten<\/strong> gef\u00fchrt (Artikel 48 in der Fassung des Gesetzes Nr. 1217-IX). Papierarbeitsb\u00fccher gibt es nur noch auf Verlangen: Wer zum ersten Mal eingestellt wird, kann eines verlangen, und der Arbeitgeber muss es dann innerhalb von f\u00fcnf Tagen ausstellen; au\u00dferdem muss der Arbeitgeber auf Verlangen Eintr\u00e4ge in ein Arbeitsbuch vornehmen, das die besch\u00e4ftigte Person selbst aufbewahrt<\/strong>. Die alte Praxis, dass der Arbeitgeber die Arbeitsb\u00fccher aller Besch\u00e4ftigten im Tresor verwahrt, ist vorbei.<\/p>\n

      7. Pflicht, Empfehlung oder Gewohnheit<\/h2>\n
      \n\n\n\n\n\n\n\n\n\n\n\n\n\n\n\n\n\n\n
      Unterlage<\/th>\nStatus<\/th>\nGrundlage<\/th>\n<\/tr>\n<\/thead>\n
      Einstellungsanordnung<\/td>\nPflicht<\/strong> vor Arbeitsbeginn<\/td>\nArbeitsgesetzbuch, Art. 24<\/td>\n<\/tr>\n
      Meldung der Einstellung an die Steuerbeh\u00f6rde<\/td>\nPflicht<\/strong> vor Arbeitsbeginn<\/td>\nArbeitsgesetzbuch, Art. 24<\/td>\n<\/tr>\n
      Schriftlicher Arbeitsvertrag<\/td>\nFrieden: Pflicht in aufgez\u00e4hlten F\u00e4llen, sonst \u201ein der Regel“. Kriegsrecht: Form nach Vereinbarung. Immer verwenden<\/td>\nArbeitsgesetzbuch, Art. 24; Gesetz Nr. 2136-IX, Art. 2<\/td>\n<\/tr>\n
      Information vor Arbeitsbeginn, Gef\u00e4hrdungen gegen Unterschrift<\/td>\nPflicht<\/strong>; elektronische Best\u00e4tigung \u00fcber einen im Vertrag benannten Kanal m\u00f6glich<\/td>\nArbeitsgesetzbuch, Art. 29<\/td>\n<\/tr>\n
      Innerbetriebliche Arbeitsordnung<\/td>\nPflicht<\/strong>, auf Grundlage von Musterregeln<\/td>\nArbeitsgesetzbuch, Art. 142<\/td>\n<\/tr>\n
      Kollektivvertrag<\/td>\nBraucht eine Arbeitnehmerseite; nicht einseitig m\u00f6glich<\/td>\nArbeitsgesetzbuch, Art. 11\u201313<\/td>\n<\/tr>\n
      Urlaubsplan<\/td>\nPflicht<\/strong><\/td>\nArbeitsgesetzbuch, Art. 79<\/td>\n<\/tr>\n
      Erfassung der geleisteten Arbeit und Arbeitszeit<\/td>\nPflicht der Sache nach<\/strong><\/td>\nGesetz \u00fcber die Verg\u00fctung der Arbeit, Art. 30 Abs. 2<\/td>\n<\/tr>\n
      Formular \u041f-5<\/td>\nEmpfohlen, nicht verpflichtend<\/td>\nAnordnung Nr. 489; Klarstellung Nr. 9\/4-10\/9<\/td>\n<\/tr>\n
      Aufgeschl\u00fcsselte Lohnmitteilung bei jeder Zahlung<\/td>\nPflicht<\/strong><\/td>\nGesetz \u00fcber die Verg\u00fctung der Arbeit, Art. 30 Abs. 1<\/td>\n<\/tr>\n
      Aufgeschl\u00fcsselte schriftliche Abrechnung bei Beendigung<\/td>\nPflicht<\/strong><\/td>\nArbeitsgesetzbuch, Art. 116<\/td>\n<\/tr>\n
      Papierarbeitsbuch<\/td>\nNur auf Verlangen der besch\u00e4ftigten Person<\/td>\nArbeitsgesetzbuch, Art. 48<\/td>\n<\/tr>\n
      Stellenbeschreibung<\/td>\nAufgaben m\u00fcssen mitgeteilt werden; keine Pflicht gefunden<\/strong> f\u00fcr ein eigenes Dokument, das aber der \u00fcbliche Weg ist<\/td>\nArbeitsgesetzbuch, Art. 29 Abs. 1<\/td>\n<\/tr>\n
      Stellenplan (\u0448\u0442\u0430\u0442\u043d\u0438\u0439 \u0440\u043e\u0437\u043f\u0438\u0441)<\/td>\nKeine Pflicht gefunden<\/strong> in den gepr\u00fcften Artikeln des Arbeitsgesetzbuchs; weit verbreitet<\/td>\n\u2014<\/td>\n<\/tr>\n<\/tbody>\n<\/table>\n<\/figure>\n

      8. Was das Kriegsrecht hinzuf\u00fcgt<\/h2>\n

      Drei weitere Dokumentfamilien kommen mit dem Kriegsrecht hinzu, jede in einem eigenen Beitrag behandelt:<\/p>\n